Die Marge für ein Betriebsevent zu berechnen ist komplexer als bei normalem Catering. Du hast nicht nur Essen, sondern auch zusätzliche Dienstleistungen, Personal vor Ort und oft ein höheres Risiko. In diesem Artikel lernst du Schritt für Schritt, wie du eine gesunde Marge berechnest, die alle Kosten deckt.
Was macht Betriebsevents anders als normales Catering?
Bei einem Betriebsevent hast du es mit mehr Unsicherheiten zu tun als bei Standard-Catering. Die Anzahl der Personen kann sich ändern, es gibt oft zusätzliche Wünsche, und du musst Personal vor Ort haben. Das erfordert eine andere Berechnungsmethode.
💡 Beispiel Betriebsevent:
80 Personen, Walking Dinner, Ort 30 km entfernt:
- Essen pro Person: €22,50
- Personal vor Ort: €450
- Transport: €120
- Zusätzliches Material: €180
Gesamtkosten: €2.550 (€31,88 pro Person)
Die Kostenstruktur für Betriebsevents
Ein Betriebsevent hat mehr Kostenpositionen als normales Catering. Du musst alle Komponenten berücksichtigen, um eine realistische Marge zu berechnen.
- Food Cost: Zutaten pro Person (normalerweise 25-30% des Gesamtpreises)
- Personal vor Ort: Chef, Bedienung, Abwasch (oft 4-6 Stunden pro Person)
- Transport: Hin- und Rückfahrt + zusätzliche Fahrten für Material
- Material: Zusätzliche Töpfe, Wärmegeräte, Geschirr
- Risikozuschlag: Ausfälle, zusätzliche Personen, Änderungen
Food Cost pro Person berechnen
Bei Betriebsevents rechnest du anders als bei Restaurant-Essen. Du musst Buffet-Verschwendung und wechselnde Personenzahlen berücksichtigen.
💡 Beispiel Food Cost Walking Dinner:
Für 80 Personen, 6 Häppchen pro Person:
- Zutaten für 480 Häppchen: €1.440
- Buffet-Verschwendung 15%: €216
- Zusätzlich für Ausfälle: €144
Gesamter Food Cost: €1.800 = €22,50 pro Person
⚠️ Achtung:
Rechne immer 10-15% zusätzliches Essen für Buffets ein. Gäste nehmen mehr als bei bedientem Essen, und du möchtest nicht, dass das Buffet leer wird.
Personalkosten vor Ort
Bei Betriebsevents brauchst du mehr Personal als bei Catering in deiner eigenen Küche. Rechne mit Fahrtzeit, Auf- und Abbau.
- Chef/Koch: €35-45 pro Stunde (6-8 Stunden insgesamt)
- Bedienung: €18-25 pro Stunde (4-6 Stunden pro Person)
- Abwasch/Hilfe: €15-20 pro Stunde (3-4 Stunden)
- Fahrtzeit: Zahle mindestens 50% des normalen Stundenlohns
Transport und Material weitergeben
Diese Kosten werden oft vergessen, können aber bei Betriebsevents in der Ferne erheblich anwachsen.
💡 Transportberechnung:
Ort 40 km einfache Fahrt:
- Kraftstoff: 80 km × €0,40 = €32
- Verschleiß Transporter: 80 km × €0,25 = €20
- Fahrerzeit: 2 Stunden × €25 = €50
- Zusätzliche Fahrt für Material: €30
Gesamttransport: €132
Marge berechnen und Preisgestaltung
Bei Betriebsevents verwendest du eine andere Marge als bei normalem Catering wegen des höheren Risikos und des zusätzlichen Service.
Übliche Margen für Betriebsevents:
- Einfaches Catering: 35-45% Bruttomarge
- Betriebsevents: 45-55% Bruttomarge
- Komplexe Events: 55-65% Bruttomarge
💡 Margenberechnung:
Gesamtkosten: €2.550 für 80 Personen
Gewünschte Bruttomarge: 50%
Formel: Verkaufspreis = Kosten / (1 - Marge%)
€2.550 / (1 - 0,50) = €5.100
Preis pro Person: €63,75 exkl. MwSt.
⚠️ Achtung:
Rechne immer exkl. MwSt. und addiere 9% für den Endpreis. €63,75 × 1,09 = €69,49 inkl. MwSt. pro Person.
Risiken in deine Preisgestaltung einbeziehen
Betriebsevents haben mehr Unsicherheiten als normales Catering. Baue einen Puffer dafür ein.
- Anzahländerungen: Bis 48 Stunden vorher möglich
- Wetterumschwung: Bei Outdoor-Events Backup-Plan erforderlich
- Zusätzliche Wünsche: Oft Last-Minute-Anpassungen
- Längere Durchlaufzeit: Auf- und Abbau kosten Zeit
Ein System wie KitchenNmbrs hilft dir, alle Kostenpositionen im Auge zu behalten und deine Marge automatisch zu berechnen, damit du bei der Offerte keine Komponenten vergisst.
Wie berechnest du die Marge für ein Betriebsevent? (Schritt für Schritt)
Berechne den Food Cost pro Person
Addiere alle Zutaten und rechne 15% Buffet-Verschwendung hinzu. Teile durch die Anzahl der Personen, um den Food Cost pro Person zu erhalten.
Berechne alle zusätzlichen Kosten
Addiere Personal vor Ort, Transport, Material und Risikozuschlag zusammen. Vergiss nicht, Fahrtzeit und Auf-/Abbau einzurechnen.
Bestimme deine gewünschte Bruttomarge
Bei Betriebsevents verwendest du 45-55% Bruttomarge wegen des höheren Risikos. Nutze die Formel: Verkaufspreis = Gesamtkosten / (1 - Marge%).
✨ Pro tip
Überprüfe immer den Veranstaltungsort im Voraus und rechne zusätzliche Zeit für unvorhergesehene Umstände ein. Ein Betriebsevent, das sich verzögert, kostet dich mehr Personal als geplant.
Selbst berechnen?
In der KitchenNmbrs App geht das mit wenigen Klicks. 7 Tage kostenlos, keine Kreditkarte.
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Häufig gestellte Fragen
Welche Bruttomarge sollte ich für Betriebsevents verwenden?
Für Betriebsevents rechnest du 45-55% Bruttomarge, höher als normales Catering wegen zusätzlicher Risiken und Service. Bei komplexen Events kann dies bis zu 65% betragen.
Muss ich die Fahrtzeit meines Personals weitergeben?
Ja, rechne mindestens 50% des normalen Stundenlohns für Fahrtzeit. Dein Personal ist während der Fahrt nicht für andere Kunden verfügbar.
Wie viel zusätzliches Essen sollte ich für Buffets rechnen?
Rechne 10-15% zusätzliches Essen für Buffets bei Betriebsevents ein. Gäste nehmen mehr als bei bedientem Essen und du möchtest nicht, dass das Buffet leer wird.
Wie berechne ich Transportkosten für Catering?
Rechne €0,40 pro km für Kraftstoff plus €0,25 pro km für Verschleiß, plus die Fahrerzeit. Für 80 km kommt dies auf etwa €52 plus Lohnkosten.
Was ist, wenn sich die Personenzahl kurz vor dem Event ändert?
Baue 5-10% Risikozuschlag in deinen Preis für Änderungen ein. Vereinbare eine Deadline für Anpassungen, normalerweise 48-72 Stunden vorher.
⚠️ EU-Verordnung 1169/2011 — Allergeninformation — https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2011/1169/oj
Die Allergeninformationen auf dieser Seite basieren auf der EU-Verordnung 1169/2011. Rezepte und Zutaten können je nach Lieferant variieren. Überprüfen Sie stets die aktuellen Allergeninformationen bei Ihrem Lieferanten und kommunizieren Sie diese korrekt an Ihre Gäste. KitchenNmbrs haftet nicht für allergische Reaktionen.
In Deutschland überwacht das BVL die Allergenvorschriften gemäß LMIDV.
📚 Konsultierte Quellen
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Offizielle Quelle
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Offizielle Quelle
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Offizielle Quelle
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Offizielle Quelle
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Offizielle Quelle
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Offizielle Quelle
BVL (Bundesamt für Verbraucherschutz und Lebensmittelsicherheit) — https://www.bvl.bund.de
Die in dieser Anwendung angezeigten HACCP-Normen dienen ausschließlich der Information. KitchenNmbrs garantiert nicht, dass die angezeigten Werte aktuell oder vollständig sind. Konsultieren Sie stets das BVL oder Ihre zuständige Behörde für die neuesten Vorschriften.
Geschrieben von
Jeffrey Smit
Gründer & CEO von KitchenNmbrs
Jeffrey Smit hat KitchenNmbrs aus 8 Jahren praktischer Erfahrung als Küchenmanager bei der 1NUL8 Group in Rotterdam aufgebaut. Seine Mission: jedem Restaurantbesitzer Kontrolle über die Lebensmittelkosten geben.
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