Le catering via un bureau d'événements a une structure de coûts différente des commandes directes. Le bureau prend une commission, tu dois supporter les frais de transport et souvent déployer du personnel sur place. Sans un bon calcul de marge, tu gagnes trop peu ou tu te mets hors du marché.
Comprendre ce qu'un bureau d'événements te demande
Un bureau d'événements t'envoie une demande avec les informations de base : nombre de personnes, type d'événement, date, lieu. Mais ils donnent rarement tous les détails dont tu as besoin pour un bon devis.
💡 Exemple de demande :
"Déjeuner d'entreprise pour 80 personnes, 12:00-14:00, immeuble de bureaux Amsterdam Sud. Budget €35 par personne tout compris."
Ce qui manque : cuisine sur place ? Assiettes/couverts disponibles ? Buffet ou service à table ? Options végétariennes ?
Pose toujours ces questions avant de donner un prix. Sinon tu risques de sous-facturer ou d'avoir des surprises le jour même.
Identifier tous les postes de coûts
Le catering a plus de postes de coûts que le service en restaurant. Tu dois tout inclure dans ton calcul :
- Coût alimentaire : ingrédients par personne
- Personnel sur place : chef, service, plonge
- Transport : aller/retour, carburant, temps chauffeur
- Matériel : assiettes, couverts, vaisselle (si non disponible)
- Temps de montage/démontage : le personnel est occupé plus longtemps que juste le service
- Commission bureau d'événements : généralement 10-20% de ta facture
⚠️ Attention :
Le bureau d'événements facture souvent au client €35-40 par personne, mais tu en reçois 10-20% de moins à cause de leur commission.
Calculer le coût par personne
Pour le catering, tu calcules par personne, pas par plat. Commence par ton coût alimentaire et ajoute tous les frais supplémentaires.
💡 Exemple de calcul pour 80 personnes :
- Coût alimentaire : €12 par personne = €960
- Personnel (chef + service, 6 heures) : €180
- Transport (aller/retour + temps) : €80
- Location matériel : €120
- Commission bureau d'événements (15%) : €201
Coûts totaux : €1.541 = €19,26 par personne
Si le bureau d'événements te paie €30 par personne (€2.400 au total), tu gardes €859. C'est une marge de 35,8% - acceptable pour le catering.
Marge versus service en restaurant
Le catering a une structure de marge différente du service en restaurant. Tu as des coûts opérationnels plus élevés, mais aussi moins de frais généraux (pas de loyer, moins de charges fixes).
- Restaurant : coût alimentaire 28-35%, marge totale 8-15%
- Catering : coût alimentaire 30-40%, marge totale 25-40%
Le coût alimentaire plus élevé est compensé par des frais généraux plus faibles. Mais attention : en catering, tu as plus de risques (météo, annulations, logistique).
Que faire si les marges sont trop faibles
Si tu arrives à une marge totale inférieure à 25%, tu peux faire trois choses :
- Augmente ton prix : demande €2-3 de plus par personne
- Réduis le coût alimentaire : choisis des ingrédients moins chers ou des portions plus petites
- Travaille plus efficacement : moins de personnel, logistique plus intelligente
⚠️ Attention :
Ne descends jamais sous 20% de marge totale. Tu travaillerais pour rien et tu risquerais des problèmes en cas de coûts inattendus.
Suivi numérique des coûts de catering
Beaucoup de traiteurs suivent les coûts dans Excel, mais ça devient vite confus. Tu as différents lieux, différents menus, des groupes de tailles variables.
Un système comme KitchenNmbrs t'aide à calculer ton coût par événement et à suivre ta marge. Tu vois immédiatement si une demande est rentable avant d'envoyer un devis.
Comment calculer la marge sur une demande de catering ?
Collecte toutes les informations du bureau d'événements
Demande le nombre de personnes, le type de menu, le lieu, les équipements disponibles et la durée. Vérifie si assiettes/couverts sont disponibles et quelle est la commission du bureau.
Calcule ton coût total par personne
Additionne : coût alimentaire, personnel sur place, transport, matériel et commission bureau d'événements. Divise par le nombre de personnes pour obtenir le coût par personne.
Vérifie ton pourcentage de marge
Soustrait ton coût de ce que tu reçois par personne. Divise la différence par ce que tu reçois et multiplie par 100. Vise au minimum 25% de marge.
✨ Pro tip
Vérifie toujours les 3 derniers événements du même bureau d'événements dans ta comptabilité. Tu connaîtras ainsi leur commission moyenne et tu pourras calculer plus précisément.
Calculer vous-même ?
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Questions fréquentes
Quelle marge est normale pour le catering via un bureau d'événements ?
Une marge saine se situe entre 25-40%. Moins de 20% est risqué, plus de 45% te met souvent hors du marché auprès des bureaux.
Dois-je inclure la TVA dans mon calcul de marge ?
Calcule toujours hors TVA. Le catering est à 9% de TVA, donc si tu reçois €30 TTC, c'est €27,52 HT pour ton calcul de marge.
Comment calculer les frais de transport pour le catering ?
Calcule le carburant aller/retour plus le tarif horaire du chauffeur pour le temps de trajet. Pour la région d'Amsterdam, beaucoup de traiteurs facturent €60-100 de transport, selon la distance.
Que faire si le bureau d'événements trouve mon prix trop élevé ?
Ne descends pas sous ta marge minimale de 20%. Propose des alternatives : menu plus simple, moins de personnel sur place, ou laisse le client gérer le matériel.
Comment éviter les surprises le jour de l'événement ?
Fais un briefing détaillé avec le bureau. Confirme toujours le lieu, les équipements, le nombre de personnes et le calendrier 2 jours avant.
📚 Sources consultées
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Source officielle
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Source officielle
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Source officielle
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Source officielle
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Source officielle
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Source officielle
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Source officielle
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Source officielle
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Source officielle
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Source officielle
Ministère de l'Agriculture et de la Souveraineté alimentaire — https://agriculture.gouv.fr
Les normes HACCP affichées dans cette application sont fournies à titre informatif uniquement. KitchenNmbrs ne garantit pas que les valeurs affichées sont à jour ou complètes. Consultez toujours le Ministère de l'Agriculture ou votre autorité locale pour la réglementation en vigueur.
Rédigé par
Jeffrey Smit
Fondateur & CEO de KitchenNmbrs
Jeffrey Smit a créé KitchenNmbrs à partir de 8 ans d'expérience pratique en tant que responsable cuisine chez 1NUL8 Group à Rotterdam. Sa mission : donner à chaque restaurateur le contrôle de ses coûts alimentaires.
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