Personalgetränke können eine erhebliche Kostenposition sein, wenn du keine klare Richtlinie dafür hast. Viele Gastronomen unterschätzen die Auswirkungen: Bei 5 Mitarbeitern, die täglich 2 Getränke zu sich nehmen, verlierst du schnell €3.000–€5.000 pro Jahr an Umsatz. In diesem Artikel lernst du, wie du eine faire Richtlinie aufstellst und genau berechnest, was sie dich kostet.
Warum eine Getränkerichtlinie wichtig ist
Ohne klare Regeln entstehen Graubereiche. Der eine Mitarbeiter nimmt sich eine Cola, der andere ein Bier nach seiner Schicht, und wieder ein anderer teilt Getränke mit Freunden. Bevor du dich versiehst, gibst du hunderte Euro pro Monat aus, ohne es zu bemerken.
⚠️ Achtung:
Personalgetränke sind steuerlich gesehen eine Arbeitsbedingung. Bei großen Mengen kann das Finanzamt dies als Lohn in natura einstufen, worauf du Steuern zahlen musst.
Verschiedene Richtlinienoptionen
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Personalgetränke zu regeln. Jede hat Vor- und Nachteile:
- Vollständig kostenlos: Einfach, aber teuerste Option
- Begrenzt kostenlos: Zum Beispiel 2 Getränke pro Schicht
- Personalpreis: 50% Rabatt auf Einkaufspreis
- Zum Einkaufspreis: Keine Marge, aber kostendeckend
- Vollständig selbst bezahlen: Günstigste Option, kann aber demotivierend wirken
Berechne die tatsächlichen Kosten
Die Kosten für Personalgetränke bestehen aus mehr als nur dem Einkaufspreis. Du verlierst auch die Marge, die du normalerweise auf diese Getränke machen würdest.
💡 Beispielberechnung:
5 Mitarbeiter, je 2 Getränke pro Arbeitstag, 6 Tage pro Woche:
- Cola Einkaufspreis: €0,35 pro Glas
- Cola Verkaufspreis: €2,50 (ohne 9% MwSt. = €2,29)
- Entgangene Marge pro Glas: €2,29 - €0,35 = €1,94
- Pro Woche: 5 × 2 × 6 × €1,94 = €116,40
Jährlich entgangener Umsatz: €6.053
Alkoholische Getränke separat behandeln
Für alkoholische Getränke gelten andere Regeln. Bier und Wein haben einen höheren Einkaufspreis und 19% MwSt. statt 7%. Außerdem gibt es arbeitsrechtliche Aspekte: Alkohol während der Arbeitszeit ist normalerweise nicht erlaubt.
💡 Beispiel Bierrichtlinie:
Bier nur nach Schichtende, maximal 1 pro Tag:
- Bier Einkaufspreis: €1,20 pro Glas
- Bier Verkaufspreis: €3,50 (ohne 19% MwSt. = €2,94)
- Entgangene Marge: €2,94 - €1,20 = €1,74 pro Bier
- 5 Mitarbeiter × 6 Tage = €52,20 pro Woche
Jährlich: €2.714 entgangener Umsatz
Eine faire Richtlinie aufstellen
Eine gute Personalgetränkerichtlinie ist klar, fair und umsetzbar. Schreib sie auf und bespreche sie mit deinem Team. Transparenz verhindert später Diskussionen.
- Welche Getränke: Wasser immer kostenlos, Softdrinks begrenzt, Alkohol nur nach Schicht
- Wie viel: Zum Beispiel 2 alkoholfreie Getränke pro Schicht
- Wann: Während Pausen und nach Schichtende
- Registrierung: Wie verfolgst du, was konsumiert wird
- Ausnahmen: Was bei langen Schichten oder heißen Tagen
Digitale Registrierung vs. Vertrauen
Du kannst Personalgetränke auf verschiedene Weise nachverfolgen. Manche Unternehmer arbeiten auf Vertrauensbasis, andere registrieren alles digital. Die Wahl hängt von deiner Teamgröße und Unternehmenskultur ab.
⚠️ Achtung:
Ohne Registrierung weißt du nicht, was Personalgetränke dich wirklich kosten. Dies macht es schwierig, deine Lebensmittelkosten und Margen korrekt zu berechnen.
Auswirkung auf deine Gesamtmarge
Personalgetränke beeinflussen deine Gesamtgetränkemarge. Wenn du normalerweise 20% Pour Cost hast, können unkontrollierte Personalgetränke dies schnell auf 25–30% ansteigen lassen.
💡 Auswirkung auf Pour Cost:
Restaurant mit €8.000 Getränkeumsatz pro Monat:
- Normale Pour Cost: 20% = €1.600 Einkaufskosten
- €500 Personalgetränke (Einkaufswert) zusätzlich
- Neue Pour Cost: (€1.600 + €500) / €8.000 = 26,3%
Deine Marge sinkt um 6,3 Prozentpunkte
Beispielrichtlinien für verschiedene Betriebstypen
Die ideale Getränkerichtlinie hängt von deinem Betriebstyp ab. Ein Fine-Dining-Restaurant hat andere Regeln als eine Kneipe.
- Restaurant: Wasser kostenlos, 1 Softdrink pro Schicht, Alkohol zum Einkaufspreis
- Kneipe/Bar: 2 Getränke kostenlos pro Schicht, Bier nach Schließung erlaubt
- Fast Casual: Begrenzt auf Wasser und 1 Softdrink, strikte Registrierung
- Catering: Mehr Flexibilität bei langen Events, Wasser immer unbegrenzt
Wie richtest du eine Personalgetränkerichtlinie ein? (Schritt für Schritt)
Berechne deine aktuellen Kosten
Zähle 2 Wochen lang auf, was dein Personal trinkt. Berechne sowohl den Einkaufspreis als auch die entgangene Marge. Dies gibt dir ein realistisches Bild der tatsächlichen Kosten.
Bestimme deine Richtlinie pro Getränkeart
Unterscheide zwischen Wasser (immer kostenlos), Softdrinks (begrenzt kostenlos) und Alkohol (nur nach Schicht). Setze Limits, die fair sind, aber deine Kosten unter Kontrolle halten.
Registriere und evaluiere monatlich
Verfolge, was konsumiert wird, und berechne monatlich die Auswirkung auf deine Marge. Passe die Richtlinie an, wenn die Kosten zu hoch werden oder das Team unzufrieden ist.
✨ Pro tip
Nutze eine App wie KitchenNmbrs, um Personalgetränke als separate Kostenposition zu registrieren. So siehst du sofort die Auswirkung auf deine Gesamtgetränkemarge und kannst rechtzeitig gegensteuern.
Selbst berechnen?
In der KitchenNmbrs App geht das mit wenigen Klicks. 7 Tage kostenlos, keine Kreditkarte.
War dieser Artikel hilfreich?
Häufig gestellte Fragen
Wie viel darf ich für Personalgetränke ausgeben?
Eine Faustregel ist maximal 1–2% deiner Gesamtpersonalkosten. Bei €10.000 Lohnkosten pro Monat wären €100–€200 für Personalgetränke angemessen.
Muss ich MwSt. auf kostenlose Personalgetränke zahlen?
Kleine Mengen (wie 1–2 Getränke pro Schicht) fallen normalerweise unter die Befreiung. Bei strukturell hohen Beträgen kann das Finanzamt dies als Lohn in natura einstufen.
Darf ich Alkohol für Personal vollständig verbieten?
Ja, du darfst als Arbeitgeber Alkohol während der Arbeitszeit verbieten. Auch nach Schichtende darfst du Regeln für Alkoholkonsum auf deinem Betriebsgelände aufstellen.
Wie verhindere ich Diskussionen über die Getränkerichtlinie?
Beziehe dein Team in die Aufstellung der Richtlinie ein. Erkläre, warum Regeln notwendig sind, und sei transparent über die Kosten. Eine schriftliche Richtlinie verhindert Missverständnisse.
Kann ich unterschiedliche Regeln pro Funktion haben?
Ja, du darfst zwischen Funktionen unterscheiden. Zum Beispiel mehr Getränke für Köche, die in einer heißen Küche arbeiten, oder andere Regeln für Management versus ausführendes Personal.
⚠️ EU-Verordnung 1169/2011 — Allergeninformation — https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2011/1169/oj
Die Allergeninformationen auf dieser Seite basieren auf der EU-Verordnung 1169/2011. Rezepte und Zutaten können je nach Lieferant variieren. Überprüfen Sie stets die aktuellen Allergeninformationen bei Ihrem Lieferanten und kommunizieren Sie diese korrekt an Ihre Gäste. KitchenNmbrs haftet nicht für allergische Reaktionen.
In Deutschland überwacht das BVL die Allergenvorschriften gemäß LMIDV.
📚 Konsultierte Quellen
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Offizielle Quelle
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Offizielle Quelle
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Offizielle Quelle
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Offizielle Quelle
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Offizielle Quelle
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Offizielle Quelle
BVL (Bundesamt für Verbraucherschutz und Lebensmittelsicherheit) — https://www.bvl.bund.de
Die in dieser Anwendung angezeigten HACCP-Normen dienen ausschließlich der Information. KitchenNmbrs garantiert nicht, dass die angezeigten Werte aktuell oder vollständig sind. Konsultieren Sie stets das BVL oder Ihre zuständige Behörde für die neuesten Vorschriften.
Geschrieben von
Jeffrey Smit
Gründer & CEO von KitchenNmbrs
Jeffrey Smit hat KitchenNmbrs aus 8 Jahren praktischer Erfahrung als Küchenmanager bei der 1NUL8 Group in Rotterdam aufgebaut. Seine Mission: jedem Restaurantbesitzer Kontrolle über die Lebensmittelkosten geben.
Berechnen Sie Ihre Cocktailkosten bis auf den ml
Getränkemargen scheinen hoch, aber Schwund und Free Pours fressen sie auf. KitchenNmbrs berechnet den exakten Selbstkostenpreis jedes Cocktails und Getränks. Kostenlos testen.
Kostenlose Testversion starten →