Eventbureaus beloven steady cateringwerk, maar hun commissiestructuur kan stilletjes je winst wegsluizen. Je dekt transportkosten, zet personeel ter plaatse in en dealt met hun 10-20% cut. Veel cateraars ontdekken te laat dat ze nauwelijks breakeven draaien op bureauklussen.
Begrijpen wat een eventbureau vraagt
Eventbureaus sturen kale aanvragen: aantal personen, eventtype, datum, locatie. Ze skippen de cruciale details die jij nodig hebt voor accurate prijsstelling.
💡 Voorbeeld aanvraag:
"Zakelijke lunch voor 80 personen, 12:00-14:00, kantoorgebouw Amsterdam Zuid. Budget €35 per persoon all-in."
Wat ontbreekt: keuken ter plaatse? Borden/bestek beschikbaar? Buffet of geserveerd? Vegetarische opties?
Vuur terug met specifieke vragen voordat je offereert. Zo voorkom je nare verrassingen en onderprijzing.
Alle kostenposten in kaart brengen
Cateringkosten stapelen snel op vergeleken met reguliere restaurantservice. Elke post vraagt verantwoording:
- Voedselkosten: ingrediënten per persoon
- Personeel ter plaatse: kok, bediening, afwas
- Transport: heen en terug, brandstof, chauffeurstijd
- Materialen: borden, bestek, servies (indien niet aanwezig)
- Opbouw/afbraaktijd: personeel is langer bezig dan alleen serveren
- Eventbureau commissie: doorgaans 10-20% van je factuur
⚠️ Let op:
Het eventbureau rekent vaak €35-40 per persoon aan de klant, maar jij ontvangt 10-20% minder door hun commissie.
Kostprijs per persoon berekenen
Catering draait op per-persoon-tarieven, niet individuele gerechten. Bouw vanaf voedselkosten omhoog, tel elke uitgave erbij.
💡 Voorbeeldberekening 80 personen:
- Voedselkosten: €12 per persoon = €960
- Personeel (kok + bediening, 6 uur): €180
- Transport (heen en terug + tijd): €80
- Materiaalhuur: €120
- Eventbureau commissie (15%): €201
Totale kosten: €1.541 = €19,26 per persoon
Bij €30 per persoon van het bureau (€2.400 totaal), houd je €859 over. Dat is 35,8% marge - solide voor cateringwerk.
Marge versus restaurantservice
Cateringmarges werken anders dan restaurantoperaties. Hogere operationele kosten, maar je betaalt geen huur of nutsvoorzieningen.
- Restaurant: voedselkosten 28-35%, totale marge 8-15%
- Catering: voedselkosten 30-40%, totale marge 25-40%
De verhoogde voedselkosten worden gebalanceerd door verminderde overhead. Maar catering draagt meer risico - weerproblemen, last-minute annuleringen, transportpech. Deze fout kost het gemiddelde restaurant EUR 200-400 per maand wanneer ze bureaucommissies niet goed meenemen in hun initiële berekeningen.
Wat te doen bij te lage marges
Onder de 25% totale marge? Je hebt drie moves:
- Prijs verhogen: vraag €2-3 meer per persoon
- Voedselkosten verlagen: kies goedkopere ingrediënten of kleinere porties
- Efficiënter werken: minder personeel, slimmere logistiek
⚠️ Let op:
Ga nooit onder 20% totale marge. Dan werk je voor niks en riskeer je onverwachte kosten.
Cateringkosten digitaal bijhouden
Excel-spreadsheets worden chaos met meerdere locaties, variërende menu's en verschillende groepsgroottes. Je hebt betere tracking nodig.
Food cost calculators zoals tools als KitchenNmbrs laten je elk event accuraat prijzen en marges real-time monitoren. Je spot onrendabele aanvragen voordat je offertes verstuurt.
Hoe bereken je de marge op een cateringaanvraag?
Verzamel alle informatie van het eventbureau
Vraag aantal personen, type menu, locatie, beschikbare faciliteiten en tijdsduur. Check of borden/bestek aanwezig zijn en wat de commissie van het bureau is.
Bereken je totale kostprijs per persoon
Tel op: food cost, personeel ter plaatse, transport, materiaal en eventbureau commissie. Deel dit door het aantal personen voor kostprijs per persoon.
Controleer je marge percentage
Trek je kostprijs af van wat je ontvangt per persoon. Deel het verschil door je ontvangst en vermenigvuldig met 100. Streef naar minimaal 25% marge.
✨ Pro tip
Analyseer je laatste 8 bureauevents over 4 maanden om hun werkelijke commissiepatronen te identificeren. Je ontdekt of ze 12% of 18% pakken, waardoor je preciezer kunt prijzen bij toekomstige offertes.
Dit zelf berekenen?
In de KitchenNmbrs app doe je dit in een paar klikken. 7 dagen gratis, geen creditcard.
Was dit artikel nuttig?
Veelgestelde vragen
Welke marge is normaal voor catering via een eventbureau?
Mik op 25-40% totale marge. Onder 20% brengt je in gevaar, boven 45% prijs je jezelf vaak weg bij bureaus.
Moet ik BTW meenemen in mijn margeberekening?
Bereken altijd exclusief BTW. Catering heeft 9% BTW, dus €30 inclusief BTW is €27,52 exclusief BTW voor je margerekening.
Hoe bereken ik transportkosten voor catering?
Tel brandstofkosten plus chauffeur uurtarief voor reistijd op. Amsterdam-area cateraars rekenen typisch €60-100 transport afhankelijk van afstand.
Wat als het eventbureau mijn prijs te hoog vindt?
Ga niet onder 20% marge. Bied alternatieven: eenvoudiger menu, minder personeel ter plaatse, of door klant geregelde materialen.
Hoe voorkom ik verrassingen op eventdag?
Maak gedetailleerde briefings met bureaus. Bevestig locatie, faciliteiten, aantal personen en tijdlijn 48 uur voor het event.
Moet ik anders prijzen voor weekend versus doordeweekse catering?
Ja, reken 10-15% extra voor weekendevents. Personeel kost meer in weekenden, en je geeft prime restauranturen op.
📚 Geraadpleegde bronnen
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Officiële bron
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Officiële bron
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Officiële bron
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Officiële bron
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Officiële bron
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Officiële bron
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Officiële bron
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Officiële bron
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Officiële bron
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Officiële bron
NVWA (Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit) — https://www.nvwa.nl
De HACCP-normen in deze applicatie zijn uitsluitend informatief. KitchenNmbrs garandeert niet dat de getoonde waarden actueel of volledig zijn. Raadpleeg altijd de NVWA of uw branche-hygiënecode voor de meest recente wetgeving.
Geschreven door
Jeffrey Smit
Oprichter & CEO van KitchenNmbrs
Jeffrey Smit bouwde KitchenNmbrs vanuit 8 jaar hands-on ervaring als keukenmanager bij 1NUL8 Group in Rotterdam. Zijn missie: elke restauranteigenaar grip geven op food cost.
Calculeer events en catering tot op de cent
Groepsarrangementen, buffetten en events zijn complex. KitchenNmbrs berekent de totale food cost per persoon, per gang, per evenement. Start gratis.
Start gratis trial →