El 73% de los eventos pop-up acaba en pérdidas porque los hosteleros subestiman los costes laborales. El tiempo de desplazamiento, el montaje y las horas extra se pasan por alto constantemente, y esos conceptos pueden comerte el margen entero sin que te des cuenta.
Todos los costes laborales en eventos pop-up
Un evento pop-up genera costes laborales muy distintos a los de tu local habitual. Pagas por mucho más que las horas de servicio en sí.
- Preparación: Mise en place, compras, planificación
- Desplazamiento: Tiempo de viaje de ida y vuelta a la ubicación
- Montaje: Preparar la cocina y colocar el equipamiento
- Servicio: Las horas de trabajo reales durante el evento
- Desmontaje: Recoger, limpiar y devolver el material
- Horas extra: Las jornadas suelen ser más largas de lo habitual
⚠️ Ojo:
Un evento de 4 horas supone de media unas 11 horas de trabajo por persona. Nunca calcules solo con las horas de servicio.
Calcula tu coste real por hora con cargas sociales
El salario bruto es solo el punto de partida. Las cargas sociales, la paga de vacaciones y las reservas se suman por encima.
- Salario bruto por hora: Lo que aparece en la nómina
- Cargas sociales: De media un 25-30% sobre el bruto
- Paga de vacaciones: 8% del salario bruto (obligatoria en NL)
- Reserva por baja: De media un 3-5%
💡 Ejemplo de cálculo por hora:
Chef con €18 brutos/hora:
- Salario bruto: €18,00
- Cargas sociales (27%): €4,86
- Paga de vacaciones (8%): €1,44
- Reserva por baja (4%): €0,72
Coste real por hora: €25,02
Suma todas las horas trabajadas
Haz un registro completo de cada minuto que invierte tu equipo. Empieza el día anterior al evento y termina cuando el último material esté de vuelta en su sitio.
💡 Ejemplo: Barbacoa pop-up para 100 personas:
Equipo de 3 personas (1 chef, 2 ayudantes):
- Día 1, preparación: 6 h × 2 personas = 12 h
- Día 2, viaje y montaje: 3 h × 3 personas = 9 h
- Servicio: 6 h × 3 personas = 18 h
- Desmontaje y vuelta: 2 h × 3 personas = 6 h
Total: 45 horas trabajadas
Calcula las horas extra y los pluses
Los eventos pop-up suelen caer en fines de semana o en horario nocturno. Revisa tu convenio colectivo para los porcentajes exactos.
- Horas nocturnas: Normalmente 125% a partir de las 18:00
- Fin de semana: Frecuentemente 150% el sábado, 200% el domingo
- Horas extra: Más de 8 h diarias suele aplicarse 125%
- Turnicidad: A veces hay un plus independiente
⚠️ Ojo:
Los acuerdos del convenio son de obligado cumplimiento. Si te olvidas de los pluses en el presupuesto, pierdes margen directamente.
Incluye los gastos de desplazamiento
El tiempo de viaje es tiempo de trabajo, así de claro. Más todos los costes del transporte en sí. En mi experiencia llevando las cuentas de decenas de negocios hosteleros, este apartado suele representar entre el 15 y el 20% del coste laboral total. Fíjate bien en ese dato.
- Tiempo de viaje: A tarifa hora normal
- Combustible: €0,22 por km (tarifa fiscal 2024)
- Desgaste del vehículo: Aprox. €0,10 por km adicional
- Aparcamiento: En la ubicación del evento
💡 Ejemplo de gastos de viaje:
Evento a 80 km, 3 personas en furgoneta:
- Tiempo de viaje: 2 h × 3 personas × €20/h = €120
- Combustible: 160 km × €0,22 = €35,20
- Desgaste: 160 km × €0,10 = €16
- Aparcamiento: €15
Total gastos de desplazamiento: €186,20
Cálculo total y margen
Suma todos los costes laborales y compáralos con tu facturación. Según KitchenNmbrs, para tener números saneados debes mantenerte por debajo del 35% de coste laboral.
Fórmula:
% Coste laboral = (Coste laboral total / Facturación sin IVA) × 100
💡 Cálculo completo de la barbacoa pop-up:
- 45 h × €22 coste medio/hora: €990
- Plus de fin de semana (25%): €247,50
- Gastos de desplazamiento: €186,20
- Coste laboral total: €1.423,70
Con €5.000 de facturación sin IVA = 28,5% de coste laboral
Eso sí es un margen saludable.
¿Calcularlo tú mismo?
En la app de KitchenNmbrs lo haces en unos pocos clics. 7 días gratis, sin tarjeta de crédito.
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Preguntas frecuentes
¿Tengo que pagar el tiempo de viaje como horas de trabajo?
¿Qué pluses aplican en un pop-up de fin de semana?
¿Cómo calculo la preparación que hago en mi propia cocina?
¿Qué porcentaje máximo de coste laboral es razonable en un pop-up?
Fuentes consultadas
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Fuente oficial
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Fuente oficial
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Fuente oficial
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Fuente oficial
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Fuente oficial
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Fuente oficial
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Fuente oficial
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Fuente oficial
AESAN (Agencia Española de Seguridad Alimentaria y Nutrición) — https://www.aesan.gob.es
Las normas HACCP mostradas en esta aplicación son meramente informativas. KitchenNmbrs no garantiza que los valores mostrados estén actualizados o sean completos. Consulte siempre la AESAN o su autoridad local para la normativa vigente.
Escrito por
Jeffrey Smit
Fundador y CEO de KitchenNmbrs
Jeffrey Smit creó KitchenNmbrs a partir de 8 años de experiencia práctica como jefe de cocina en 1NUL8 Group en Rotterdam. Su misión: dar a cada dueño de restaurante control sobre el coste alimentario.
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