Ein Ganztagskonferenz-Paket hat mehrere Kostenelemente, die du in deine Margenberechnung einbeziehen musst. Viele Caterer vergessen versteckte Kosten wie Auf- und Abbau, Transport und No-Show-Risiko, wodurch sie unbewusst Geld verlieren. In diesem Artikel lernst du Schritt für Schritt, wie du einen rentablen Preis für komplexe Veranstaltungen berechnest.
Alle Kostenelemente eines Konferenz-Pakets
Eine Ganztagskonferenz besteht aus mehreren Momenten, die jeweils ihre eigenen Kosten haben. Du kannst dich nicht nur auf die Ingredienzenkosten des Mittagessens beschränken.
- Empfang mit Kaffee und Tee (Morgens)
- Kaffeepause mit Gebäck (Morgens)
- Mittagessen (Warme Mahlzeit oder Buffet)
- Nachmittagspause mit Kaffee und Tee
- Aperitif (eventuell mit Häppchen)
💡 Beispiel Kostenaufbau:
Konferenz für 50 Personen:
- Empfang Kaffee: €3,50 pro Person
- Kaffeepause: €4,80 pro Person
- Mittagsbuffet: €18,50 pro Person
- Nachmittagspause: €2,20 pro Person
- Aperitif: €8,90 pro Person
Gesamte Lebensmittelkosten: €37,90 pro Person
Versteckte Kosten, die du oft vergisst
Neben den Ingredienzen gibt es zusätzliche Kosten, die speziell zum Catering gehören. Diese müssen in deine Kostenkalkulation, sonst verlierst du Geld.
- Transport: Benzin, Verschleiß, Fahrtzeit
- Auf- und Abbau: zusätzliche Arbeitsstunden
- Material: Chafing Dishes, Geschirr, Tischtücher
- No-Show-Puffer: du bereitest für 50 vor, es kommen 45
- Reinigung danach: zusätzliche Zeit und Material
⚠️ Achtung:
Rechne immer mit 5-10% No-Show-Risiko. Du hast Essen vorbereitet, das nicht konsumiert wird, aber trotzdem kostet.
Personal für Veranstaltungen berechnen
Bei Catering arbeitest du mit einer anderen Personalbesetzung als in deinem Restaurant. Du brauchst Leute für Auf- und Abbau sowie Service.
💡 Beispiel Personalbesetzung:
Konferenz 50 Personen, 8 Stunden insgesamt:
- Aufbau: 2 Personen × 2 Stunden = 4 Stunden
- Service: 3 Personen × 6 Stunden = 18 Stunden
- Abbau: 2 Personen × 1 Stunde = 2 Stunden
Gesamt: 24 Arbeitsstunden × €18/Stunde = €432
Die Margenberechnung Schritt für Schritt
Für eine gesunde Marge beim Catering hast du ein anderes Kostenverhältnis als in deinem Restaurant. Üblich sind 55-70% für Lebensmittel + Arbeit zusammen.
Die Formel für deinen Mindestverkaufspreis:
Mindestpreis = (Lebensmittelkosten + Arbeitskosten + Sonstige Kosten) / (1 - Gewünschte Gewinnmarge)
💡 Vollständige Berechnung:
Konferenz 50 Personen, gewünschte Marge 25%:
- Lebensmittelkosten: €37,90 × 50 = €1.895
- Personal: €432 (siehe Beispiel oben)
- Transport und Material: €180
- No-Show-Puffer (5%): €95
Gesamtkosten: €2.602
Mindestpreis: €2.602 / 0,75 = €3.469
Pro Person: €69,38
Verschiedene Pakete und Preise
Viele Caterer arbeiten mit verschiedenen Service-Niveaus, um unterschiedliche Budgets zu bedienen. Das gibt dir mehr Flexibilität auf dem Markt.
- Basic-Paket: Standard-Mittagessen, Thermoskanne Kaffee
- Premium-Paket: umfangreiches Mittagessen, frischer Kaffee, luxuriöse Häppchen
- Deluxe-Paket: 3-Gänge-Mittagessen, Barista, Champagner-Empfang
Jedes Paket hat seinen eigenen Lebensmittelkostenanteil. Premium und Deluxe können höhere Margen haben, weil Kunden mehr Wert wahrnehmen.
Saison und Planungsauswirkungen
Konferenz-Catering hat Spitzenzeiten, die deine Margen beeinflussen. In geschäftigen Zeiten kannst du höhere Preise verlangen, in ruhigen Zeiten musst du schärfer kalkulieren.
⚠️ Achtung:
Rechne in September-November und Januar-April mit 10-15% höherer Nachfrage. Plane deine Kapazität und Preise entsprechend ein.
Wie berechnest du die Marge auf ein Konferenz-Paket? (Schritt für Schritt)
Berechne alle Lebensmittelkosten pro Bestandteil
Erstelle eine Liste für jeden Moment: Empfang, Pausen, Mittagessen, Aperitif. Berechne die Ingredienzenkosten pro Person für jeden Bestandteil separat. Addiere diese für die gesamten Lebensmittelkosten pro Person.
Berechne Arbeitskosten für den ganzen Tag
Addiere alle Arbeitsstunden: Aufbau, Service, Abbau. Multipliziere mit deinem Stundensatz inklusive Arbeitgeberabgaben. Beim Catering sind dies oft 30-40% deiner Gesamtkosten.
Füge sonstige Kosten und Puffer hinzu
Rechne Transport, Material und einen No-Show-Puffer von 5-10% zu den Gesamtkosten. Teile durch (1 - gewünschte Gewinnmarge) für deinen Mindestverkaufspreis.
✨ Pro tip
Überprüfe die Location immer vorher. Schwieriger Aufbau, kein Aufzug, weite Wege - das kostet zusätzliche Zeit, die du in deine Arbeitskosten einrechnen musst.
Selbst berechnen?
In der KitchenNmbrs App geht das mit wenigen Klicks. 7 Tage kostenlos, keine Kreditkarte.
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Häufig gestellte Fragen
Welche Gewinnmarge ist normal für Konferenz-Catering?
Eine gesunde Gewinnmarge für Catering liegt zwischen 20-30%. Das ist höher als im Restaurant, weil du mehr Risiko mit Vorbereitungszeit und Transport hast.
Wie rechne ich Transportkosten in meinen Preis ein?
Rechne €0,35 pro Kilometer für Benzin und Verschleiß, plus Fahrtzeit zum Stundensatz. Bei Veranstaltungen innerhalb von 20km sind dies normalerweise €50-80 insgesamt.
Was ist, wenn weniger Gäste kommen als erwartet?
Baue immer einen 5-10% No-Show-Puffer in deine Kostenkalkulation ein. Vereinbare definitive Anzahlen 48 Stunden vorher und rechne bei großen Änderungen durch.
Muss ich die VAT beim Catering anders berechnen?
Nein, Catering hat den gleichen VAT-Satz wie ein Restaurant: 9% auf Essen und Getränke. Berechne deine Marge immer auf Basis von Preisen ohne VAT.
Wie konkurriere ich mit billigeren Caterern?
Konzentriere dich auf Wert: frische Zubereitung, professioneller Service, Zuverlässigkeit. Billige Caterer sparen oft bei Qualität oder Service-Niveau.
⚠️ EU-Verordnung 1169/2011 — Allergeninformation — https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2011/1169/oj
Die Allergeninformationen auf dieser Seite basieren auf der EU-Verordnung 1169/2011. Rezepte und Zutaten können je nach Lieferant variieren. Überprüfen Sie stets die aktuellen Allergeninformationen bei Ihrem Lieferanten und kommunizieren Sie diese korrekt an Ihre Gäste. KitchenNmbrs haftet nicht für allergische Reaktionen.
In Deutschland überwacht das BVL die Allergenvorschriften gemäß LMIDV.
📚 Konsultierte Quellen
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Offizielle Quelle
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Offizielle Quelle
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Offizielle Quelle
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Offizielle Quelle
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Offizielle Quelle
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Offizielle Quelle
BVL (Bundesamt für Verbraucherschutz und Lebensmittelsicherheit) — https://www.bvl.bund.de
Die in dieser Anwendung angezeigten HACCP-Normen dienen ausschließlich der Information. KitchenNmbrs garantiert nicht, dass die angezeigten Werte aktuell oder vollständig sind. Konsultieren Sie stets das BVL oder Ihre zuständige Behörde für die neuesten Vorschriften.
Geschrieben von
Jeffrey Smit
Gründer & CEO von KitchenNmbrs
Jeffrey Smit hat KitchenNmbrs aus 8 Jahren praktischer Erfahrung als Küchenmanager bei der 1NUL8 Group in Rotterdam aufgebaut. Seine Mission: jedem Restaurantbesitzer Kontrolle über die Lebensmittelkosten geben.
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