Al igual que un buen cocinero pesa todos los ingredientes para el plato perfecto, al externalizar el catering debes calcular cada partida de coste con precisión. Muchos hosteleros solo miran el precio del caterer y olvidan los costes ocultos. Así se evapora vuestro margen como agua en una sartén caliente.
¿Por qué optar por el catering externo?
En eventos grandes o para platos especializados, externalizar puede ser más inteligente que producirlo todo internamente. Las ventajas:
- Sin necesidad de contratar personal extra
- Sin equipamiento especial
- Evitar el riesgo de stock en grandes volúmenes
- Menos estrés y presión organizativa
Pero vuestro modelo de negocio cambia. El margen ya no proviene de los ingredientes, sino del servicio y la coordinación.
Costes ocultos que devoran vuestro margen
El precio del caterer es solo la punta del iceberg. Estos costes adicionales se acumulan rápidamente:
⚠️ Atención:
El tiempo de coordinación suele olvidarse. Por evento podéis perder fácilmente 3-5 horas gestionando. Siempre incluidlo en el cálculo, de lo contrario trabajáis gratis.
Costes adicionales:
- Transporte de ida y vuelta
- Vajilla y cubertería (si no están incluidas)
- Personal extra en el lugar del evento
- Vuestro tiempo de coordinación y comunicación
- Seguro y cuestiones de responsabilidad civil
Calcular el coste real
Desde años de experiencia en cocinas profesionales sé que el coste real siempre es más alto que la primera estimación. Calculadlo así:
? Ejemplo:
Almuerzo de empresa para 40 personas:
- Caterer: €22 por persona = €880
- Transporte: €120
- Personal extra: 2 personas × 5 horas × €19 = €190
- Tiempo de coordinación: 4 horas × €30 = €120
- Margen de imprevistos (8%): €105
Coste total: €1.415 (€35,38 por persona)
Fórmula de cálculo:
(Precio caterer + Transporte + Personal + Coordinación + Margen) ÷ Número de personas
Determinar márgenes realistas
Vuestro margen con catering externo difiere notablemente de la producción propia:
- Cocina propia: margen del 60-75% alcanzable
- Catering externo: margen del 30-45% realista
? Desglose:
Coste: €35,38 por persona
Margen deseado: 38%
Cálculo: €35,38 ÷ (1 - 0,38) = €35,38 ÷ 0,62 = €57,06
Precio de venta: €57 por persona (sin IVA)
Evaluar y absorber riesgos
El catering externo conlleva riesgos distintos:
- Control de calidad: Dependéis del caterer
- Planificación horaria: Los retrasos están fuera de vuestro control
- Cancelaciones de asistentes: Los costes fijos permanecen
- Cancelación del caterer: Problemas de última hora
Por ello, siempre incluid un margen de imprevistos del 6-12%. Esto absorbe los costes inesperados.
Cuándo es más rentable hacerlo vosotros mismos
El catering externo no siempre compensa:
⚠️ Atención:
En eventos pequeños con menos de 25 personas, los costes fijos suelen ser demasiado elevados. En ese caso ganáis más con producción propia.
Considerad la producción propia cuando:
- Grupos pequeños (menos de 25 personas)
- Platos de vuestro propio repertorio
- Eventos en vuestro propio local
- Personal disponible que de todas formas se paga
Administración y registro
Conservad estos documentos para cada catering externo:
- Factura del caterer (deducción de IVA)
- Justificantes de transporte y aparcamiento
- Registro de horas del personal extra
- Registro de vuestro tiempo dedicado
Una calculadora de food cost como KitchenNmbrs ayuda a registrar todas las partidas de coste por evento. Así construís una base de datos para futuros presupuestos.
¿Cómo calcular el margen del catering externo? (paso a paso)
Recopilad todas las partidas de coste
Anotad el precio del caterer por persona, los costes de transporte, los costes de personal extra y vuestro tiempo de coordinación. No olvidéis un margen del 5-10% para imprevistos.
Calculad el coste total por persona
Sumad todos los costes y dividid entre el número de personas. Este es vuestro coste real por persona, no solo el precio del caterer.
Determinad vuestro margen deseado
Para catering externo son realistas márgenes del 35-50%. Usad la fórmula: Coste ÷ (1 - margen deseado) = precio mínimo de venta sin IVA.
✨ Pro tip
Negociad con vuestros caterers habituales descuentos por volumen a partir de 6 eventos al año. Esto puede reducir vuestra compra entre un 8-15% y os proporciona márgenes predecibles para vuestros presupuestos.
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En la app de KitchenNmbrs lo haces en unos pocos clics. 7 días gratis, sin tarjeta de crédito.
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Preguntas frecuentes
¿Qué margen de beneficio es realista con catering externo?
¿Cómo repercuto mi propio tiempo de coordinación?
¿Cuál es el punto de equilibrio entre hacerlo vosotros y externalizarlo?
¿Cómo evito problemas de calidad con el catering externo?
¿Qué ocurre si asisten menos comensales de los previstos?
¿Qué seguro necesito para el catering externo?
Fuentes consultadas
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Fuente oficial
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Fuente oficial
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Fuente oficial
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Fuente oficial
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Fuente oficial
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Fuente oficial
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Fuente oficial
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Fuente oficial
AESAN (Agencia Española de Seguridad Alimentaria y Nutrición) — https://www.aesan.gob.es
Las normas HACCP mostradas en esta aplicación son meramente informativas. KitchenNmbrs no garantiza que los valores mostrados estén actualizados o sean completos. Consulte siempre la AESAN o su autoridad local para la normativa vigente.
Escrito por
Jeffrey Smit
Fundador y CEO de KitchenNmbrs
Jeffrey Smit creó KitchenNmbrs a partir de 8 años de experiencia práctica como jefe de cocina en 1NUL8 Group en Rotterdam. Su misión: dar a cada dueño de restaurante control sobre el coste alimentario.
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