El 73% de los restaurantes que abren por primera vez calcula mal el coste de su cena de prueba. Solo piensan en las materias primas y olvidan las horas de personal, el consumo energético y la merma. El resultado: subestiman el coste real entre un 40% y un 60%.
Por qué una cena de prueba sale más cara de lo que crees
Una cena de prueba parece sencilla: compras, cocinas, sirves. Pero los costes ocultos se acumulan rápido. El personal hace horas extra para que todo salga perfecto. Generas más merma porque estás experimentando. Y el consumo de energía sube porque todo tarda más.
⚠️ Ojo:
No calcules solo las materias primas. Una cena de prueba puede costar entre un 50% y un 70% más que un servicio normal, por el tiempo extra y la merma.
La estructura de costes completa
Para obtener un coste real, tienes que sumar todo:
- Materias primas: Todos los productos que compras
- Personal: Horas extra del chef y del servicio de sala
- Energía: Gas, electricidad, agua
- Merma: Platos fallidos y sobreproducción
- Amortización: Uso de maquinaria y vajilla
💡 Ejemplo: cena de prueba para 20 personas
Menú de 3 pasos, 6 horas de preparación:
- Materias primas: 180 € (9 € por persona)
- Chef 8 h × 25 €: 200 €
- Sala 4 h × 15 €: 60 €
- Energía y agua: 25 €
- Merma (20%): 36 €
Total: 501 € = 25,05 € por persona
Materias primas: trabaja siempre con un 20% de merma
En una cena de prueba experimentas. No todo sale bien a la primera. Por eso, añade un 20% sobre el coste de tu ficha técnica. Ese margen cubre los platos fallidos y las porciones extra que necesitas para afinar la presentación.
Calcula el coste de materias primas por comensal y multiplícalo por 1,2.
Costes de personal: cuenta todas las horas
Aquí es donde muchos restaurantes se equivocan. He visto establecimientos perder entre 200 y 400 euros al mes simplemente por no registrar las horas reales. Mira, tienes que contar:
- Preparación: Entre 2 y 3 horas más que en un servicio normal
- Servicio: Más lento porque todo tiene que ser perfecto
- Recogida: Tiempo extra para feedback y evaluación
💡 Ejemplo de costes de personal:
Chef: 8 h × 25 € = 200 €
Sous-chef: 6 h × 18 € = 108 €
Sala: 5 h × 15 € = 75 €
Total personal: 383 €
Energía y otros costes
Calcula entre 1 y 2 euros por persona para energía: gas, electricidad y agua. En preparaciones muy largas puede llegar a 3 euros por comensal. Suma también los pequeños gastos: servilletas extra, velas, decoración.
La fórmula del coste por comensal
El coste total lo calculas así:
Coste por persona = (Materias primas × 1,2) + (Coste personal / nº comensales) + (Energía / nº comensales) + Otros costes
💡 Ejemplo completo: cena de prueba para 20 personas
Materias primas: 150 € × 1,2 = 180 €
Personal: 300 € (chef + sala)
Energía: 30 €
Otros: 20 € (decoración, servilletas)
Total: 530 € ÷ 20 = 26,50 € por persona
¿Y si la cena es gratuita?
Una cena de prueba gratuita también tiene coste. Trátala como una inversión en marketing, no como una pérdida. Eso sí, calcula el coste real para saber exactamente cuánto estás invirtiendo en captación.
Una cena gratuita a 25 € por persona para 20 comensales te cuesta 500 €. Ese es tu presupuesto de marketing para esa acción. Según KitchenNmbrs, los restaurantes que documentan estos costes desde el principio ajustan mejor sus precios de venta en las primeras semanas de apertura.
⚠️ Ojo:
Guarda todos los tickets de tu cena de prueba. Estos gastos son deducibles como costes de empresa en la declaración fiscal.
Cómo registrar los costes en la práctica
Anota todos los costes durante la cena. Haz fotos de los tickets y registra cada hora trabajada. Bueno, parece obvio, pero te cuento que muy pocos lo hacen de verdad. Esa información te sirve para futuras cenas de prueba y te da una visión clara de tus costes reales.
Una calculadora de coste de alimentos te permite registrar fichas técnicas y costes por plato, para que en tu próxima cena de prueba sepas exactamente lo que te cuesta cada elaboración.
¿Calcularlo tú mismo?
En la app de KitchenNmbrs lo haces en unos pocos clics. 7 días gratis, sin tarjeta de crédito.
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Preguntas frecuentes
¿Cuánta merma debo calcular en una cena de prueba?
¿Cómo calculo el coste de personal si yo mismo trabajo en la cena?
¿Los gastos de una cena de prueba gratuita son deducibles?
¿Con qué antelación debería organizar la cena de prueba antes de la apertura?
Fuentes consultadas
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Fuente oficial
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Fuente oficial
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Fuente oficial
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Fuente oficial
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Fuente oficial
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Fuente oficial
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Fuente oficial
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Fuente oficial
AESAN (Agencia Española de Seguridad Alimentaria y Nutrición) — https://www.aesan.gob.es
Las normas HACCP mostradas en esta aplicación son meramente informativas. KitchenNmbrs no garantiza que los valores mostrados estén actualizados o sean completos. Consulte siempre la AESAN o su autoridad local para la normativa vigente.
Escrito por
Jeffrey Smit
Fundador y CEO de KitchenNmbrs
Jeffrey Smit creó KitchenNmbrs a partir de 8 años de experiencia práctica como jefe de cocina en 1NUL8 Group en Rotterdam. Su misión: dar a cada dueño de restaurante control sobre el coste alimentario.
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