Bei Catering geht es um Skalierungseffekte. Eine Gruppe von 20 Personen kostet pro Person oft mehr als eine Gruppe von 200, weil du deine Fixkosten auf weniger Menschen verteilst. In diesem Artikel lernst du genau, wie du die Marge für verschiedene Gruppengrößen berechnest und wo die Unterschiede liegen.
Warum kleine Gruppen pro Person teurer sind
Bei Catering hast du Fixkosten, die nicht mit der Anzahl der Gäste skalieren. Denk an Transport, Auf- und Abbau, minimale Personalausstattung und Vorbereitungszeit. Diese Kosten teilst du durch die Anzahl der Personen.
💡 Beispiel Fixkosten:
- Transport hin/zurück: €80
- Auf- und Abbau: €120
- Mindestens 1 Koch vor Ort (4 Stunden): €120
- Bedienung (4 Stunden): €100
Gesamte Fixkosten: €420
Für 20 Personen bedeutet das €21 Fixkosten pro Person. Für 200 Personen nur €2,10 pro Person. Das ist der Unterschied.
Berechne deine Kostpreis pro Person
Dein Gesamtkostpreis besteht aus drei Teilen:
- Zutaten pro Person (skalieren mit)
- Fixkosten geteilt durch Anzahl der Personen (skalieren nicht mit)
- Zusätzliches Personal (skalieren teilweise mit)
💡 Beispiel Kostenpreisberechnung:
Gruppe von 20 Personen:
- Zutaten: €12 pro Person
- Fixkosten: €420 ÷ 20 = €21 pro Person
- Zusätzliches Personal: €0 (1 Koch reicht aus)
Gesamtkostpreis: €33 pro Person
Gruppe von 200 Personen:
- Zutaten: €12 pro Person
- Fixkosten: €420 ÷ 200 = €2,10 pro Person
- Zusätzliches Personal: €600 ÷ 200 = €3 pro Person
Gesamtkostpreis: €17,10 pro Person
Bestimme deinen Verkaufspreis und deine Marge
Für Catering gilt oft eine Marge von 40-50% auf die Gesamtkosten. Das ist höher als in Restaurants, weil du mehr Risiken trägst (Wetterwechsel, Ausfälle) und flexibler sein musst.
⚠️ Achtung:
Rechne immer mit deinem Verkaufspreis ohne 19% MwSt. Der Preis, den du Kunden mitteilst, ist inklusive MwSt.
Die Formel für deinen Mindestverkaufspreis:
Verkaufspreis ohne MwSt = Kostpreis ÷ (1 - Gewünschte Marge%)
💡 Beispiel Preisberechnung:
Gruppe von 20 Personen (45% Marge):
- Kostpreis: €33 pro Person
- Verkaufspreis ohne MwSt: €33 ÷ 0,55 = €60 pro Person
- Verkaufspreis mit MwSt: €60 × 1,19 = €71,40 pro Person
Gesamtbetrag für Kunde: €1.428 (20 × €71,40)
Gruppe von 200 Personen (45% Marge):
- Kostpreis: €17,10 pro Person
- Verkaufspreis ohne MwSt: €17,10 ÷ 0,55 = €31,09 pro Person
- Verkaufspreis mit MwSt: €31,09 × 1,19 = €37,00 pro Person
Gesamtbetrag für Kunde: €7.400 (200 × €37,00)
Wo liegt der Unterschied in der Rentabilität?
Große Gruppen sind oft rentabler pro Arbeitsstunde und Energie, auch wenn dein Margenprozentsatz gleich ist:
- Höherer Umsatz pro Event: €7.400 vs €1.428
- Gleiche Vorbereitungszeit: Menüplanung kostet genauso viel Zeit
- Effizientere Einkäufe: Größere Mengen bedeuten oft bessere Einkaufspreise
- Bessere Personalauslastung: Dein Team ist ohnehin vor Ort
Aber Vorsicht: Große Gruppen haben auch mehr Risiken. Wenn 20 Personen bei einer Gruppe von 200 nicht kommen, merkst du das. Bei einer Gruppe von 20 ist 1 Ausfall bereits 5% deines Umsatzes.
Praktische Tipps für verschiedene Gruppengrößen
Für kleine Gruppen (10-30 Personen):
- Rechne mindestens €50-70 pro Person, um rentabel zu sein
- Erwäge einen Mindestfakturabetrag (z.B. €800)
- Wähle Menüs, die wenig Vorbereitung vor Ort erfordern
Für große Gruppen (100+ Personen):
- Du kannst wettbewerbsfähigere Preise anbieten (€25-45 pro Person)
- Plane zusätzliches Personal ein (1 Koch pro 80-100 Personen)
- Rechne mit 5-10% Ausfällen und plane deinen Einkauf entsprechend
Wie berechnest du die Marge pro Gruppengröße? (Schritt für Schritt)
Berechne deine Fixkosten pro Event
Addiere Transport, Auf- und Abbau, minimale Personalausstattung und andere Kosten, die nicht von der Anzahl der Gäste abhängen. Teile diesen Betrag durch die Anzahl der Personen, um die Fixkosten pro Person zu erhalten.
Berechne Zutatenkosten und variables Personal
Berechne, was die Zutaten pro Person kosten und wie viel zusätzliches Personal du über dein Minimum hinaus brauchst. Für große Gruppen brauchst du mehr Köche und Bedienung.
Bestimme Verkaufspreis mit gewünschter Marge
Addiere alle Kosten pro Person und teile durch (1 - gewünschte Marge%). Für Catering ist eine Marge von 40-50% üblich. Vergiss nicht, die MwSt von 19% für den Endpreis hinzuzufügen.
✨ Pro tip
Erstelle eine Tabellenkalkulation mit deinen Fixkosten und berechne Break-Even-Punkte für verschiedene Gruppengrößen. So siehst du sofort, ab welcher Personenanzahl ein Event rentabel wird.
Selbst berechnen?
In der KitchenNmbrs App geht das mit wenigen Klicks. 7 Tage kostenlos, keine Kreditkarte.
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Häufig gestellte Fragen
Warum kann ich keinen festen Preis pro Person anbieten?
Weil Fixkosten wie Transport und Auf-/Abbau nicht skalieren. Bei 20 Personen zahlst du €21 Fixkosten pro Person, bei 200 Personen nur €2,10 pro Person.
Welche Marge sollte ich für Catering anstreben?
Für Catering ist eine Marge von 40-50% üblich, höher als in Restaurants, weil du mehr Risiken hast wie Wetterwechsel und Ausfälle. Kleine Gruppen können 45-50% Marge rechtfertigen.
Wie gehe ich mit Ausfällen bei großen Gruppen um?
Rechne bei Gruppen von 100+ Personen mit 5-10% Ausfällen in deiner Planung. Kaufe etwas weniger ein als die endgültige Anzahl und kommuniziere klare Stornobedingungen.
Was ist ein realistischer Mindestfakturabetrag?
Für kleine Catering-Events kannst du ein Minimum von €800-1000 ansetzen. Sonst werden die Fixkosten zu hoch pro Person und du verdienst nichts am Event.
Muss ich MwSt auf Catering berechnen?
Ja, Catering fällt unter 19% MwSt, genau wie Restaurantessen. Berechne deine Marge immer über den Preis ohne MwSt und addiere dann die MwSt für deinen Kundenpreis.
⚠️ EU-Verordnung 1169/2011 — Allergeninformation — https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2011/1169/oj
Die Allergeninformationen auf dieser Seite basieren auf der EU-Verordnung 1169/2011. Rezepte und Zutaten können je nach Lieferant variieren. Überprüfen Sie stets die aktuellen Allergeninformationen bei Ihrem Lieferanten und kommunizieren Sie diese korrekt an Ihre Gäste. KitchenNmbrs haftet nicht für allergische Reaktionen.
In Deutschland überwacht das BVL die Allergenvorschriften gemäß LMIDV.
📚 Konsultierte Quellen
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Offizielle Quelle
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Offizielle Quelle
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Offizielle Quelle
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Offizielle Quelle
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Offizielle Quelle
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Offizielle Quelle
BVL (Bundesamt für Verbraucherschutz und Lebensmittelsicherheit) — https://www.bvl.bund.de
Die in dieser Anwendung angezeigten HACCP-Normen dienen ausschließlich der Information. KitchenNmbrs garantiert nicht, dass die angezeigten Werte aktuell oder vollständig sind. Konsultieren Sie stets das BVL oder Ihre zuständige Behörde für die neuesten Vorschriften.
Geschrieben von
Jeffrey Smit
Gründer & CEO von KitchenNmbrs
Jeffrey Smit hat KitchenNmbrs aus 8 Jahren praktischer Erfahrung als Küchenmanager bei der 1NUL8 Group in Rotterdam aufgebaut. Seine Mission: jedem Restaurantbesitzer Kontrolle über die Lebensmittelkosten geben.
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