Ein Kaffeepausen-Arrangement scheint einfach, aber die Margenberechnung ist kniffliger als gedacht. Du musst Personalkosten, Transport, Material und die Unsicherheit der Teilnehmerzahl berücksichtigen. In diesem Artikel lernst du Schritt für Schritt, wie du einen rentablen Preis für Kaffeepausen bei Kongressen berechnest.
Was ist in einem Kaffeepausen-Arrangement enthalten?
Ein Kaffeepausen-Arrangement besteht aus mehr als nur Kaffee und Keksen. Du lieferst einen kompletten Service:
- Kaffee, Tee, Wasser
- Süßes Belag (Kekse, Kuchen, Obst)
- Geschirr und Material
- Personal für die Bedienung
- Transport und Aufbau
- Abräumen und Reinigung
Alle diese Elemente kosten Geld und müssen in deinen Preis eingerechnet werden.
Die Kostenstruktur von Catering
Bei Catering funktioniert die Kostenstruktur anders als in einem Restaurant. Du hast es mit folgendem zu tun:
⚠️ Achtung:
Bei Catering rechnest du immer pro Person, nicht pro Produkt. Und du bereitest immer für die maximale Anzahl vor, auch wenn weniger Menschen kommen.
Fixkosten pro Event:
- Transport (hin und zurück)
- Auf- und Abbau
- Mindestens 2 Mitarbeiter (unabhängig von der Größe)
- Material und Geschirr
Variable Kosten pro Person:
- Kaffee, Tee, Wasser
- Süßes Belag
- Geschirr (falls Einweg)
Berechne deine Selbstkosten pro Person
Für ein Kaffeepausen-Arrangement berechnest du zunächst deine Gesamtkosten und teilst sie durch die Anzahl der Personen.
💡 Beispiel: Kongress 80 Personen
Fixkosten pro Event:
- Transport: €75
- 2 Mitarbeiter (3 Stunden × €25): €150
- Material und Geschirr: €40
Gesamt fix: €265
Variable Kosten pro Person:
- Kaffee/Tee: €1,20
- Kekse und Kuchen: €2,80
- Einweggeschirr: €0,60
Gesamt variabel pro Person: €4,60
Berechnung der Gesamtselbstkosten:
- Fixkosten: €265
- Variable Kosten: 80 × €4,60 = €368
- Gesamtkosten: €265 + €368 = €633
- Selbstkosten pro Person: €633 ÷ 80 = €7,91
Von den Selbstkosten zum Verkaufspreis
Deine Selbstkosten betragen €7,91 pro Person. Jetzt musst du deine gewünschte Marge aufschlagen. Für Catering ist eine Marge von 40-50% üblich.
💡 Berechnung des Verkaufspreises:
Selbstkosten: €7,91 pro Person
Gewünschte Marge: 45%
Formel:
Verkaufspreis = Selbstkosten ÷ (1 - Marge%)
€7,91 ÷ (1 - 0,45) = €7,91 ÷ 0,55 = €14,38
Verkaufspreis: €14,40 pro Person (gerundet)
Bei 80 Personen ergibt dies €14,40 × 80 = €1.152 exkl. MwSt. für das gesamte Arrangement.
Risikofaktoren berücksichtigen
Bei Kongressen läufst du immer Gefahr, dass weniger Menschen kommen als angegeben. Deshalb arbeiten viele Caterer mit einem Mindestpreis oder einem Korrekturfaktor.
⚠️ Achtung:
Du bereitest für 80 Personen vor, aber es kommen 70. Deine Fixkosten bleiben gleich, aber deine variablen Kosten pro Person steigen, weil du sie auf weniger Menschen verteilst.
Lösungen für No-Show-Risiko:
- Arbeite mit einem Mindestpreis (zum Beispiel 90% der angegebenen Anzahl)
- Rechne 10% extra Marge für Unsicherheit ein
- Treffe Absprachen über endgültige Anzahlen 24 Stunden vorher
Überprüfe deine Marge im Nachhinein
Nach dem Event überprüfst du, ob deine Berechnung stimmte. Das hilft dir, zukünftige Arrangements besser zu kalkulieren.
💡 Kontrolle im Nachhinein:
Tatsächliche Kosten vs. berechnete Kosten:
- Stimmten die Personalkosten?
- Klappte der Verbrauch pro Person?
- Gab es zusätzliche Kosten (Parken, Maut)?
Passe deine Vorlage für das nächste Mal an.
Wie berechnest du die Marge auf ein Kaffeepausen-Arrangement? (Schritt für Schritt)
Berechne deine Fixkosten pro Event
Addiere alle Kosten, die du machst, unabhängig von der Anzahl der Personen: Transport, Mindestpersonal (normalerweise 2 Personen), Material und Basis-Geschirr. Diese Kosten machst du auch bei 20 oder 100 Personen.
Berechne deine variablen Kosten pro Person
Rechne aus, was jede Person an Verbrauch kostet: Kaffee/Tee (€1,20), Süßes Belag (€2,80), Einweggeschirr (€0,60). Addiere dies für deine variable Selbstkosten pro Person.
Berechne deine Gesamtselbstkosten
Fixkosten + (variable Kosten × Anzahl der Personen) = Gesamtkosten. Teile dies durch die Anzahl der Personen für deine Selbstkosten pro Person.
Schlage deine gewünschte Marge auf
Verwende die Formel: Verkaufspreis = Selbstkosten ÷ (1 - Marge%). Bei 45% Marge und €7,91 Selbstkosten wird dies €7,91 ÷ 0,55 = €14,38 pro Person.
Baue Schutz gegen No-Shows ein
Arbeite mit einem Mindestpreis (90% der angegebenen Anzahl) oder rechne 10% extra Marge ein. So vermeidest du Verluste, wenn weniger Menschen kommen als erwartet.
✨ Pro tip
Überprüfe immer deine Konkurrenz für Kongresslocations in deiner Gegend. Viele Caterer rechnen €12-18 pro Person für Kaffeepausen. Wenn du darin liegst, bist du gut positioniert.
Selbst berechnen?
In der KitchenNmbrs App geht das mit wenigen Klicks. 7 Tage kostenlos, keine Kreditkarte.
War dieser Artikel hilfreich?
Häufig gestellte Fragen
Welche Marge ist normal für Kaffeepausen-Arrangements?
Eine Marge von 40-50% ist üblich für Catering. Das klingt hoch, aber du hast es mit Transport, Aufbau und dem Risiko zu tun, dass weniger Menschen kommen als angegeben.
Muss ich MwSt. auf meinen Cateringpreis berechnen?
Ja, Catering unterliegt 19% MwSt. Dein Verkaufspreis von €14,40 exkl. MwSt. wird €17,14 inkl. MwSt. pro Person.
Was ist, wenn weniger Menschen kommen als angegeben?
Arbeite mit einem Mindestpreis von 90% der angegebenen Anzahl, oder treffe Absprachen über endgültige Anzahlen 24 Stunden vorher. Deine Fixkosten bleiben nämlich gleich.
Wie berechne ich Personalkosten für Catering?
Rechne mindestens 2 Mitarbeiter für 3 Stunden (Aufbau, Service, Abbau) à €25 pro Stunde = €150 gesamt. Das sind Fixkosten pro Event, unabhängig von der Anzahl der Gäste.
Kann ich die gleichen Preise wie in meinem Restaurant berechnen?
Nein, Catering ist teurer wegen Transport, Aufbau und Risiko. Ein Kaffee, der in deinem Lokal €2,50 kostet, rechnest du bei Catering €4,50-5,50 pro Person inklusive Service.
⚠️ EU-Verordnung 1169/2011 — Allergeninformation — https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2011/1169/oj
Die Allergeninformationen auf dieser Seite basieren auf der EU-Verordnung 1169/2011. Rezepte und Zutaten können je nach Lieferant variieren. Überprüfen Sie stets die aktuellen Allergeninformationen bei Ihrem Lieferanten und kommunizieren Sie diese korrekt an Ihre Gäste. KitchenNmbrs haftet nicht für allergische Reaktionen.
In Deutschland überwacht das BVL die Allergenvorschriften gemäß LMIDV.
📚 Konsultierte Quellen
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Offizielle Quelle
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Offizielle Quelle
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Offizielle Quelle
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Offizielle Quelle
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Offizielle Quelle
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Offizielle Quelle
BVL (Bundesamt für Verbraucherschutz und Lebensmittelsicherheit) — https://www.bvl.bund.de
Die in dieser Anwendung angezeigten HACCP-Normen dienen ausschließlich der Information. KitchenNmbrs garantiert nicht, dass die angezeigten Werte aktuell oder vollständig sind. Konsultieren Sie stets das BVL oder Ihre zuständige Behörde für die neuesten Vorschriften.
Geschrieben von
Jeffrey Smit
Gründer & CEO von KitchenNmbrs
Jeffrey Smit hat KitchenNmbrs aus 8 Jahren praktischer Erfahrung als Küchenmanager bei der 1NUL8 Group in Rotterdam aufgebaut. Seine Mission: jedem Restaurantbesitzer Kontrolle über die Lebensmittelkosten geben.
Kalkulieren Sie Events und Catering auf den Cent genau
Gruppenarrangements, Buffets und Events sind komplex. KitchenNmbrs berechnet die gesamten Food Costs pro Person, pro Gang, pro Event. Kostenlos starten.
Kostenlose Testversion starten →