Gruppenbuchung mit Allergien erfordert Vorausplanung. Gäste mit Allergien haben Anspruch auf sichere Lebensmittel, aber bei großen Gruppen wird dies ohne gute Registrierung komplex. In diesem Artikel lernst du, wie du Allergieanfragen im Voraus dokumentierst und an deine Küche weitergibst.
Warum Vorausregistrierung entscheidend ist
Bei Gruppenbuchung (10+ Personen) kannst du nicht spontan alle Allergien abhandeln. Dein Chef muss vorbereitet sein, Kreuzkontamination vermeiden und möglicherweise alternative Gerichte zubereiten.
⚠️ Achtung:
Ohne Vorausregistrierung riskierst du Lebensmittelvergiftung, Geldstrafen und Haftung. EU-Gesetze verlangen korrekte Allergieinformationen.
Erstelle ein Allergie-Formular
Erstelle ein Formular mit den 14 EU-vorgeschriebenen Allergenen. Sende dies mindestens 1 Woche vor der Veranstaltung an den Organisator.
- Gluten (Weizen, Roggen, Gerste, Hafer, Dinkel, Kamut)
- Krebstiere (Garnelen, Hummer, Krab)
- Eier
- Fisch
- Erdnüsse
- Soja
- Milch (einschließlich Laktose)
- Nüsse (Mandel, Haselnuss, Walnuss, Cashew, etc.)
- Sellerie
- Senf
- Sesamsamen
- Schwefeldioxid und Sulfite (>10 mg/kg)
- Lupine
- Weichtiere (Muscheln, Tintenfisch)
💡 Beispiel-Formular:
"Geben Sie pro Person an, welche Allergien zutreffen:"
- Person 1: Gluten, Nüsse
- Person 2: Milch
- Person 3: Keine Allergien
"Geben Sie auch den Schweregrad der Allergie an (leichte Unverträglichkeit oder lebensbedrohlich)"
Registriere in deinem System
Notiere alle Allergien pro Person in deinem Reservierungssystem oder einer separaten Allergieliste. Stelle sicher, dass diese Informationen für dein Küchenpersonal zugänglich sind.
Digitale Registrierung (zum Beispiel in einer App wie KitchenNmbrs) macht es einfacher, diese Informationen zu finden und mit deinem Team zu teilen.
Kommuniziere mit deiner Küche
Bespreche mindestens 2 Tage vor der Veranstaltung alle Allergien mit deinem Chef. Plane alternative Gerichte und verhindere Kreuzkontamination.
💡 Beispiel-Planung:
Gruppe von 25 Personen, 3 mit Glutenallergie:
- Hauptgang: Risotto statt Pasta
- Beilage: Glutenfreies Brot separat servieren
- Dessert: Crème brûlée statt Tiramisu
Separate Schneidbretter und Pfannen für glutenfreie Zubereitung verwenden.
Bestätige bei Ankunft
Überprüfe bei Ankunft der Gruppe noch einmal alle Allergien. Menschen vergessen manchmal, Allergien zu melden, oder es gibt Last-Minute-Änderungen.
⚠️ Achtung:
Bewahre alle Allergieinformationen mindestens 2 Jahre auf. Bei einem Vorfall musst du nachweisen können, dass du die richtigen Maßnahmen ergriffen hast.
Dokumentiere alles
Halte fest, welche Maßnahmen du ergriffen hast: separate Zubereitung, andere Zutaten, besondere Aufmerksamkeit. Dies schützt dich rechtlich, falls etwas schiefgeht.
Wie registrierst du Allergieanfragen? (Schritt für Schritt)
Sende Allergie-Formular
Sende mindestens 1 Woche vor der Veranstaltung ein Formular mit allen 14 EU-Allergenen an den Organisator. Frage nach genauen Anzahlen pro Allergie.
Registriere in deinem System
Notiere alle Allergien pro Person in deinem Reservierungssystem oder Allergie-Register. Mache dies für dein Küchenpersonal zugänglich.
Plane alternative Gerichte
Bespreche 2 Tage vor der Veranstaltung mit deinem Chef, welche Anpassungen erforderlich sind. Plane separate Zubereitung und verhindere Kreuzkontamination.
Bestätige bei Ankunft
Überprüfe bei Ankunft der Gruppe noch einmal alle Allergien. Menschen vergessen manchmal Allergien zu melden oder es gibt Änderungen.
Dokumentiere Maßnahmen
Bewahre alle Allergieinformationen und ergriffenen Maßnahmen mindestens 2 Jahre auf. Dies schützt dich rechtlich bei möglichen Vorfällen.
✨ Pro tip
Mache Fotos des ausgefüllten Allergie-Formulars und speichere diese digital. So stellst du sicher, dass du die Informationen nicht verlierst und kannst schnell nachschlagen, welche Maßnahmen du ergriffen hast.
Selbst berechnen?
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Häufig gestellte Fragen
Wie lange im Voraus muss ich Allergien abfragen?
Mindestens 1 Woche vor der Veranstaltung. Bei komplexen Menüs mit vielen Allergien lieber 2 Wochen, damit du Zeit hast, alternative Gerichte zu planen.
Was ist, wenn Gäste vor Ort andere Allergien melden?
Notiere diese sofort und überprüfe, ob du die Gerichte sicher anpassen kannst. Im Zweifelsfall: Biete eine Alternative an, von der du sicher weißt, dass sie sicher ist.
Muss ich separate Kosten für allergische Gäste berechnen?
Nein, du darfst keine zusätzlichen Kosten für die Einhaltung von Allergieinformationen berechnen. Dies ist eine gesetzliche Verpflichtung, kein Service.
Wie verhindere ich Kreuzkontamination bei der Gruppenzubereitung?
Verwende separate Schneidbretter, Messer und Pfannen. Bereite allergische Portionen zuerst oder separat zu. Schule dein Team im Kreuzkontaminationsprotokoll.
Was ist, wenn ich eine Allergie übersehe?
Bei einem Vorfall: Sofort medizinische Hilfe, dokumentiere was passiert ist, bewahre alle Registrierungen auf. Gute Vorausregistrierung zeigt, dass du sorgfältig warst.
Kann ich Allergien digital registrieren?
Ja, digitale Registrierung in einer App wie KitchenNmbrs macht es einfacher, Allergieinformationen zu speichern und bei Kontrollen schnell zu finden.
⚠️ EU-Verordnung 1169/2011 — Allergeninformation — https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2011/1169/oj
Die Allergeninformationen auf dieser Seite basieren auf der EU-Verordnung 1169/2011. Rezepte und Zutaten können je nach Lieferant variieren. Überprüfen Sie stets die aktuellen Allergeninformationen bei Ihrem Lieferanten und kommunizieren Sie diese korrekt an Ihre Gäste. KitchenNmbrs haftet nicht für allergische Reaktionen.
In Deutschland überwacht das BVL die Allergenvorschriften gemäß LMIDV.
📚 Konsultierte Quellen
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Offizielle Quelle
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Offizielle Quelle
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Offizielle Quelle
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Offizielle Quelle
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Offizielle Quelle
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Offizielle Quelle
BVL (Bundesamt für Verbraucherschutz und Lebensmittelsicherheit) — https://www.bvl.bund.de
Die in dieser Anwendung angezeigten HACCP-Normen dienen ausschließlich der Information. KitchenNmbrs garantiert nicht, dass die angezeigten Werte aktuell oder vollständig sind. Konsultieren Sie stets das BVL oder Ihre zuständige Behörde für die neuesten Vorschriften.
Geschrieben von
Jeffrey Smit
Gründer & CEO von KitchenNmbrs
Jeffrey Smit hat KitchenNmbrs aus 8 Jahren praktischer Erfahrung als Küchenmanager bei der 1NUL8 Group in Rotterdam aufgebaut. Seine Mission: jedem Restaurantbesitzer Kontrolle über die Lebensmittelkosten geben.
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