Auf- und Abbaukosten können 15-30% deines Cateringpreises ausmachen, aber viele Caterer vergessen, diese durchzuberechnen. Dadurch scheint ein Event profitabel zu sein, aber am Ende verdienst du nichts. In diesem Artikel lernst du Schritt für Schritt, wie du diese versteckten Kosten korrekt in deine Preisgestaltung einkalkulierst.
Was sind Auf- und Abbaukosten?
Auf- und Abbaukosten sind alle zusätzlichen Kosten, die du machst, um ein Event möglich zu machen, zusätzlich zum Essen selbst:
- Transport: Benzin, Fahrzeugverschleiß, Mautgebühren
- Personal vor Ort: Aufbau, Bedienung, Abbau (einschließlich Fahrtzeit)
- Material: Tische, Wärmebehälter, Geschirr, Tischtücher
- Zeit: Vorbereitung, Beladen, Entladen, Reinigung
⚠️ Achtung:
Viele Caterer rechnen nur mit den Lebensmittelkosten und vergessen, dass ein Event 3-6 Stunden zusätzliche Arbeit kostet. Dadurch verdienst du pro Stunde manchmal weniger als Mindestlohn.
Berechne deine tatsächlichen Kosten pro Event
Erstelle zunächst einen Überblick über alle Kosten, die du machst, auch die versteckten:
💡 Beispiel - Event für 50 Personen:
Direkte Kosten:
- Zutaten: €12 pro Person = €600
- Verpackung/Geschirr: €2 pro Person = €100
- Transport (Benzin + Verschleiß): €45
Arbeitskosten:
- Vorbereitung: 3 Stunden × €25 = €75
- Aufbau/Bedienung/Abbau: 5 Stunden × €25 = €125
Gesamtkosten: €945 (€18,90 pro Person)
Berechne deine gewünschte Gewinnmarge
Bei Catering ist eine Gewinnmarge von 25-35% üblich, da du mehr Risiko trägst als in deiner eigenen Küche:
- Ausfallrisiko: du hast bereits vorbereitet
- Wetterabhängig: Outdoor-Events können ausfallen
- Unvorhergesehene Kosten: zusätzliche Fahrtzeit, vergessenes Material
💡 Berechnung Verkaufspreis:
Kosten pro Person: €18,90
Gewünschte Gewinnmarge: 30%
Formel: Verkaufspreis = Kosten / (100% - Gewinnmarge%)
€18,90 / 0,70 = €27,00 pro Person ohne MwSt.
€27,00 × 1,19 = €32,13 pro Person inkl. 19% MwSt.
Separate Kostenpositionen durchberechnen
Einige Kosten kannst du besser separat durchberechnen, anstatt sie im Preis pro Person zu verstecken:
- Startkosten: Fixkosten unabhängig von der Anzahl der Gäste (€75-150)
- Entfernungszuschlag: bei Locations weiter als 25 km (€0,35 pro km)
- Materialmiete: Tische, Wärmebehälter (Kostpreis + 40%)
- Zusätzliches Personal: bei großen Events (€25-35 pro Stunde)
⚠️ Achtung:
Berechne Arbeitskosten immer einschließlich Fahrtzeit. Wenn du 1 Stunde hin und zurück fährst plus 4 Stunden arbeitest, berechne dann 5 Stunden Arbeit.
Überprüfe deine Konkurrenz und Marktpreise
Vergleiche deine Preise mit lokalen Konkurrenten, aber verfalle nicht in die Falle, zu billig zu sein:
💡 Marktpreise Deutschland (Richtwert):
- Lunch-Buffet: €18-28 pro Person
- Dinner-Buffet: €28-45 pro Person
- Serviertes Dinner: €35-65 pro Person
- Cocktail-Arrangement: €12-22 pro Person
Preise variieren stark je nach Region und Niveau.
Digital erfassen spart Zeit
Die manuelle Berechnung von Cateringpreisen kostet viel Zeit und ist fehleranfällig. Mit einem System wie KitchenNmbrs kannst du:
- Standardkostenpositionen einstellen (Transport, Aufbau, Personal)
- Automatisch pro Personenanzahl berechnen
- Verschiedene Arrangements vergleichen
- Angebote schnell mit korrekten Preisen generieren
Das spart dir 30-60 Minuten pro Angebot und verhindert Rechenfehler, die dich Geld kosten.
Wie berechnest du Auf- und Abbaukosten? (Schritt für Schritt)
Erstelle einen Kostenüberblick
Liste alle Kosten auf: Zutaten, Transport, Personal, Material und Zeit. Berechne Arbeitskosten einschließlich Fahrtzeit und vergesse Verpackungskosten nicht.
Berechne Kosten pro Person
Teile Fixkosten (Transport, Aufbau) durch die Anzahl der Gäste und addiere variable Kosten (Essen, Geschirr). Dies gibt dir die tatsächliche Kostpreis pro Person.
Berechne Gewinnmarge und MwSt.
Teile Kostpreis durch (100% - gewünschte Gewinnmarge) für Verkaufspreis ohne MwSt. Multipliziere mit 1,19 für Endpreis inkl. 19% MwSt.
✨ Pro tip
Erstelle eine Standard-Checkliste mit allen möglichen Kostenpositionen und fülle diese für jedes Event aus. Nach 10 Events erkennst du Muster und kannst schneller und genauer Preise kalkulieren.
Selbst berechnen?
In der KitchenNmbrs App geht das mit wenigen Klicks. 7 Tage kostenlos, keine Kreditkarte.
War dieser Artikel hilfreich?
Häufig gestellte Fragen
Wie viel Gewinnmarge ist bei Catering normal?
Eine Gewinnmarge von 25-35% ist bei Catering üblich, da du mehr Risiko trägst als in deiner eigenen Küche. Bei kleinen Events (unter 20 Personen) kann dies höher sein wegen Fixkosten.
Sollte ich Fahrtzeit in meine Arbeitskosten einrechnen?
Ja, immer. Wenn du 1 Stunde hin und zurück fährst plus 4 Stunden arbeitest, berechne dann 5 Stunden Arbeit. Fahrtzeit ist Arbeitszeit, die du nicht für andere Kunden nutzen kannst.
Kann ich Transport separat durchberechnen?
Ja, bei Events weiter als 25 km ist ein separater Entfernungszuschlag (€0,35 pro km) üblich. Dies macht deine Preisgestaltung transparenter für den Kunden.
Was ist, wenn weniger Gäste kommen als erwartet?
Berechne immer auf der Grundlage der bestätigten Anzahl von Gästen. Treffe Vereinbarungen über Änderungen bis 48 Stunden vorher, danach zahlt der Kunde die volle Anzahl.
Wie vermeide ich, zu billig zu sein?
Berechne zunächst deine tatsächlichen Kosten einschließlich aller Zeit. Vergleiche dann mit Marktpreisen, aber gehe niemals unter deine Kostpreis + minimale Gewinnmarge von 20%.
⚠️ EU-Verordnung 1169/2011 — Allergeninformation — https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2011/1169/oj
Die Allergeninformationen auf dieser Seite basieren auf der EU-Verordnung 1169/2011. Rezepte und Zutaten können je nach Lieferant variieren. Überprüfen Sie stets die aktuellen Allergeninformationen bei Ihrem Lieferanten und kommunizieren Sie diese korrekt an Ihre Gäste. KitchenNmbrs haftet nicht für allergische Reaktionen.
In Deutschland überwacht das BVL die Allergenvorschriften gemäß LMIDV.
📚 Konsultierte Quellen
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Offizielle Quelle
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Offizielle Quelle
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Offizielle Quelle
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Offizielle Quelle
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Offizielle Quelle
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Offizielle Quelle
BVL (Bundesamt für Verbraucherschutz und Lebensmittelsicherheit) — https://www.bvl.bund.de
Die in dieser Anwendung angezeigten HACCP-Normen dienen ausschließlich der Information. KitchenNmbrs garantiert nicht, dass die angezeigten Werte aktuell oder vollständig sind. Konsultieren Sie stets das BVL oder Ihre zuständige Behörde für die neuesten Vorschriften.
Geschrieben von
Jeffrey Smit
Gründer & CEO von KitchenNmbrs
Jeffrey Smit hat KitchenNmbrs aus 8 Jahren praktischer Erfahrung als Küchenmanager bei der 1NUL8 Group in Rotterdam aufgebaut. Seine Mission: jedem Restaurantbesitzer Kontrolle über die Lebensmittelkosten geben.
Kalkulieren Sie Events und Catering auf den Cent genau
Gruppenarrangements, Buffets und Events sind komplex. KitchenNmbrs berechnet die gesamten Food Costs pro Person, pro Gang, pro Event. Kostenlos starten.
Kostenlose Testversion starten →