Ein neuer Mitarbeiter kostet dich mehr als nur das Gehalt. Zwischen Rekrutierung, Einarbeitung und Schulung kommst du schnell auf €2.000 bis €5.000 pro Person. Viele Gastronomiebetreiber unterschätzen diese versteckten Kosten, wodurch ihr Personalbudget nicht stimmt.
Was sind Onboarding-Kosten?
Onboarding-Kosten sind alle Ausgaben, die du machst, um einen neuen Mitarbeiter einsatzbereit zu machen. Das geht über das Gehalt hinaus – es sind die Kosten, bevor jemand produktiv wird.
Die 5 Kostenpunkte beim Onboarding
💡 Beispiel Onboarding-Kosten Koch:
- Rekrutierung und Auswahl: €400
- Verwaltung und Verträge: €150
- Einarbeitungszeit Chef (40 Stunden × €25): €1.000
- Lohn neuer Koch während Einarbeitung (80 Stunden × €16): €1.280
- Arbeitskleidung und Material: €200
Gesamtes Onboarding: €3.030
1. Rekrutierung und Auswahl
- Stellenanzeigen schalten (€50-€200)
- Zeit für Gespräche (€200-€400)
- Referenzchecks und Screening (€50-€150)
2. Verwaltung und Papierkram
- Vertrag erstellen und bearbeiten
- Anmeldung bei der Krankenkasse und Rentenkasse
- Ärztliche Untersuchung (falls erforderlich)
- Durchschnittlich 6-8 Stunden Verwaltung × €25 = €150-€200
3. Einarbeitungszeit bestehendes Personal
Dein Chef oder erfahrener Mitarbeiter muss Zeit in die Einarbeitung investieren. Das ist produktive Zeit, die du 'verlierst'.
⚠️ Achtung:
Rechne mit dem Stundenlohn desjenigen, der einarbeitet, nicht des neuen Mitarbeiters. Ein Chef, der €25/Stunde kostet und 40 Stunden einarbeitet = €1.000 an Kosten.
4. Lohn während der Einarbeitungszeit
In den ersten Wochen ist ein neuer Mitarbeiter noch nicht vollständig produktiv, erhält aber volles Gehalt. Rechne mit:
- Küchenmitarbeiter: 60-80 Stunden Einarbeitung
- Service: 40-60 Stunden Einarbeitung
- Chef/Sous Chef: 80-120 Stunden Einarbeitung
5. Material und Arbeitskleidung
- Arbeitskleidung und Schuhe: €150-€300
- Messer und persönliches Werkzeug: €50-€150
- Namensschild, Schlüssel, Zugangskarte: €20-€50
Formel für Gesamtonboarding-Kosten
Onboarding-Kosten = Rekrutierung + Verwaltung + (Einarbeitungszeit × Stundenlohn Trainer) + (Einarbeitungszeit × Stundenlohn neuer Mitarbeiter) + Material
💡 Beispiel Service:
- Rekrutierung: €300
- Verwaltung: €150
- Einarbeitungszeit Manager (30 Stunden × €22): €660
- Lohn neue Service (50 Stunden × €14): €700
- Arbeitskleidung: €120
Gesamt: €1.930
Wie lange dauert es, bis du die Gewinnschwelle erreichst?
Ein neuer Mitarbeiter muss die Onboarding-Kosten 'wieder verdienen', indem er produktiv ist. Rechne dafür mit dem Mehrwert pro Stunde.
Break-Even-Zeit = Onboarding-Kosten / (Mehrwert pro Stunde - Lohnkosten pro Stunde)
💡 Break-Even-Berechnung:
Koch mit €3.030 Onboarding-Kosten:
- Lohnkosten: €16/Stunde
- Durchschnittlicher Umsatz pro Stunde: €45
- Mehrwert: €45 - €16 = €29/Stunde
Break-Even: €3.030 / €29 = 105 Arbeitsstunden (circa 3 Monate)
Tipps zur Senkung der Onboarding-Kosten
- Bessere Rekrutierung: Eine klare Stellenanzeige spart falsche Kandidaten
- Strukturierter Einarbeitungsplan: Weniger Zeit nötig, wenn du weißt, was du tust
- Buddy-System: Lass erfahrene Kollegen einarbeiten statt teurer Chef
- Digitale Prozesse: Rezepte und Arbeitsweisen in einer App wie KitchenNmbrs sparen Erklärungen
⚠️ Achtung:
Billig rekrutieren ist teuer im Ergebnis. Eine schlechte Passung kostet dich die gesamten Onboarding-Kosten plus die Kosten für erneute Rekrutierung.
Onboarding-Kosten in deinem Budget
Rechne bei deiner Personalplanung mit durchschnittlich 15-20% Fluktuation pro Jahr. Bei 10 Mitarbeitern bedeutet das 2 neue Menschen pro Jahr.
Mit durchschnittlichen Onboarding-Kosten von €2.500 pro Person = €5.000 pro Jahr an versteckten Kosten.
💡 Budgetierung:
Restaurant mit 8 FTE und 20% Fluktuation:
- Neue Mitarbeiter pro Jahr: 1,6
- Onboarding-Kosten pro Person: €2.500
- Jährliches Budget: €4.000
Verteile das über 12 Monate = €333/Monat zusätzliche Personalkosten
Wie berechnest du Onboarding-Kosten? (Schritt für Schritt)
Sammle alle Rekrutierungskosten
Addiere, was du für Anzeigen, Gespräche und Auswahl ausgibst. Rechne auch die Zeit, die du investierst × dein eigenes Stundenlohn. Im Durchschnitt kommst du auf €300-€600 pro neuen Mitarbeiter.
Berechne Einarbeitungszeit und Lohnkosten
Schätze, wie viele Stunden dein neuer Mitarbeiter braucht, um selbstständig arbeiten zu können. Multipliziere das mit dem Stundenlohn. Addiere auch die Zeit, die bestehendes Personal für die Einarbeitung aufwendet.
Addiere Material- und Verwaltungskosten
Rechne Arbeitskleidung, Werkzeug und Verwaltungskosten zusammen. Vergiss nicht die Zeit für Verträge und Anmeldungen (meist 6-8 Stunden × dein eigenes Stundenlohn). Das kommt normalerweise auf €200-€400.
Berechne die Break-Even-Periode
Teile die gesamten Onboarding-Kosten durch die Differenz zwischen dem, was der Mitarbeiter pro Stunde leistet, und dem, was er pro Stunde kostet. Das gibt dir die Anzahl der Arbeitsstunden, bis du die Gewinnschwelle erreichst.
✨ Pro tip
Dokumentiere, wie lange jeder neue Mitarbeiter braucht, um produktiv zu werden. Das hilft dir, realistische Onboarding-Budgets zu erstellen und deinen Einarbeitungsprozess zu verbessern.
Selbst berechnen?
In der KitchenNmbrs App geht das mit wenigen Klicks. 7 Tage kostenlos, keine Kreditkarte.
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Häufig gestellte Fragen
Sollte ich die Probezeit in die Onboarding-Kosten einrechnen?
Ja, rechne mit der gesamten Einarbeitungszeit, auch während der Probezeit. Wenn jemand in der Probezeit geht, verlierst du alle Onboarding-Kosten ohne Rückgabe.
Sind Onboarding-Kosten steuerlich absetzbar?
Ja, alle Kosten für Rekrutierung, Einarbeitung und Material sind Betriebskosten. Bewahre Belege für Arbeitskleidung und Anzeigen für deine Buchhaltung auf.
Wie lange dauert die Einarbeitung in der Gastronomie durchschnittlich?
Service: 4-6 Wochen, Küche: 6-8 Wochen, Führungspositionen: 8-12 Wochen. Das hängt von Erfahrung und Komplexität deines Konzepts ab.
Was ist, wenn jemand schnell wieder geht?
Dann verlierst du alle Onboarding-Kosten und musst von vorne anfangen. Deshalb ist gute Auswahl entscheidend – lieber etwas mehr Zeit in Gespräche investieren als die falsche Wahl treffen.
Kann ich Onboarding-Kosten mit digitalen Tools senken?
Ja, digitale Prozesse und Rezepte (zum Beispiel in KitchenNmbrs) sparen Erklärungen und sorgen für Konsistenz. Das kann die Einarbeitungszeit um 20-30% verkürzen.
⚠️ EU-Verordnung 1169/2011 — Allergeninformation — https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2011/1169/oj
Die Allergeninformationen auf dieser Seite basieren auf der EU-Verordnung 1169/2011. Rezepte und Zutaten können je nach Lieferant variieren. Überprüfen Sie stets die aktuellen Allergeninformationen bei Ihrem Lieferanten und kommunizieren Sie diese korrekt an Ihre Gäste. KitchenNmbrs haftet nicht für allergische Reaktionen.
In Deutschland überwacht das BVL die Allergenvorschriften gemäß LMIDV.
📚 Konsultierte Quellen
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Offizielle Quelle
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Offizielle Quelle
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Offizielle Quelle
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Offizielle Quelle
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Offizielle Quelle
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Offizielle Quelle
BVL (Bundesamt für Verbraucherschutz und Lebensmittelsicherheit) — https://www.bvl.bund.de
Die in dieser Anwendung angezeigten HACCP-Normen dienen ausschließlich der Information. KitchenNmbrs garantiert nicht, dass die angezeigten Werte aktuell oder vollständig sind. Konsultieren Sie stets das BVL oder Ihre zuständige Behörde für die neuesten Vorschriften.
Geschrieben von
Jeffrey Smit
Gründer & CEO von KitchenNmbrs
Jeffrey Smit hat KitchenNmbrs aus 8 Jahren praktischer Erfahrung als Küchenmanager bei der 1NUL8 Group in Rotterdam aufgebaut. Seine Mission: jedem Restaurantbesitzer Kontrolle über die Lebensmittelkosten geben.
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