Bestandsdaten sind entscheidend für deine monatliche P&L - sie bestimmen deine tatsächlichen Lebensmittelkosten und Rentabilität. Viele Unternehmer vergessen Bestandsveränderungen zu berücksichtigen, wodurch ihre P&L ein verzerrtes Bild gibt. In diesem Artikel lernst du Schritt für Schritt, wie du Bestandsdaten korrekt in deine P&L einarbeitest für einen genauen Einblick in deinen Gewinn.
Warum Bestandsdaten für deine P&L unverzichtbar sind
Deine P&L (Profit & Loss) zeigt deinen tatsächlichen Gewinn über einen Monat. Aber wenn du nur auf Einkauf und Verkauf schaust, stimmt das Bild nicht. Denn was du einkaufst, verkaufst du nicht immer im selben Monat.
💡 Beispiel:
Restaurant De Smaak im Februar:
- Einkauf Zutaten: €8.000
- Umsatz: €28.000
- Bestand Monatsbeginn: €3.500
- Bestand Monatsende: €4.200
Ohne Bestandskorrektur sieht die Lebensmittelkostenquote aus wie: €8.000 / €28.000 = 28,6%
Mit Bestandskorrektur: (€8.000 + €3.500 - €4.200) / €28.000 = 26,1%
Der Unterschied von 2,5 Prozentpunkten bedeutet €700 mehr Gewinn auf dem Papier - oder gerade €700 weniger, wenn dein Bestand sinkt.
Die Formel für tatsächliche Lebensmittelkosten
Für eine korrekte P&L verwendest du diese Formel:
Tatsächliche Lebensmittelkosten = (Einkauf + Anfangsbestand - Endbestand) / Umsatz × 100
Dies gibt dir die Kosten dessen, was du tatsächlich verkauft hast, nicht was du gekauft hast.
⚠️ Achtung:
Rechne immer mit Umsatz ohne MwSt. Restaurantumsatz hat 19% MwSt, also €28.000 inkl. wird €23.529 exkl. MwSt.
Bestandszählung: Was zählst du mit?
Für deine P&L zählst du alle Zutaten, die du verkaufen kannst:
- Frische Produkte: Fleisch, Fisch, Gemüse, Milchprodukte
- Trockene Produkte: Reis, Pasta, Gewürze, Öl
- Tiefkühl: Alles, was du verwenden kannst
- Getränke: Wein, Bier, Softdrinks zum Verkauf
Was du NICHT mitzählst:
- Reinigungsmittel
- Servietten, Besteck
- Verdorbene Produkte
Praktische Bestandszählung
Die meisten Restaurants zählen den Bestand am letzten Tag des Monats nach Schließung. So erhältst du das genaueste Bild.
💡 Praktisches Beispiel:
Bistro Het Plein zählt jeden Monat am 31.:
- Kühlbereich: 45 Minuten (Fleisch, Fisch, Milchprodukte, Gemüse)
- Trockene Vorräte: 30 Minuten (Pasta, Reis, Konserven)
- Getränke: 20 Minuten (Wein, Bier, Softdrinks)
- Gefrierschrank: 15 Minuten
Gesamtzählzeit: 1 Stunde 50 Minuten pro Monat
Von Bestandsdaten zu P&L-Zahlen
Mit deinen Bestandszahlen berechnest du die tatsächlichen Kosten pro Kategorie:
Lebensmittelkosten = (Einkauf Lebensmittel + Anfangsbestand Lebensmittel - Endbestand Lebensmittel) / Lebensmittelumsatz
Getränkekosten = (Einkauf Getränke + Anfangsbestand Getränke - Endbestand Getränke) / Getränkeumsatz
💡 Vollständiges P&L-Beispiel:
Restaurant März-Zahlen:
- Lebensmittelumsatz: €22.000 (exkl. MwSt)
- Lebensmitteleinkauf: €6.500
- Lebensmittelbestand Anfang: €2.800
- Lebensmittelbestand Ende: €3.100
Tatsächliche Lebensmittelkosten: (€6.500 + €2.800 - €3.100) / €22.000 = 28,6%
Bruttomarge Lebensmittel: 71,4% = €15.700
Digitale Hilfsmittel
Bestandszählung und Berechnung von Hand kosten Zeit. Viele Restaurants nutzen Apps wie KitchenNmbrs um:
- Bestandszählungen digital zu erfassen
- Automatisch P&L-Berechnungen durchzuführen
- Trends pro Monat zu vergleichen
- Warnungen bei abweichenden Zahlen zu erhalten
⚠️ Achtung:
Keine App zählt deinen Bestand automatisch. Du musst die Zahlen eingeben - die App hilft nur bei Berechnungen und Übersicht.
Wie verarbeitest du Bestandsdaten in deiner P&L? (Schritt für Schritt)
Zähle deinen Bestand am letzten Tag des Monats
Gehe systematisch durch Kühlbereich, trockene Vorräte, Gefrierschrank und Getränke. Notiere alles, was du verkaufen kannst, mit dem Einkaufswert. Zähle nach Schließung für das genaueste Bild.
Sammle deine Einkaufszahlen aus diesem Monat
Hole alle Lieferantenrechnungen aus diesem Monat. Teile Lebensmittel und Getränke auf. Zähle nur Zutaten mit, die du verkaufst, keine Reinigungsmittel oder andere Betriebskosten.
Berechne deine tatsächliche Kostenquote mit der Formel
Verwende: (Einkauf + Anfangsbestand - Endbestand) / Umsatz exkl. MwSt × 100. Dies gibt dir die tatsächliche Lebensmittelkostenquote für diesen Monat, korrigiert um Bestandsveränderungen.
✨ Pro tip
Zähle deinen Bestand immer zum gleichen Zeitpunkt des Monats (zum Beispiel letzter Sonntag) und zur gleichen Uhrzeit. Dies macht deine Zahlen vergleichbar und Trends sichtbar.
Selbst berechnen?
In der KitchenNmbrs App geht das mit wenigen Klicks. 7 Tage kostenlos, keine Kreditkarte.
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Häufig gestellte Fragen
Muss ich jeden Monat meinen Bestand für die P&L zählen?
Ja, für eine genaue P&L zählst du mindestens monatlich. Ohne Bestandskorrektur kann deine Lebensmittelkostenquote 2-5 Prozentpunkte von der Realität abweichen.
Wie bewerte ich meinen Bestand: Einkaufspreis oder Verkaufspreis?
Immer Einkaufspreis. Dein Bestand ist das, was du dafür bezahlt hast, nicht das, was du dafür bekommst. Verwende die neuesten Einkaufspreise deines Lieferanten.
Was ist, wenn mein Bestand jeden Monat steigt?
Dann kaufst du mehr ein, als du verkaufst. Deine tatsächliche Lebensmittelkostenquote wird niedriger, aber dein Cashflow verschlechtert sich. Überprüfe, ob du nicht zu viel einkaufst.
Kann ich die Bestandszählung automatisieren?
Nein, du musst physisch zählen, was da liegt. Apps können dir helfen, die Zahlen zu erfassen und zu berechnen, aber die Zählung selbst bleibt Handarbeit.
Wie oft muss ich mindestens Bestand zählen?
Für deine monatliche P&L ist monatliches Zählen das Minimum. Viele Restaurants zählen auch wöchentlich ihre Top-Artikel, um die Lebensmittelkosten im Griff zu behalten.
⚠️ EU-Verordnung 1169/2011 — Allergeninformation — https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2011/1169/oj
Die Allergeninformationen auf dieser Seite basieren auf der EU-Verordnung 1169/2011. Rezepte und Zutaten können je nach Lieferant variieren. Überprüfen Sie stets die aktuellen Allergeninformationen bei Ihrem Lieferanten und kommunizieren Sie diese korrekt an Ihre Gäste. KitchenNmbrs haftet nicht für allergische Reaktionen.
In Deutschland überwacht das BVL die Allergenvorschriften gemäß LMIDV.
📚 Konsultierte Quellen
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Offizielle Quelle
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Offizielle Quelle
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Offizielle Quelle
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Offizielle Quelle
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Offizielle Quelle
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Offizielle Quelle
BVL (Bundesamt für Verbraucherschutz und Lebensmittelsicherheit) — https://www.bvl.bund.de
Die in dieser Anwendung angezeigten HACCP-Normen dienen ausschließlich der Information. KitchenNmbrs garantiert nicht, dass die angezeigten Werte aktuell oder vollständig sind. Konsultieren Sie stets das BVL oder Ihre zuständige Behörde für die neuesten Vorschriften.
Geschrieben von
Jeffrey Smit
Gründer & CEO von KitchenNmbrs
Jeffrey Smit hat KitchenNmbrs aus 8 Jahren praktischer Erfahrung als Küchenmanager bei der 1NUL8 Group in Rotterdam aufgebaut. Seine Mission: jedem Restaurantbesitzer Kontrolle über die Lebensmittelkosten geben.
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