Externe Catering kann eine intelligente Wahl für Events sein, aber die Marge zu berechnen ist knifflig. Viele Gastronomen vergessen die versteckten Kosten und rechnen nur mit dem Einkaufspreis des Caterers. In diesem Artikel lernst du Schritt für Schritt, wie du die tatsächliche Marge auf ausgelagerte F&B berechnest.
Warum externe Catering auslagern?
Bei großen Events oder spezialisierten Gerichten kann externe Catering günstiger sein als alles selbst zu machen. Du sparst bei:
- Zusätzliches Personal einstellen
- Spezialausrüstung kaufen/mieten
- Lagerbestandsrisiko bei großen Mengen
- Zeit und Stress der Eigenorganisation
Aber Vorsicht: Deine Marge wird anders als bei Eigenproduktion. Du verdienst nicht mehr an den Zutaten, sondern an Service und Koordination.
Die versteckten Kosten der externen Catering
Der Preis, den dein Caterer berechnet, ist nicht deine einzige Kostenposition. Addiere diese zusätzlichen Kosten:
⚠️ Achtung:
Viele Unternehmer vergessen die Koordinationszeit. Die Organisation von externer Catering kostet dich 2-4 Stunden pro Event. Rechne dies in deine Kostenkalkulation ein.
Direkte Zusatzkosten:
- Transport von/zur Location
- Geschirr und Besteck (falls nicht beim Caterer inbegriffen)
- Zusätzliches Personal für Bedienung
- Koordination und Kommunikation (deine eigene Zeit)
- Versicherung und Haftung
Berechne deine tatsächliche Kostenkalkulation
Deine Gesamtkostenkalkulation besteht aus mehr als nur dem Caterer-Preis:
💡 Beispiel:
Event für 50 Personen, Walking Dinner:
- Caterer: €25 pro Person = €1.250
- Transport: €150
- Zusätzliche Bedienung: 2 Personen × 6 Stunden × €18 = €216
- Deine Koordinationszeit: 3 Stunden × €35 = €105
- Unvorhergesehen (5%): €86
Gesamtkostenkalkulation: €1.807 (€36,14 pro Person)
Formel Gesamtkostenkalkulation pro Person:
(Caterer-Preis + Transport + Personal + Koordination + Puffer) / Anzahl der Personen
Von der Kostenkalkulation zum Verkaufspreis
Jetzt, da du die tatsächliche Kostenkalkulation kennst, kannst du deine Marge berechnen. Für externe Catering sind übliche Margen niedriger als bei Eigenproduktion:
- Eigenproduktion: 65-70% Marge möglich
- Externe Catering: 35-50% Marge realistisch
💡 Beispiel Fortsetzung:
Kostenkalkulation: €36,14 pro Person
Gewünschte Marge: 40%
Berechnung: €36,14 / (1 - 0,40) = €36,14 / 0,60 = €60,23
Verkaufspreis: €60 pro Person (exkl. MwSt.)
Risikofaktoren berücksichtigen
Bei externer Catering gehst du andere Risiken ein als bei Eigenproduktion:
- Qualitätsrisiko: Du bist vom Caterer abhängig
- Timing-Risiko: Verzögerung bei der Lieferung
- No-Show-Risiko: Weniger Gäste, gleiche Kosten
- Stornierungsrisiko: Caterer kann in letzter Minute absagen
Rechne daher immer einen Puffer von 5-10% in deine Kostenkalkulation ein. Dies kompensiert unvorhergesehene Kosten.
Wann externe Catering sich nicht lohnt
Externe Catering ist nicht immer die beste Wahl:
⚠️ Achtung:
Bei Events unter 20 Personen sind die Fixkosten (Transport, Koordination) oft zu hoch. Dann ist Eigenproduktion meist günstiger.
Eigenproduktion in Betracht ziehen bei:
- Kleine Events (unter 20 Personen)
- Gerichte, die du selbst gut beherrschst
- Events in deiner eigenen Küche/Location
- Wenn du ohnehin zusätzliches Personal verfügbar hast
Verwaltung und Rechnungsstellung
Halte bei externer Catering diese Punkte fest:
- Rechnung des Caterers (für MwSt.-Rückerstattung)
- Transportkosten mit Belegen
- Stunden des zusätzlichen Personals
- Deine eigene aufgewendete Zeit
Mit einem System wie KitchenNmbrs kannst du diese Kostenpositionen pro Event festhalten, sodass du beim nächsten Event sofort siehst, was es tatsächlich gekostet hat.
Wie berechnest du die Marge auf externe Catering? (Schritt für Schritt)
Sammle alle Kostenpositionen
Notiere den Caterer-Preis pro Person, Transportkosten, Zusatzpersonalkosten und deine eigene Koordinationszeit. Vergiss nicht einen Puffer von 5-10% für unvorhergesehene Kosten.
Berechne die Gesamtkostenkalkulation pro Person
Addiere alle Kosten und teile durch die Anzahl der Personen. Dies ist deine tatsächliche Kostenkalkulation pro Person, nicht nur der Caterer-Preis.
Bestimme deine gewünschte Marge
Für externe Catering sind Margen von 35-50% realistisch. Verwende die Formel: Kostenkalkulation / (1 - gewünschte Marge) = Mindestverkaufspreis exkl. MwSt.
✨ Pro tip
Baue eine feste Beziehung zu 2-3 zuverlässigen Caterern auf und verhandle über Festpreise bei regelmäßiger Zusammenarbeit. Das spart Zeit und gibt vorhersehbare Margen.
Selbst berechnen?
In der KitchenNmbrs App geht das mit wenigen Klicks. 7 Tage kostenlos, keine Kreditkarte.
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Häufig gestellte Fragen
Welche Marge kann ich auf externe Catering berechnen?
Bei externer Catering sind Margen von 35-50% realistisch. Dies ist niedriger als bei Eigenproduktion, weil du hauptsächlich an Service und Koordination verdienst, nicht an den Zutaten selbst.
Sollte ich meine eigene Zeit in die Kostenkalkulation einrechnen?
Ja, unbedingt. Die Koordination von externer Catering kostet dich 2-4 Stunden pro Event. Rechne mindestens €25-35 pro Stunde für deine eigene Zeit, sonst arbeitest du umsonst.
Wann ist externe Catering günstiger als Eigenproduktion?
Bei großen Events (50+ Personen), spezialisierten Gerichten, die du selbst nicht beherrschst, oder wenn deine eigene Küche zu klein ist. Für kleine Events ist Eigenproduktion meist günstiger.
Wie vermeide ich Qualitätsprobleme bei externer Catering?
Frage immer nach Referenzen, mache eine Kostprobe vorher, und treffe klare Absprachen über Timing und Qualität. Baue eine Beziehung zu zuverlässigen Caterern für regelmäßige Zusammenarbeit auf.
Was ist, wenn weniger Gäste kommen als erwartet?
Vereinbare vorher Mindest- und Höchstzahlen mit deinem Caterer. Rechne in dein Angebot ein No-Show-Prozentsatz von 5-10% ein, oder fordere Vorauszahlung von deinem Kunden.
⚠️ EU-Verordnung 1169/2011 — Allergeninformation — https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2011/1169/oj
Die Allergeninformationen auf dieser Seite basieren auf der EU-Verordnung 1169/2011. Rezepte und Zutaten können je nach Lieferant variieren. Überprüfen Sie stets die aktuellen Allergeninformationen bei Ihrem Lieferanten und kommunizieren Sie diese korrekt an Ihre Gäste. KitchenNmbrs haftet nicht für allergische Reaktionen.
In Deutschland überwacht das BVL die Allergenvorschriften gemäß LMIDV.
📚 Konsultierte Quellen
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Offizielle Quelle
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Offizielle Quelle
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Offizielle Quelle
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Offizielle Quelle
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Offizielle Quelle
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Offizielle Quelle
BVL (Bundesamt für Verbraucherschutz und Lebensmittelsicherheit) — https://www.bvl.bund.de
Die in dieser Anwendung angezeigten HACCP-Normen dienen ausschließlich der Information. KitchenNmbrs garantiert nicht, dass die angezeigten Werte aktuell oder vollständig sind. Konsultieren Sie stets das BVL oder Ihre zuständige Behörde für die neuesten Vorschriften.
Geschrieben von
Jeffrey Smit
Gründer & CEO von KitchenNmbrs
Jeffrey Smit hat KitchenNmbrs aus 8 Jahren praktischer Erfahrung als Küchenmanager bei der 1NUL8 Group in Rotterdam aufgebaut. Seine Mission: jedem Restaurantbesitzer Kontrolle über die Lebensmittelkosten geben.
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