Eine Stornierungsgebühr muss deine Fixkosten decken, die du bereits gemacht hast. Viele Caterer berechnen zu wenig, wodurch eine Stornierung trotzdem Geld kostet. In diesem Artikel lernst du Schritt für Schritt, wie du eine faire Stornierungsgebühr berechnest, die dich wirklich schützt.
Warum Stornierungsgebühren entscheidend sind
Bei Catering machst du Kosten, bevor das Event stattfindet. Zutaten bestellen, Personal einplanen, Ausrüstung reservieren. Wenn der Kunde storniert, sind diese Kosten bereits entstanden.
Ohne gute Stornierungsbedingungen zahlst du für ihre Entscheidung.
⚠️ Achtung:
Eine Stornierungsgebühr ist kein zusätzlicher Gewinn. Sie ist eine Kostenerstattung für das, was du bereits ausgegeben oder zugesagt hast.
Welche Fixkosten musst du berücksichtigen?
Nicht alle Kosten sind gleich. Einige entstehen früh (Personal einplanen), andere spät (frische Zutaten bestellen).
- Direkte Kosten: Zutaten, die du bereits bestellt hast
- Personalkosten: Personen, die du eingeplant hast (auch wenn sie nicht kommen)
- Ausrüstung: Gemietete Gegenstände, die du nicht zurückgeben kannst
- Transportkosten: Transporter gemietet, Fahrer eingeplant
- Vorbereitungszeit: Stunden, die dein Chef bereits in die Vorbereitung investiert hat
Timing bestimmt die Gebühr
Je früher die Stornierung, desto weniger Kosten hast du gemacht. Deshalb arbeitest du mit Staffeln:
💡 Beispiel Stornierungsstaffeln:
- Mehr als 14 Tage: 25% des Gesamtbetrags
- 7-14 Tage: 50% des Gesamtbetrags
- 3-7 Tage: 75% des Gesamtbetrags
- Weniger als 3 Tage: 100% des Gesamtbetrags
Berechnung pro Kostenkategorie
Arbeite systematisch alle Kostenpositionen ab. Addiere, was du nicht mehr rückgängig machen kannst.
Zutaten (variabel je nach Timing):
- Haltbare Produkte: 0% (kannst du lagern)
- Frische Zutaten bestellt: 100% (verderben)
- Spezialbestellungen: 100% (kannst du nicht zurückgeben)
Personal (meist 100%):
- Festangestellte: ihre Stunden für diesen Tag
- Fremdpersonal: oft trotzdem bezahlen
- Eigene Vorbereitungszeit: berechne gegen deinen Stundensatz
💡 Beispielberechnung:
Event für 50 Personen, €35/Person = €1.750 Gesamtbetrag
Stornierung 5 Tage vorher:
- Bestellte Zutaten: €525 (30% des Umsatzes)
- Eingeplantes Personal: €280 (2 Personen × 7 Stunden × €20)
- Gemietete Ausrüstung: €150
- Vorbereitung Chef: €120 (6 Stunden × €20)
Gesamte Fixkosten: €1.075 = 61% des Umsatzes
Rechtliche Aspekte
Stornierungsbedingungen müssen angemessen sein und im Voraus klar kommuniziert werden. Du kannst nicht mehr berechnen als deinen tatsächlichen Schaden.
- Setze Bedingungen in dein Angebot und deinen Vertrag
- Erkläre, warum du diese Prozentsätze verwendest
- Bewahre Belege für gemachte Kosten auf
- Sei angemessen: 100% Stornierungskosten bei 3 Wochen Vorankündigung ist nicht verteidigbar
⚠️ Achtung:
Bei Streitigkeiten musst du nachweisen können, welche Kosten du tatsächlich gemacht hast. Bewahre alle Belege und Zeitaufzeichnungen auf.
Kommunikation mit Kunden
Erkläre, warum Stornierungskosten entstehen. Kunden verstehen es besser, wenn du erklärst, was hinter den Kulissen passiert.
💡 Beispielerklärung:
"Für dein Event bestellen wir 3 Tage vorher frische Zutaten und planen Personal ein. Diese Kosten entstehen auch, wenn das Event nicht stattfindet. Daher unsere Stornierungsbedingungen."
Digital verwalten
Verwalte alle Kostenpositionen pro Event in einem System. Dann kannst du schnell berechnen, was eine Stornierung kostet.
Mit einer App wie KitchenNmbrs siehst du pro Event direkt deine Zutatenkosten und Personaleinsatz. Das macht Stornierungsberechnungen viel einfacher.
Wie berechnest du eine Stornierungsgebühr? (Schritt für Schritt)
Erstelle eine Kostenaufschlüsselung pro Event
Liste alle Kosten auf: Zutaten, Personal, Ausrüstung, Transport, Vorbereitung. Notiere bei jeder Kostenposition, wann du diese machst (wie viele Tage vor dem Event).
Bestimme deine Stornierungsstaffeln
Erstelle Zeitstaffeln basierend darauf, wann du Kosten machst. Zum Beispiel: >14 Tage = 25%, 7-14 Tage = 50%, 3-7 Tage = 75%, <3 Tage = 100%.
Berechne die Fixkosten pro Staffel
Addiere pro Zeitstaffel, welche Kosten du bereits gemacht oder zugesagt hast. Dies wird deine minimale Stornierungsgebühr für diesen Zeitraum.
Kommuniziere Bedingungen klar
Setze deine Stornierungsbedingungen in jedes Angebot und erkläre, warum sie bestehen. Kunden akzeptieren dies besser, wenn sie verstehen, was dahinter steckt.
✨ Pro tip
Berechne deine eigene Vorbereitung immer gegen deinen normalen Stundensatz. Diese Zeit ist weg und kannst du nicht anderswo einsetzen.
Selbst berechnen?
In der KitchenNmbrs App geht das mit wenigen Klicks. 7 Tage kostenlos, keine Kreditkarte.
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Häufig gestellte Fragen
Darf ich mehr berechnen als meine tatsächlichen Kosten?
Nein, Stornierungsgebühren dürfen deinen tatsächlichen Schaden nicht übersteigen. Du kannst jedoch eine angemessene Gewinnmarge für entgangene Chancen einbeziehen.
Was ist, wenn der Kunde sagt, dass die Bedingungen unangemessen sind?
Erkläre, welche Kosten du machst und wann. Wenn du nachweisen kannst, dass du €800 Kosten bei Stornierung hast, ist eine €800 Gebühr angemessen.
Muss ich versuchen, das Event an andere zu verkaufen?
Rechtlich bist du nicht verpflichtet, aber es kann Goodwill bringen. Wenn du das Event trotzdem verkaufst, kannst du die Stornierungskosten senken.
Wie ist es mit Stornierung durch Corona oder höhere Gewalt?
Auch bei höherer Gewalt hast du Kosten gemacht. Du kannst bei den Prozentsätzen kulant sein, aber kostenlos ist nicht nötig, wenn du bereits Zutaten bestellt hast.
Kann ich unterschiedliche Prozentsätze je nach Event-Typ verwenden?
Ja, bei einer Hochzeit machst du andere Kosten als bei einem Geschäftsessen. Passe deine Prozentsätze je nach Event-Typ an, bleibe aber innerhalb jeder Kategorie konsistent.
⚠️ EU-Verordnung 1169/2011 — Allergeninformation — https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2011/1169/oj
Die Allergeninformationen auf dieser Seite basieren auf der EU-Verordnung 1169/2011. Rezepte und Zutaten können je nach Lieferant variieren. Überprüfen Sie stets die aktuellen Allergeninformationen bei Ihrem Lieferanten und kommunizieren Sie diese korrekt an Ihre Gäste. KitchenNmbrs haftet nicht für allergische Reaktionen.
In Deutschland überwacht das BVL die Allergenvorschriften gemäß LMIDV.
📚 Konsultierte Quellen
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Offizielle Quelle
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Offizielle Quelle
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Offizielle Quelle
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Offizielle Quelle
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Offizielle Quelle
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Offizielle Quelle
BVL (Bundesamt für Verbraucherschutz und Lebensmittelsicherheit) — https://www.bvl.bund.de
Die in dieser Anwendung angezeigten HACCP-Normen dienen ausschließlich der Information. KitchenNmbrs garantiert nicht, dass die angezeigten Werte aktuell oder vollständig sind. Konsultieren Sie stets das BVL oder Ihre zuständige Behörde für die neuesten Vorschriften.
Geschrieben von
Jeffrey Smit
Gründer & CEO von KitchenNmbrs
Jeffrey Smit hat KitchenNmbrs aus 8 Jahren praktischer Erfahrung als Küchenmanager bei der 1NUL8 Group in Rotterdam aufgebaut. Seine Mission: jedem Restaurantbesitzer Kontrolle über die Lebensmittelkosten geben.
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