Afschrijvingen bijhouden is net als je portemonnee controleren - zonder goede administratie weet je niet waar je geld naartoe verdwijnt. Veel restauranthouders gooien bedorven producten weg zonder dit te registreren. Hierdoor klopt hun voorraadwaarde niet meer.
Wat is afgeschreven voorraad?
Afgeschreven voorraad zijn producten die je wel hebt ingekocht maar niet meer kunt verkopen. Bedorven groenten, vlees dat over de datum is, of ingrediënten die per ongeluk zijn weggegooid.
Voor je boekhouding betekent dit: je hebt wel geld uitgegeven maar krijgt er geen omzet voor terug. Deze kosten registreer je als verlies.
💡 Voorbeeld:
Je koopt voor €50 aan vis. Door een defecte koeling bederft €15 aan vis.
- Inkoop vis: €50
- Verkocht: €35
- Afgeschreven: €15
Deze €15 boek je als verlies.
Waarom correcte documentatie zo belangrijk is
Je boekhouder gebruikt deze gegevens voor:
- Voorraadwaardering: Wat is je echte voorraad waard?
- Kostprijs berekening: Wat kost een gerecht werkelijk?
- BTW-aangifte: Over afgeschreven voorraad hoef je geen omzetbelasting te betalen
- Winstberekening: Verliezen gaan van je winst af
⚠️ Let op:
Zonder documentatie weigert de Belastingdienst je afschrijvingen. Dan betaal je onnodig veel belasting.
Welke gegevens leg je vast?
Voor elke afschrijving noteer je:
- Datum: Wanneer ontdekt en weggegooid
- Product: Wat precies (bijvoorbeeld "1,5 kg zalmfilet")
- Inkoopwaarde: Wat het heeft gekost
- Reden: Waarom afgeschreven (bederf, over datum, gevallen)
- Wie: Wie heeft het geconstateerd
💡 Voorbeeld registratie:
15 maart 2024 - Zalmfilet 1,5 kg - €32,50 - Bederf door koeldefect - Chef-kok
Digitaal versus papier
Veel keukens gebruiken nog een schriftje bij de afvalbak. Maar dat geeft problemen:
- Personeel vergeet het te noteren
- Onduidelijk handschrift
- Lijsten raken kwijt
- Geen overzicht van totale verliezen per maand
Digitale registratie heeft voordelen:
- Direct foto's maken van bedorven producten
- Automatische berekening van totalen
- Overzichten per week of maand
- Gemakkelijk doorsturen naar je boekhouder
Het soort les dat je pas leert na je eerste maand met verlies te draaien: elke euro die je niet vastlegt, kan je boekhouder niet terugvorderen bij de belasting.
💡 Voorbeeld maandoverzicht:
- Maart 2024 totaal afschrijvingen: €284
- Grootste verliespost: vis (€95)
- Hoofdoorzaak: koeldefect (€150)
Zo herken je patronen en voorkom je toekomstige verliezen.
Wanneer documenteer je?
Registreer meteen wanneer je iets weggooit. Probeer niet aan het eind van de dienst te herinneren wat er allemaal is weggegooid.
Maak wekelijks een overzicht voor je boekhouder met:
- Totaalbedrag afschrijvingen
- Verdeling per productgroep
- Meest voorkomende oorzaken
Digitale hulpmiddelen
Een digitaal systeem helpt je voedselverspilling registreren met foto's en automatische berekeningen. Het bijhouden welke producten je het vaakst moet afschrijven geeft je inzicht in patronen.
Overzichten exporteer je direct naar je boekhouder, compleet met alle details die nodig zijn per afschrijving.
Hoe documenteer je afgeschreven voorraad? (stap voor stap)
Maak een afschrijvingsformulier
Zorg voor een vast format met velden voor datum, product, hoeveelheid, inkoopprijs, reden en wie het constateerde. Dit kan digitaal of op papier.
Registreer direct bij weggooi
Vul het formulier in zodra je iets weggooit. Maak eventueel een foto als bewijs. Wacht niet tot het eind van de dag.
Bereken de inkoopwaarde correct
Gebruik de werkelijke inkoopprijs van het product. Bij producten met snijverlies reken je met de prijs van het bruikbare deel.
Maak wekelijks een overzicht
Tel alle afschrijvingen van de week op en maak een overzicht per productgroep. Stuur dit naar je boekhouder.
Analyseer patronen
Kijk welke producten je het vaakst afschrijft en wat de hoofdoorzaken zijn. Dit helpt om verliezen in de toekomst te voorkomen.
✨ Pro tip
Fotografeer elke afschrijving boven €30 met je telefoon en noteer meteen de oorzaak. Maak iedere donderdag een weekoverzicht - dit scheelt je 4 uur administratiewerk per maand.
Dit zelf berekenen?
In de KitchenNmbrs app doe je dit in een paar klikken. 7 dagen gratis, geen creditcard.
Was dit artikel nuttig?
Veelgestelde vragen
Betaal ik BTW over afgeschreven voorraad?
Nee, over afgeschreven voorraad betaal je geen omzetbelasting omdat je geen omzet hebt behaald. De BTW die je bij inkoop hebt betaald, kun je wel aftrekken.
Accepteert de Belastingdienst geschatte afschrijvingen?
Nee, de Belastingdienst wil concrete documentatie van elke afschrijving zien. Bij controles worden schattingen vaak geweigerd. Dan betaal je alsnog te veel belasting over die producten.
Zijn foto's van weggegooid eten verplicht?
Foto's zijn niet verplicht maar wel sterk bewijs bij een controle. Vooral bij afschrijvingen boven €50 beschermen foto's je tegen discussies met de Belastingdienst.
📚 Geraadpleegde bronnen
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Officiële bron
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Officiële bron
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Officiële bron
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Officiële bron
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Officiële bron
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Officiële bron
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Officiële bron
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Officiële bron
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Officiële bron
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Officiële bron
NVWA (Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit) — https://www.nvwa.nl
De HACCP-normen in deze applicatie zijn uitsluitend informatief. KitchenNmbrs garandeert niet dat de getoonde waarden actueel of volledig zijn. Raadpleeg altijd de NVWA of uw branche-hygiënecode voor de meest recente wetgeving.
Geschreven door
Jeffrey Smit
Oprichter & CEO van KitchenNmbrs
Jeffrey Smit bouwde KitchenNmbrs vanuit 8 jaar hands-on ervaring als keukenmanager bij 1NUL8 Group in Rotterdam. Zijn missie: elke restauranteigenaar grip geven op food cost.
Voorraad beheren zonder spreadsheets
Weet altijd wat je op voorraad hebt en hoeveel het waard is. KitchenNmbrs koppelt voorraad aan recepten en inkoop voor volledig overzicht. Start je gratis proefperiode.
Start gratis trial →