Die Berechnung der Arbeitskosten für Pop-up-Events ist entscheidend für deine Rentabilität. Viele Gastronomen vergessen zusätzliche Kosten wie Fahrtzeit, Auf- und Abbau sowie Überstunden, wodurch sie bei Events, die gut besucht sind, Geld verlieren. In diesem Artikel lernst du Schritt für Schritt, wie du alle Arbeitskosten korrekt berechnest, damit du weißt, ob ein Pop-up-Event rentabel ist.
Alle Arbeitskosten für Pop-up-Events
Bei einem Pop-up-Event hast du andere Arbeitskosten als in deinem regulären Betrieb. Du zahlst nicht nur für die Arbeitsstunden während des Events, sondern auch für Vorbereitung, Transport, Auf- und Abbau.
- Vorbereitung: Mise-en-place, Einkäufe, Planung
- Transport: Fahrtzeit zum und vom Veranstaltungsort
- Aufbau: Küche einrichten, Ausrüstung aufstellen
- Service: Tatsächliche Arbeitsstunden während des Events
- Abbau: Aufräumen, Reinigung, Rücktransport
- Überstunden: Oft längere Tage als normal
⚠️ Achtung:
Viele Unternehmer rechnen nur mit den Service-Stunden und vergessen, dass ein 4-Stunden-Event oft 10-12 Stunden Arbeit pro Person bedeutet.
Berechne deinen Gesamtstundenlohn einschließlich Arbeitgeberabgaben
Dein Stundenlohn ist mehr als nur das Bruttogehalt. Als Arbeitgeber zahlst du auch Arbeitgeberabgaben, Urlaubsgeld und möglicherweise Rentenbeiträge.
- Bruttogehalt pro Stunde: Das Gehalt auf der Lohnabrechnung
- Arbeitgeberabgaben: Durchschnittlich 25-30% auf das Bruttogehalt
- Urlaubsgeld: 8% des Bruttogehalts (Pflicht)
- Krankheitsausfallreserve: Durchschnittlich 3-5% Reserve
💡 Beispielberechnung Stundenkosten:
Chefkoch mit €18 Bruttogehalt pro Stunde:
- Bruttogehalt: €18,00
- Arbeitgeberabgaben (27%): €4,86
- Urlaubsgeld (8%): €1,44
- Krankheitsreserve (4%): €0,72
Gesamtstundenkosten: €25,02
Addiere alle geleisteten Stunden
Erstelle einen Überblick über alle Stunden, die dein Team für das Pop-up-Event aufwendet. Beginne einen Tag vor dem Event und ende, wenn alles aufgeräumt ist.
💡 Beispiel: Pop-up-BBQ für 100 Personen:
Team von 3 Personen (1 Chef, 2 Assistenten):
- Tag 1 Vorbereitung: 6 Stunden × 2 Personen = 12 Stunden
- Tag 2 Transport/Aufbau: 3 Stunden × 3 Personen = 9 Stunden
- Service: 6 Stunden × 3 Personen = 18 Stunden
- Abbau/Transport: 2 Stunden × 3 Personen = 6 Stunden
Gesamt: 45 geleistete Stunden
Berechne Überstunden und Zuschläge
Pop-up-Events finden oft an Wochenenden oder zu Abendstunden statt. Überprüfe deinen Tarifvertrag auf Zuschläge für:
- Abendstunden: Normalerweise 125% nach 18:00 Uhr
- Wochenende: Oft 150% am Samstag, 200% am Sonntag
- Überstunden: Mehr als 8 Stunden pro Tag oft 125%
- Unregelmäßige Dienste: Manchmal separate Vergütung
⚠️ Achtung:
Tarifvertragsabsprachen sind bindend. Rechne Zuschläge immer ein, auch wenn du sie beim Angebot 'vergisst'.
Berücksichtige Transport- und Fahrtkosten
Fahrtzeit ist Arbeitszeit. Wenn dein Team 2 Stunden unterwegs ist, zahlst du 2 Stunden Lohn. Plus eventuell Fahrkostenerstattung.
- Fahrtzeit: Zum normalen Stundenlohn
- Kraftstoffkosten: €0,22 pro km (Steuersatz 2024)
- Fahrzeugverschleiß: Circa €0,10 pro km zusätzlich
- Parkgebühren: Am Veranstaltungsort
💡 Beispiel Fahrtkosten:
Event in 80 km Entfernung, 3 Personen im Firmenwagen:
- Fahrtzeit: 2 Stunden × 3 Personen × €20/Stunde = €120
- Kraftstoff: 160 km × €0,22 = €35,20
- Verschleiß: 160 km × €0,10 = €16
- Parken: €15
Gesamtfahrtkosten: €186,20
Gesamtberechnung und Gewinnmarge
Addiere alle Arbeitskosten und vergleiche sie mit deinem Umsatz. Für eine gesunde Marge sollten deine Arbeitskosten unter 35% deines Umsatzes bleiben.
Formel:
Arbeitskosten % = (Gesamtarbeitskosten / Umsatz ohne MwSt.) × 100
💡 Vollständige Berechnung Pop-up-BBQ:
- 45 Stunden × €22 durchschnittlicher Stundenlohn: €990
- Wochenend-Zuschlag (25%): €247,50
- Fahrtkosten: €186,20
- Gesamtarbeitskosten: €1.423,70
Bei €5.000 Umsatz ohne MwSt. = 28,5% Arbeitskosten
Das ist eine gesunde Marge.
Wie berechnest du die Arbeitskosten für ein Pop-up-Event?
Berechne deine tatsächlichen Stundenkosten
Addiere zu dem Bruttogehalt die Arbeitgeberabgaben (27%), Urlaubsgeld (8%) und eine Krankheitsreserve (4%). Ein Chef von €18/Stunde kostet dich tatsächlich €25/Stunde.
Erstelle eine Stundenplanung für das gesamte Event
Addiere alle Stunden: Vorbereitung, Transport, Aufbau, Service und Abbau. Ein 4-Stunden-Event bedeutet oft 10-12 Stunden Arbeit pro Person.
Berücksichtige Zuschläge und Fahrtkosten
Wochenend- und Abendarbeitszuschläge sind nach Tarifvertrag Pflicht. Fahrtzeit ist Arbeitszeit zum normalen Stundenlohn, plus €0,32/km für das Auto.
Überprüfe dein Arbeitskosten-Prozentsatz
Teile Gesamtarbeitskosten durch Umsatz ohne MwSt. × 100. Halte es unter 35% für eine gesunde Marge bei Pop-up-Events.
✨ Pro tip
Erstelle immer eine Stundenplanung im Voraus und rechne 20% zusätzliche Zeit für unvorhergesehene Dinge ein. Pop-up-Events dauern fast immer länger als geplant.
Selbst berechnen?
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Häufig gestellte Fragen
Muss ich Fahrtzeit als Arbeitszeit bezahlen?
Ja, Fahrtzeit zu einem Pop-up-Veranstaltungsort ist Arbeitszeit und muss zum normalen Stundenlohn bezahlt werden. Dies steht in den meisten Tarifverträgen.
Welche Zuschläge gelten für Pop-up-Events am Wochenende?
Überprüfe deinen Tarifvertrag, aber normalerweise gelten 150% am Samstag und 200% am Sonntag. Abendstunden (nach 18:00 Uhr) oft 125% des normalen Stundenlohns.
Wie berechne ich die Fahrkostenerstattung?
Der Steuersatz beträgt €0,22 pro km für Kraftstoff plus circa €0,10 für Verschleiß. Fahrtzeit rechnest du zum normalen Stundenlohn.
Was sind gesunde Arbeitskosten für Pop-up-Events?
Halte deine Arbeitskosten unter 35% deines Umsatzes. Pop-up-Events haben oft höhere Arbeitskosten durch Transport und Aufbau, daher sind 30-35% normal.
Muss ich auch die Vorbereitung in meiner eigenen Küche einrechnen?
Ja, alle Zeit, die dein Team für das Pop-up-Event aufwendet, ist Teil der Arbeitskosten. Auch Mise-en-place und Einkäufe in deinem eigenen Betrieb.
⚠️ EU-Verordnung 1169/2011 — Allergeninformation — https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2011/1169/oj
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In Deutschland überwacht das BVL die Allergenvorschriften gemäß LMIDV.
📚 Konsultierte Quellen
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Offizielle Quelle
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Offizielle Quelle
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Offizielle Quelle
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Offizielle Quelle
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Offizielle Quelle
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Offizielle Quelle
BVL (Bundesamt für Verbraucherschutz und Lebensmittelsicherheit) — https://www.bvl.bund.de
Die in dieser Anwendung angezeigten HACCP-Normen dienen ausschließlich der Information. KitchenNmbrs garantiert nicht, dass die angezeigten Werte aktuell oder vollständig sind. Konsultieren Sie stets das BVL oder Ihre zuständige Behörde für die neuesten Vorschriften.
Geschrieben von
Jeffrey Smit
Gründer & CEO von KitchenNmbrs
Jeffrey Smit hat KitchenNmbrs aus 8 Jahren praktischer Erfahrung als Küchenmanager bei der 1NUL8 Group in Rotterdam aufgebaut. Seine Mission: jedem Restaurantbesitzer Kontrolle über die Lebensmittelkosten geben.
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