Ein Betriebsempfang scheint einfach zu sein, aber die Margenberechnung erfordert mehr als nur Getränkepreise. Du musst Personal, Material, Transport und Overhead berücksichtigen. In diesem Artikel lernst du Schritt für Schritt, wie du eine realistische Marge für einen lockeren Betriebsempfang berechnest.
Was bestimmt deine Marge bei einem Betriebsempfang?
Bei Catering geht es um mehr als nur die Kosten für Häppchen und Getränke. Du hast mit folgendem zu tun:
- Lebensmittel- und Getränkekosten: Zutaten und Getränke
- Personalkosten: Bedienung vor Ort + Vorbereitung
- Materialkosten: Gläser, Geschirr, Dekoration
- Logistikkosten: Transport, Auf- und Abbau
- Overhead: Anteil deiner Fixkosten
⚠️ Achtung:
Viele Caterer vergessen die Zeit für Vorbereitung und Aufräumen einzurechnen. Ein Empfang von 2 Stunden kostet dich oft 6-8 Stunden Arbeit.
Berechne deine Lebensmittel- und Getränkekosten
Beginne mit den Grundlagen: Was kosten die Häppchen und Getränke pro Person?
💡 Beispiel Empfang für 30 Personen:
Häppchen pro Person:
- Kroketten (4 Stück): €1,20
- Käsewürfel: €0,80
- Nüsse: €0,40
Getränke pro Person (2 Stunden):
- Bier (3 Gläser): €1,50
- Wein (2 Gläser): €2,00
- Softdrink: €0,60
Lebensmittel & Getränke pro Person: €6,50
Für 30 Personen betragen deine Zutatenkosten: 30 × €6,50 = €195
Berechne deine Personalkosten
Personal ist oft deine größte Kostenposition bei Catering. Rechne nicht nur die 2 Stunden Empfang, sondern auch:
- Vorbereitung: Einkauf, Mise-en-place, Verpackung (2-3 Stunden)
- Fahrtzeit: Hin und zurück (1 Stunde)
- Auf- und Bedienung: Vor Ort (3 Stunden)
- Abbau und Aufräumen: (1 Stunde)
💡 Beispiel Personalkosten:
Du brauchst 1 Mitarbeiter für 30 Personen.
- Gesamtzeit: 7 Stunden
- Stundenlohn all-in: €25 (inklusive Sozialabgaben)
- Personalkosten: 7 × €25 = €175
Addiere Material und Logistik
Vergiss nicht die Kosten für Material und Transport:
- Einwegmaterial: Servietten, Teller, Becher
- Wiederverwendbar: Abschreibung Gläser, Schüsseln, Dekoration
- Transport: Benzin, Verschleiß Auto/Bus
- Versicherung: Zusätzliche Deckung für externe Standorte
💡 Beispiel sonstige Kosten:
- Einwegmaterial: €25
- Transport (50 km): €20
- Materialabschreibung: €15
Summe sonstige: €60
Berechne deine Gesamtkosten und Marge
Addiere alle Kosten und bestimme deinen Verkaufspreis:
💡 Gesamtkostenberechnung:
- Lebensmittel & Getränke: €195
- Personal: €175
- Material und Logistik: €60
- Overhead (10%): €43
Gesamtkosten: €473
Bei Verkaufspreis €750 (exkl. MwSt.):
Marge: €750 - €473 = €277 (37%)
Eine Marge von 30-40% ist üblich für Catering. Unter 25% wird es schwierig, alle Kosten zu decken und Gewinn zu machen.
⚠️ Achtung:
Rechne immer einen Puffer für unvorhergesehene Kosten ein (5-10%). Bei externen Standorten läuft oft etwas anders als geplant.
Preis pro Person bestimmen
Arbeite immer mit einem Preis pro Person, einschließlich Mindestanzahl von Gästen. Das macht es für Kunden klar und für dich vorhersehbar.
Formel Preis pro Person:
(Gesamtkosten + gewünschter Gewinn) ÷ Anzahl Personen = Preis pro Person
In unserem Beispiel: €750 ÷ 30 = €25 pro Person (exkl. 19% MwSt.)
KitchenNmbrs für Cateringaufträge
Mit KitchenNmbrs kannst du Rezepte und Kostenkalkulation deiner Empfangshäppchen festhalten. So berechnest du schnell und genau, was ein Auftrag kostet, ohne jedes Mal neu zu rechnen. Ideal für die Erstellung von Angeboten.
Wie berechnest du die Marge für einen Betriebsempfang? (Schritt für Schritt)
Berechne Lebensmittel- und Getränkekosten pro Person
Addiere alle Zutatenkosten: Häppchen, Getränke, Garnituren. Rechne aus, wie viel Konsum du pro Person während 2 Stunden erwartest. Multipliziere mit der Anzahl der Gäste.
Berechne die Gesamtpersonalkosten
Addiere: Vorbereitung (2-3 Stunden), Fahrtzeit, Bedienung vor Ort (3 Stunden), Abbau (1 Stunde). Multipliziere mit Stundenlohn inklusive Sozialabgaben. Ein Empfang von 2 Stunden kostet dich oft 7 Stunden Arbeit.
Addiere Material, Transport und Overhead
Rechne Einwegmaterial, Transport, Materialabschreibung und einen Prozentsatz Overhead (10-15%) zu den Kosten. Ziehe dies von deinem Verkaufspreis ab für deine Nettomarge.
✨ Pro tip
Erstelle ein Standard-Kalkulationsblatt für Betriebsempfänge mit festen Kostenpositionen. So vergisst du nichts und kannst schnell Angebote erstellen. Aktualisiere regelmäßig deine Einkaufspreise und Stundensätze.
Selbst berechnen?
In der KitchenNmbrs App geht das mit wenigen Klicks. 7 Tage kostenlos, keine Kreditkarte.
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Häufig gestellte Fragen
Welche Marge ist normal für einen Betriebsempfang?
Eine gesunde Marge liegt zwischen 30-40%. Unter 25% wird es schwierig, alle Kosten zu decken und Gewinn zu machen. Bei kleineren Aufträgen darf die Marge höher sein wegen der relativ hohen Fixkosten.
Muss ich MwSt. auf den gesamten Verkaufspreis berechnen?
Ja, auf Lebensmittel und alkoholfreie Getränke rechnest du 19% MwSt. Auf alkoholische Getränke 19% MwSt. Berechne deine Marge immer auf Basis des Preises ohne MwSt.
Wie berechne ich Fahrtzeit und Transport?
Rechne €0,40 pro Kilometer für Transport. Fahrtzeit rechnest du zum gleichen Stundensatz wie Arbeitszeit. Bei Aufträgen weiter weg kannst du eine separate Transportkostenerstattung berechnen.
Was ist, wenn weniger Gäste kommen als erwartet?
Arbeite immer mit einer Mindestanzahl von Personen in deinem Angebot. Zum Beispiel: 'Preis gilt für mindestens 25 Personen.' So deckst du deine Kosten auch bei Ausfällen.
Wie viel Overhead sollte ich durchberechnen?
Rechne 10-15% deiner direkten Kosten für Overhead wie Bürokosten, Versicherungen und Verwaltung. Bei kleineren Aufträgen darf dieser Prozentsatz höher sein.
Wie vermeide ich, zu wenig zu berechnen?
Erstelle eine Checkliste aller Kostenpositionen und halte fest, was Aufträge wirklich kosten. Baue immer 5-10% Puffer für unvorhergesehene Kosten ein. Externe Standorte bringen oft zusätzliche Kosten mit sich.
⚠️ EU-Verordnung 1169/2011 — Allergeninformation — https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2011/1169/oj
Die Allergeninformationen auf dieser Seite basieren auf der EU-Verordnung 1169/2011. Rezepte und Zutaten können je nach Lieferant variieren. Überprüfen Sie stets die aktuellen Allergeninformationen bei Ihrem Lieferanten und kommunizieren Sie diese korrekt an Ihre Gäste. KitchenNmbrs haftet nicht für allergische Reaktionen.
In Deutschland überwacht das BVL die Allergenvorschriften gemäß LMIDV.
📚 Konsultierte Quellen
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Offizielle Quelle
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Offizielle Quelle
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Offizielle Quelle
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Offizielle Quelle
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Offizielle Quelle
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Offizielle Quelle
BVL (Bundesamt für Verbraucherschutz und Lebensmittelsicherheit) — https://www.bvl.bund.de
Die in dieser Anwendung angezeigten HACCP-Normen dienen ausschließlich der Information. KitchenNmbrs garantiert nicht, dass die angezeigten Werte aktuell oder vollständig sind. Konsultieren Sie stets das BVL oder Ihre zuständige Behörde für die neuesten Vorschriften.
Geschrieben von
Jeffrey Smit
Gründer & CEO von KitchenNmbrs
Jeffrey Smit hat KitchenNmbrs aus 8 Jahren praktischer Erfahrung als Küchenmanager bei der 1NUL8 Group in Rotterdam aufgebaut. Seine Mission: jedem Restaurantbesitzer Kontrolle über die Lebensmittelkosten geben.
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