Eine Anzahlung von 50-70% des Gesamtauftragswertes deckt normalerweise dein Einkaufsrisiko bei Catering und Events ab. Ohne Anzahlung riskierst du, Zutaten eingekauft zu haben, die du nicht verkaufen kannst, wenn der Kunde absagt. In diesem Artikel lernst du, genau zu berechnen, wie viel Anzahlung du brauchst, um finanziell sicher zu bleiben.
Was ist Einkaufsrisiko bei Catering?
Bei Catering kaufst du Zutaten für eine bestimmte Anzahl von Personen an einem bestimmten Datum ein. Anders als in deinem Restaurant kannst du diese Produkte nicht am nächsten Tag verkaufen, wenn der Kunde absagt. Dein Einkaufsrisiko besteht aus allen Kosten, die du machst, bevor das Event stattfindet.
💡 Beispiel:
Geschäftslunch für 50 Personen, Menü €35 pro Person:
- Zutaten: €875 (50 × €17,50 Lebensmittelkosten)
- Zusätzliches Personal: €400
- Verpackung/Material: €150
- Transport: €75
Gesamtes Einkaufsrisiko: €1.500
Berechne dein gesamtes Einkaufsrisiko
Dein Einkaufsrisiko besteht aus allen Kosten, die du vor dem Event machst. Das sind nicht nur Zutaten, sondern auch Personal, Materialien und Transport, die du nicht rückgängig machen kannst.
Formel Einkaufsrisiko:
Zutaten + Zusätzliches Personal + Materialien + Transport = Gesamtrisiko
- Zutaten: Anzahl der Personen × Lebensmittelkosten pro Person
- Zusätzliches Personal: Stunden × Stundensatz für Event-spezifisches Personal
- Materialien: Einweggeschirr, Dekoration, spezielle Bedarfsartikel
- Transport: Kraftstoff, Zeit, eventuell gemieteter Bus
⚠️ Achtung:
Zähle nur Kosten, die du speziell für dieses Event machst. Dein festes Personal und deine Küchengeräte sind kein Einkaufsrisiko.
Anzahlungsprozentsatz bestimmen
Die Höhe deiner Anzahlung hängt von deinem Einkaufsrisiko als Prozentsatz des Gesamtauftragswertes ab. Je höher dieser Prozentsatz, desto mehr Anzahlung brauchst du.
💡 Beispielberechnung:
Event im Wert von €1.750 mit €1.500 Einkaufsrisiko:
- Einkaufsrisiko: (€1.500 / €1.750) × 100 = 86%
- Anzahlung mindestens: 86% von €1.750 = €1.505
- Praktisch: 90% Anzahlung = €1.575
Dies deckt dein Risiko vollständig plus einen kleinen Puffer.
Übliche Anzahlungsprozentsätze für Catering:
- 50-60%: Standard-Catering mit hauptsächlich frischen Zutaten
- 70-80%: Events mit teuren Zutaten (Fisch, Fleisch, Spezialprodukte)
- 80-90%: Komplexe Events mit viel Vorbereitung und Materialien
- 100%: Kleine Events oder unbekannte Kunden
Zeitpunkt der Anzahlung
Fordere deine Anzahlung an, wenn du anfangen musst einzukaufen. Das ist normalerweise 3-7 Tage vor dem Event, abhängig von deinen Lieferanten und der Art der Gerichte.
💡 Praktischer Zeitplan:
- Bei Bestätigung: 25-30% (zeigt Engagement des Kunden)
- 1 Woche vor Event: Restliche Anzahlung bis 70-90%
- Nach dem Event: Eventueller Restbetrag (bei Änderungen)
Stornobedingungen verknüpfen
Deine Anzahlung muss mit klaren Stornobedingungen verknüpft sein. Je näher das Event rückt, desto mehr von der Anzahlung darfst du behalten.
- Mehr als 7 Tage: Vollständige Rückerstattung minus Verwaltungsgebühren
- 3-7 Tage: 50% Rückerstattung (du hast bereits Zutaten bestellt)
- Weniger als 3 Tage: Keine Rückerstattung (alles ist eingekauft)
⚠️ Achtung:
Schreibe deine Stornobedingungen immer schriftlich in dein Angebot. Mündliche Absprachen führen zu Diskussionen.
Anzahlungen digital verfolgen
Verfolge pro Event: Gesamtauftragswert, Einkaufsrisiko, angeforderte Anzahlung und erhaltener Betrag. Dies hilft dir, Muster zu erkennen und deine Anzahlungsrichtlinie zu verbessern.
Ein System wie KitchenNmbrs kann dir helfen, deine Lebensmittelkosten pro Person genau zu berechnen, damit du dein Einkaufsrisiko genau kennst. Dies macht die Bestimmung der richtigen Anzahlung viel einfacher.
Wie berechnet man die richtige Anzahlung? (Schritt für Schritt)
Berechne deine Lebensmittelkosten pro Person
Addiere alle Zutatenkosten und teile durch die Anzahl der Personen. Vergiss nicht, Garnituren, Saucen und Spezialprodukte einzubeziehen.
Addiere alle zusätzlichen Kosten
Füge Transport, zusätzliches Personal, Materialien und Verpackungen zu deinen Zutatenkosten hinzu. Dies ist dein gesamtes Einkaufsrisiko.
Berechne den Risikoprozentsatz
Teile dein gesamtes Einkaufsrisiko durch den Auftragswert und multipliziere mit 100. Dieser Prozentsatz (plus 5-10% Puffer) ist deine Mindestanzahlung.
✨ Pro tip
Berechne deine Anzahlung immer auf Basis deines tatsächlichen Einkaufsrisikos, nicht auf einem festen Prozentsatz. Bei teuren Zutaten wie Hummer oder Wagyu-Rind brauchst du eine höhere Anzahlung als bei Standard-Buffets.
Selbst berechnen?
In der KitchenNmbrs App geht das mit wenigen Klicks. 7 Tage kostenlos, keine Kreditkarte.
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Häufig gestellte Fragen
Was ist, wenn der Kunde die Anzahlung nicht zahlen möchte?
Erkläre, dass du Zutaten speziell für sein Event einkaufst und diese nicht weiterverkaufen kannst. Ohne Anzahlung trägst du zu viel finanzielles Risiko. Biete eventuell eine niedrigere Anzahlung bei bekannten, zuverlässigen Kunden an.
Kann ich die Anzahlung bei großen Unternehmen niedriger halten?
Bei großen, bekannten Unternehmen kannst du das Risiko oft besser einschätzen. Eine Anzahlung von 30-40% kann ausreichend sein, aber stelle sicher, dass du eine schriftliche Bestätigung und klare Zahlungsbedingungen hast.
Was mache ich mit der Anzahlung, wenn das Event verschoben wird?
Bei Verschiebung innerhalb einer angemessenen Frist (z.B. wegen Corona) kannst du die Anzahlung für das neue Datum behalten. Stelle sicher, dass dies in deinen Bedingungen festgehalten ist und setze eine maximale Verschiebungsfrist von 6-12 Monaten.
Muss ich MwSt. auf die Anzahlung berechnen?
Ja, auf die Anzahlung zahlst du 9% MwSt. (Lebensmittel) oder 21% MwSt. (Getränke). Rechne dies in deinen Anzahlungsbetrag ein und vermerke es deutlich auf deiner Rechnung.
Wie fordere ich eine Anzahlung an, ohne Kunden abzuschrecken?
Erkläre, dass du frische Produkte speziell für ihr Event einkaufst. Präsentiere es als Standardverfahren, nicht als Misstrauen. Biete Flexibilität bei den Zahlungszeitpunkten an, halte aber am Prozentsatz fest.
⚠️ EU-Verordnung 1169/2011 — Allergeninformation — https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2011/1169/oj
Die Allergeninformationen auf dieser Seite basieren auf der EU-Verordnung 1169/2011. Rezepte und Zutaten können je nach Lieferant variieren. Überprüfen Sie stets die aktuellen Allergeninformationen bei Ihrem Lieferanten und kommunizieren Sie diese korrekt an Ihre Gäste. KitchenNmbrs haftet nicht für allergische Reaktionen.
In Deutschland überwacht das BVL die Allergenvorschriften gemäß LMIDV.
📚 Konsultierte Quellen
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Offizielle Quelle
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Offizielle Quelle
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Offizielle Quelle
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Offizielle Quelle
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Offizielle Quelle
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Offizielle Quelle
BVL (Bundesamt für Verbraucherschutz und Lebensmittelsicherheit) — https://www.bvl.bund.de
Die in dieser Anwendung angezeigten HACCP-Normen dienen ausschließlich der Information. KitchenNmbrs garantiert nicht, dass die angezeigten Werte aktuell oder vollständig sind. Konsultieren Sie stets das BVL oder Ihre zuständige Behörde für die neuesten Vorschriften.
Geschrieben von
Jeffrey Smit
Gründer & CEO von KitchenNmbrs
Jeffrey Smit hat KitchenNmbrs aus 8 Jahren praktischer Erfahrung als Küchenmanager bei der 1NUL8 Group in Rotterdam aufgebaut. Seine Mission: jedem Restaurantbesitzer Kontrolle über die Lebensmittelkosten geben.
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