Bestandsabschreibungen korrekt zu dokumentieren verhindert Probleme mit deinem Buchhalter und dem Finanzamt. Viele Gastronomen werfen verdorbene Produkte weg, ohne dies festzuhalten, wodurch ihr Bestandswert nicht stimmt. In diesem Artikel lernst du Schritt für Schritt, wie du Abschreibungen registrierst, damit deine Buchhaltung stimmt.
Was ist Bestandsabschreibung?
Bestandsabschreibung sind Produkte, die du eingekauft hast, aber nicht verkaufen kannst. Denk an verdorbenes Gemüse, Fleisch über dem Verfallsdatum oder Zutaten, die versehentlich weggeworfen wurden.
Für deine Buchhaltung bedeutet das: Du hast Geld ausgegeben (Einkauf), bekommst aber keinen Umsatz dafür. Diese Kosten musst du korrekt registrieren.
💡 Beispiel:
Du kaufst Fisch für €50. Durch eine defekte Kühlung verderben €15 Fisch.
- Fischkauf: €50
- Verkauft: €35
- Abgeschrieben: €15
Diese €15 musst du als Verlust buchen.
Warum korrekte Dokumentation wichtig ist
Dein Buchhalter braucht diese Informationen für:
- Bestandsbewertung: Was ist dein tatsächlicher Bestand wert?
- Selbstkostenberechnung: Wie viel kostet ein Gericht wirklich?
- VAT-Erklärung: Auf abgeschriebene Bestände zahlst du keine Umsatzsteuer
- Gewinnberechnung: Verluste müssen von deinem Gewinn abgezogen werden
⚠️ Achtung:
Ohne Dokumentation kann das Finanzamt Abschreibungen ablehnen. Dann zahlst du zu viel Steuern.
Was musst du pro Abschreibung festhalten?
Für jede Abschreibung dokumentierst du:
- Datum: Wann entdeckt/weggeworfen
- Produkt: Was genau (z.B. "2 kg Lachsfilet")
- Einkaufswert: Was hat es gekostet
- Grund: Warum abgeschrieben (Verderb, abgelaufen, gefallen, etc.)
- Wer: Wer hat es festgestellt
💡 Beispiel Registrierung:
15. März 2024 - Lachsfilet 1,2 kg - €28,80 - Verderb durch Kühldefekt - Festgestellt durch Küchenchef
Digitale vs. papiergestützte Registrierung
Viele Küchen arbeiten mit einem Notizbuch neben dem Müll. Nachteile:
- Vergessen zu notieren
- Unleserliche Handschrift
- Listen verlieren
- Kein Überblick über Gesamtverluste
Digitale Registrierung macht es einfacher:
- Direkt Fotos von verdorbenen Produkten machen
- Automatisch Summen berechnen
- Übersichten pro Zeitraum erstellen
- Daten an deinen Buchhalter senden
💡 Beispiel Monatsübersicht:
- März 2024 Gesamtabschreibungen: €284
- Größter Verlustposten: Fisch (€95)
- Hauptursache: Kühldefekt (€150)
Das hilft dir, Muster zu erkennen und Verluste in Zukunft zu vermeiden.
Wie oft dokumentieren?
Dokumentiere sofort, wenn du etwas wegwirfst. Versuche nicht am Ende des Tages zu rekonstruieren, was weggeworfen wurde.
Erstelle wöchentlich einen Überblick für deinen Buchhalter mit:
- Gesamtabschreibungsbetrag
- Aufteilung pro Produktgruppe
- Wichtigste Ursachen
KitchenNmbrs und Abschreibungen
In KitchenNmbrs kannst du Lebensmittelverschwendung und Abschreibungen mit Fotos und automatischen Berechnungen registrieren. Das System verfolgt, welche Produkte du am häufigsten abschreibst, damit du Muster erkennen kannst.
Du kannst direkt Übersichten für deinen Buchhalter exportieren, einschließlich aller erforderlichen Details pro Abschreibung.
Wie dokumentierst du Bestandsabschreibungen? (Schritt für Schritt)
Erstelle ein Abschreibungsformular
Sorge für ein festes Format mit Feldern für Datum, Produkt, Menge, Einkaufspreis, Grund und wer es festgestellt hat. Das kann digital oder auf Papier sein.
Registriere sofort beim Wegwerfen
Fülle das Formular aus, sobald du etwas wegwirfst. Mache eventuell ein Foto als Beweis. Warte nicht bis zum Ende des Tages.
Berechne den Einkaufswert korrekt
Verwende den tatsächlichen Einkaufspreis des Produkts. Bei Produkten mit Schnittabfall rechnest du mit dem Preis des nutzbaren Teils.
Erstelle wöchentlich einen Überblick
Addiere alle Abschreibungen der Woche und erstelle einen Überblick pro Produktgruppe. Sende dies an deinen Buchhalter.
Analysiere Muster
Schau, welche Produkte du am häufigsten abschreibst und was die Hauptursachen sind. Das hilft dir, Verluste in Zukunft zu vermeiden.
✨ Pro tip
Hänge ein Whiteboard neben deinen Müll und notiere sofort, was du wegwirfst. Tippe es am Ende des Tages in dein System ein.
Selbst berechnen?
In der KitchenNmbrs App geht das mit wenigen Klicks. 7 Tage kostenlos, keine Kreditkarte.
War dieser Artikel hilfreich?
Häufig gestellte Fragen
Muss ich VAT auf abgeschriebene Bestände zahlen?
Nein, auf abgeschriebene Bestände zahlst du keine Umsatzsteuer. Du hast schließlich keinen Umsatz erzielt. Du hast aber bereits VAT beim Einkauf gezahlt.
Kann ich Abschreibungen schätzen, anstatt sie genau zu verfolgen?
Das ist nicht ratsam. Das Finanzamt möchte konkrete Dokumentation sehen. Schätzungen können bei einer Kontrolle abgelehnt werden.
Wie oft muss ich Abschreibungen an meinen Buchhalter melden?
Mindestens monatlich, aber wöchentlich ist besser. So bleibt deine Bestandsbewertung aktuell und du kannst schneller nachsteuern.
Was ist, wenn ich vergessen habe, Abschreibungen zu dokumentieren?
Versuche nachträglich so viel wie möglich mit Quittungen, Fotos oder Zeugenaussagen zu rekonstruieren. Für die Zukunft: Sorge für eine feste Routine.
Muss ich Fotos von weggeworfenem Essen machen?
Es ist nicht erforderlich, aber Fotos sind starker Beweis bei einer Kontrolle. Besonders bei großen Abschreibungen ist dies empfehlenswert.
⚠️ EU-Verordnung 1169/2011 — Allergeninformation — https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2011/1169/oj
Die Allergeninformationen auf dieser Seite basieren auf der EU-Verordnung 1169/2011. Rezepte und Zutaten können je nach Lieferant variieren. Überprüfen Sie stets die aktuellen Allergeninformationen bei Ihrem Lieferanten und kommunizieren Sie diese korrekt an Ihre Gäste. KitchenNmbrs haftet nicht für allergische Reaktionen.
In Deutschland überwacht das BVL die Allergenvorschriften gemäß LMIDV.
📚 Konsultierte Quellen
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Offizielle Quelle
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Offizielle Quelle
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Offizielle Quelle
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Offizielle Quelle
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Offizielle Quelle
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Offizielle Quelle
BVL (Bundesamt für Verbraucherschutz und Lebensmittelsicherheit) — https://www.bvl.bund.de
Die in dieser Anwendung angezeigten HACCP-Normen dienen ausschließlich der Information. KitchenNmbrs garantiert nicht, dass die angezeigten Werte aktuell oder vollständig sind. Konsultieren Sie stets das BVL oder Ihre zuständige Behörde für die neuesten Vorschriften.
Geschrieben von
Jeffrey Smit
Gründer & CEO von KitchenNmbrs
Jeffrey Smit hat KitchenNmbrs aus 8 Jahren praktischer Erfahrung als Küchenmanager bei der 1NUL8 Group in Rotterdam aufgebaut. Seine Mission: jedem Restaurantbesitzer Kontrolle über die Lebensmittelkosten geben.
Bestand verwalten ohne Tabellenkalkulationen
Wissen Sie immer, was Sie auf Lager haben und was es wert ist. KitchenNmbrs verknüpft Bestand mit Rezepten und Einkauf für vollständige Übersicht. Starten Sie Ihre kostenlose Testphase.
Kostenlose Testversion starten →