Les frais de mise en place et de démontage peuvent représenter 15-30% de ton prix de catering, mais beaucoup de traiteurs oublient de les facturer. Du coup, un événement semble rentable, mais tu ne gagnes finalement rien. Dans cet article, tu apprendras étape par étape comment facturer correctement ces coûts cachés dans ta tarification.
Qu'est-ce que les frais de mise en place et de démontage ?
Les frais de mise en place et de démontage sont tous les coûts supplémentaires que tu engages pour rendre un événement possible, en plus de la nourriture elle-même :
- Transport : carburant, usure du véhicule, péages
- Personnel sur place : mise en place, service, démontage (y compris temps de trajet)
- Matériel : tables, équipements de maintien au chaud, vaisselle, linge
- Temps : préparation, chargement, déchargement, nettoyage
⚠️ Attention :
Beaucoup de traiteurs ne comptent que le coût alimentaire et oublient qu'un événement demande 3-6 heures de travail supplémentaire. Du coup, tu gagnes parfois moins que le salaire minimum à l'heure.
Calcule tes coûts réels par événement
Fais d'abord un inventaire de tous les coûts que tu engages, y compris les coûts cachés :
💡 Exemple - Événement pour 50 personnes :
Coûts directs :
- Ingrédients : €12 par personne = €600
- Emballage/vaisselle : €2 par personne = €100
- Transport (carburant + usure) : €45
Coûts de main-d'œuvre :
- Préparation : 3 heures × €25 = €75
- Mise en place/service/démontage : 5 heures × €25 = €125
Coûts totaux : €945 (€18,90 par personne)
Calcule ta marge bénéficiaire souhaitée
En catering, une marge bénéficiaire de 25-35% est courante, car tu prends plus de risques qu'en cuisine :
- Risque d'annulation : tu as déjà préparé
- Dépendance météorologique : les événements en plein air peuvent être annulés
- Coûts imprévus : temps de trajet supplémentaire, matériel oublié
💡 Calcul du prix de vente :
Coût par personne : €18,90
Marge bénéficiaire souhaitée : 30%
Formule : Prix de vente = Coûts / (100% - Marge bénéficiaire%)
€18,90 / 0,70 = €27,00 par personne HT
€27,00 × 1,09 = €29,43 par personne TTC (9% TVA)
Facturer les postes de coûts séparés
Certains coûts sont mieux facturés séparément plutôt que cachés dans le prix par personne :
- Frais de mise en place : coûts fixes indépendamment du nombre de convives (€75-150)
- Supplément distance : pour les lieux à plus de 25 km (€0,35 par km)
- Location de matériel : tables, équipements de maintien au chaud (coût + 40%)
- Personnel supplémentaire : pour les grands événements (€25-35 par heure)
⚠️ Attention :
Compte toujours les coûts de main-d'œuvre y compris le temps de trajet. Si tu passes 1 heure aller-retour plus 4 heures de travail, compte 5 heures de travail.
Vérifie ta concurrence et les prix du marché
Compare tes prix avec tes concurrents locaux, mais ne tombe pas dans le piège de être trop bon marché :
💡 Prix du marché (indicatif) :
- Buffet déjeuner : €18-28 par personne
- Buffet dîner : €28-45 par personne
- Dîner servi : €35-65 par personne
- Arrangement apéritif : €12-22 par personne
Les prix varient beaucoup selon la région et le niveau.
Suivi numérique pour gagner du temps
Le calcul manuel des prix de catering prend beaucoup de temps et est sujet aux erreurs. Avec un système comme KitchenNmbrs, tu peux :
- Configurer des postes de coûts standard (transport, mise en place, personnel)
- Calculer automatiquement par nombre de personnes
- Comparer différents arrangements
- Générer rapidement des devis avec les bons prix
Cela te fait gagner 30-60 minutes par devis et évite les erreurs de calcul qui te coûtent de l'argent.
Comment calculer les frais de mise en place et de démontage ? (étape par étape)
Fais un inventaire des coûts
Liste tous les coûts : ingrédients, transport, personnel, matériel et temps. Compte les coûts de main-d'œuvre y compris le temps de trajet et n'oublie pas les frais d'emballage.
Calcule les coûts par personne
Divise les coûts fixes (transport, mise en place) par le nombre de convives et ajoute les coûts variables (nourriture, vaisselle). Cela te donne ton prix de revient réel par personne.
Calcule la marge et la TVA
Divise le prix de revient par (100% - marge souhaitée) pour obtenir le prix HT. Multiplie par 1,09 pour le prix TTC avec 9% de TVA.
✨ Pro tip
Crée une checklist standard avec tous les postes de coûts possibles et remplis-la pour chaque événement. Après 10 événements, tu verras des tendances et tu pourras tarifer plus vite et avec plus de précision.
Calculer vous-même ?
Dans l'application KitchenNmbrs, c'est en quelques clics. 7 jours gratuits, sans carte de crédit.
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Questions fréquentes
Quelle marge bénéficiaire est normale en catering ?
Une marge bénéficiaire de 25-35% est courante en catering, car tu prends plus de risques qu'en cuisine. Pour les petits événements (moins de 20 personnes), cela peut être plus élevé en raison des coûts fixes.
Dois-je compter le temps de trajet dans mes coûts de main-d'œuvre ?
Oui, toujours. Si tu passes 1 heure aller-retour plus 4 heures de travail, compte 5 heures de travail. Le temps de trajet est du temps de travail que tu ne peux pas utiliser pour d'autres clients.
Puis-je facturer le transport séparément ?
Oui, pour les événements à plus de 25 km, un supplément distance séparé (€0,35 par km) est courant. Cela rend ta tarification plus transparente pour le client.
Que faire si moins de convives se présentent que prévu ?
Compte toujours sur le nombre confirmé de convives. Établis des accords sur les modifications jusqu'à 48 heures avant, après quoi le client paie le nombre complet.
Comment éviter d'être trop bon marché ?
Calcule d'abord tes coûts réels y compris tout le temps. Compare ensuite avec les prix du marché, mais ne descends jamais sous ton prix de revient + une marge minimale de 20%.
📚 Sources consultées
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Source officielle
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Source officielle
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Source officielle
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Source officielle
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Source officielle
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Source officielle
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Source officielle
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Source officielle
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Source officielle
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Source officielle
Ministère de l'Agriculture et de la Souveraineté alimentaire — https://agriculture.gouv.fr
Les normes HACCP affichées dans cette application sont fournies à titre informatif uniquement. KitchenNmbrs ne garantit pas que les valeurs affichées sont à jour ou complètes. Consultez toujours le Ministère de l'Agriculture ou votre autorité locale pour la réglementation en vigueur.
Rédigé par
Jeffrey Smit
Fondateur & CEO de KitchenNmbrs
Jeffrey Smit a créé KitchenNmbrs à partir de 8 ans d'expérience pratique en tant que responsable cuisine chez 1NUL8 Group à Rotterdam. Sa mission : donner à chaque restaurateur le contrôle de ses coûts alimentaires.
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