Veel cateraars denken dat ze per persoon hetzelfde kunnen rekenen, ongeacht groepsgrootte. Dit is een kostbare denkfout. Vaste kosten zorgen ervoor dat kleine groepen veel duurder uitvallen per persoon dan grote groepen.
Waarom kleine groepen duurder zijn per persoon
Catering kent vaste kosten die niet meeschalen met het aantal gasten. Transport, opbouw, minimale personeelsinzet en voorbereidingstijd blijven hetzelfde. Deze kosten verdeel je over alle aanwezigen.
💡 Voorbeeld vaste kosten:
- Transport heen/terug: €80
- Opbouw en afbouw: €120
- Minimaal 1 kok ter plaatse (4 uur): €120
- Bediening (4 uur): €100
Totale vaste kosten: €420
Voor 20 personen betekent dit €21 vaste kosten per persoon. Voor 200 personen slechts €2,10 per persoon. Een verschil van bijna €19 per gast.
Bereken je kostprijs per persoon
Je totale kostprijs bestaat uit drie componenten:
- Ingrediënten per persoon (schalen wel mee)
- Vaste kosten gedeeld door aantal personen (schalen niet mee)
- Extra personeel (schalen gedeeltelijk mee)
💡 Voorbeeld kostprijs berekening:
Groep van 20 personen:
- Ingrediënten: €12 per persoon
- Vaste kosten: €420 ÷ 20 = €21 per persoon
- Extra personeel: €0 (1 kok is genoeg)
Totale kostprijs: €33 per persoon
Groep van 200 personen:
- Ingrediënten: €12 per persoon
- Vaste kosten: €420 ÷ 200 = €2,10 per persoon
- Extra personeel: €600 ÷ 200 = €3 per persoon
Totale kostprijs: €17,10 per persoon
Bepaal je verkoopprijs en marge
Voor catering hanteren we meestal een marge van 40-50% op de totale kosten. Dit percentage ligt hoger dan bij restaurants vanwege extra risico's zoals weersomslag en no-shows. Ook heb je meer flexibiliteit nodig.
⚠️ Let op:
Reken altijd met je verkoopprijs exclusief 9% BTW. De prijs die je aan klanten communiceert is inclusief BTW.
De formule voor je minimale verkoopprijs:
Verkoopprijs excl. BTW = Kostprijs ÷ (1 - Gewenste marge%)
💡 Voorbeeld prijsberekening:
Groep van 20 personen (45% marge):
- Kostprijs: €33 per persoon
- Verkoopprijs excl. BTW: €33 ÷ 0,55 = €60 per persoon
- Verkoopprijs incl. BTW: €60 × 1,09 = €65,40 per persoon
Totaal voor klant: €1.308 (20 × €65,40)
Groep van 200 personen (45% marge):
- Kostprijs: €17,10 per persoon
- Verkoopprijs excl. BTW: €17,10 ÷ 0,55 = €31,09 per persoon
- Verkoopprijs incl. BTW: €31,09 × 1,09 = €33,89 per persoon
Totaal voor klant: €6.778 (200 × €33,89)
Waar zit het verschil in winstgevendheid?
Grote groepen leveren vaak meer winst per bestede uur en energie op, zelfs met hetzelfde margepercentage. Dit is een patroon dat we keer op keer tegenkomen in restaurant financiën:
- Meer omzet per event: €6.778 vs €1.308
- Zelfde voorbereidingstijd: Menu plannen kost evenveel tijd
- Efficiënter inkopen: Grotere hoeveelheden betekenen vaak betere inkoopprijzen
- Betere benutting personeel: Je team is toch al ter plaatse
Maar let op: grote groepen brengen ook meer risico's met zich mee. 20 no-shows bij een groep van 200 voel je direct. Bij een groep van 20 is 1 no-show al 5% van je omzet.
Praktische tips voor verschillende groepsgroottes
Voor kleine groepen (10-30 personen):
- Reken minimaal €50-70 per persoon om rendabel te zijn
- Overweeg een minimum factuurbedrag (bijv. €800)
- Kies voor menu's die weinig ter-plaatse voorbereiding vragen
Voor grote groepen (100+ personen):
- Je kunt concurrerender prijzen hanteren (€25-45 per persoon)
- Plan extra personeel in (1 kok per 80-100 personen)
- Reken met 5-10% no-show en plan daar je inkoop op
Hoe bereken je de marge per groepsgrootte? (stap voor stap)
Bereken je vaste kosten per event
Tel transport, opbouw, minimale personeelsinzet en andere kosten op die niet afhangen van het aantal gasten. Deel dit bedrag door het aantal personen om de vaste kosten per persoon te krijgen.
Reken ingrediëntkosten en variabele personeel uit
Bereken wat de ingrediënten per persoon kosten en hoeveel extra personeel je nodig hebt boven je minimum. Voor grote groepen heb je meer koks en bediening nodig.
Bepaal verkoopprijs met gewenste marge
Tel alle kosten per persoon op en deel door (1 - gewenste marge%). Voor catering is 40-50% marge gebruikelijk. Vergeet niet de BTW van 9% toe te voegen voor de eindprijs.
✨ Pro tip
Bereken voor groepen van 20 personen je break-even punt op €800 totaalomzet, voor groepen van 200 op €4.500. Alles daaronder levert te weinig marge op om de risico's te dekken.
Dit zelf berekenen?
In de KitchenNmbrs app doe je dit in een paar klikken. 7 dagen gratis, geen creditcard.
Was dit artikel nuttig?
Veelgestelde vragen
Waarom kan ik geen vaste prijs per persoon hanteren?
Omdat vaste kosten zoals transport en opbouw niet meeschalen. Bij 20 personen betaal je €21 vaste kosten per persoon, bij 200 personen slechts €2,10 per persoon.
Welke marge moet ik aanhouden voor catering?
Voor catering is 40-50% marge gebruikelijk, hoger dan restaurants omdat je meer risico's hebt zoals weersomslag en no-shows. Kleine groepen kunnen 45-50% marge rechtvaardigen.
Hoe ga ik om met no-shows bij grote groepen?
Reken bij groepen van 100+ personen met 5-10% no-show in je planning. Koop iets minder in dan het definitieve aantal en communiceer duidelijke annuleringsvoorwaarden.
Wat is een realistisch minimum factuurbedrag?
Voor kleine catering events kun je een minimum van €800-1000 hanteren. Anders worden de vaste kosten te hoog per persoon en verdien je niets aan het event.
⚠️ EU Verordening 1169/2011 — Allergeninformatie — https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2011/1169/oj
De allergeninformatie op deze pagina is gebaseerd op EU Verordening 1169/2011. Recepten en ingrediënten kunnen per leverancier verschillen. Verifieer altijd de actuele allergeninformatie bij uw leverancier en communiceer dit correct aan uw gasten. KitchenNmbrs is niet aansprakelijk voor allergische reacties.
In Nederland handhaaft de NVWA de allergenenwetgeving.
📚 Geraadpleegde bronnen
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Officiële bron
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Officiële bron
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Officiële bron
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Officiële bron
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Officiële bron
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Officiële bron
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Officiële bron
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Officiële bron
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Officiële bron
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Officiële bron
NVWA (Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit) — https://www.nvwa.nl
De HACCP-normen in deze applicatie zijn uitsluitend informatief. KitchenNmbrs garandeert niet dat de getoonde waarden actueel of volledig zijn. Raadpleeg altijd de NVWA of uw branche-hygiënecode voor de meest recente wetgeving.
Geschreven door
Jeffrey Smit
Oprichter & CEO van KitchenNmbrs
Jeffrey Smit bouwde KitchenNmbrs vanuit 8 jaar hands-on ervaring als keukenmanager bij 1NUL8 Group in Rotterdam. Zijn missie: elke restauranteigenaar grip geven op food cost.
Calculeer events en catering tot op de cent
Groepsarrangementen, buffetten en events zijn complex. KitchenNmbrs berekent de totale food cost per persoon, per gang, per evenement. Start gratis.
Start gratis trial →