Vorig jaar zagen we een stijging van 23% in cateringannuleringen, waardoor het bepalen van de juiste aanbetaling crucialer werd dan ooit. Een aanbetaling van 50-70% van je totale orderwaarde beschermt je meestal tegen inkooprisico's. Zonder deze buffer sta je machteloos wanneer klanten afzeggen na jouw ingredientenbestelling.
Wat is inkooprisico bij catering?
Bij catering koop je ingrediënten in voor een specifiek aantal personen op een specifieke datum. Anders dan in je restaurant kun je deze producten niet de volgende dag verkopen als de klant afzegt. Je inkooprisico bestaat uit alle kosten die je maakt voordat de event plaatsvindt.
💡 Voorbeeld:
Bedrijfslunch voor 50 personen, menu €35 per persoon:
- Ingrediënten: €875 (50 × €17,50 foodcost)
- Extra personeel: €400
- Verpakking/materiaal: €150
- Transport: €75
Totaal inkooprisico: €1.500
Bereken je totale inkooprisico
Je inkooprisico omvat alle kosten die je maakt vóór de event. Dus niet alleen ingrediënten, maar ook personeel, materialen en transport die je niet kunt terugdraaien.
Formule inkooprisico:
Ingrediënten + Extra personeel + Materialen + Transport = Totaal risico
- Ingrediënten: Aantal personen × foodcost per persoon
- Extra personeel: Uren × uurtarief voor event-specifiek personeel
- Materialen: Wegwerpservies, decoratie, speciale benodigdheden
- Transport: Brandstof, tijd, eventueel gehuurde bus
⚠️ Let op:
Tel alleen kosten mee die je specifiek voor dit event maakt. Je vaste personeel en keukenapparatuur zijn geen inkooprisico.
Aanbetaling percentage bepalen
De hoogte van je aanbetaling hangt af van je inkooprisico als percentage van de totale orderwaarde. Hoe hoger dit percentage, hoe meer aanbetaling je nodig hebt.
💡 Voorbeeld berekening:
Event van €1.750 met €1.500 inkooprisico:
- Inkooprisico: (€1.500 / €1.750) × 100 = 86%
- Aanbetaling minimaal: 86% van €1.750 = €1.505
- Praktisch: 90% aanbetaling = €1.575
Dit dekt je risico volledig plus een kleine buffer.
Gangbare aanbetalingspercentages catering:
- 50-60%: Standaard catering met voornamelijk verse ingrediënten
- 70-80%: Events met dure ingrediënten (vis, vlees, speciale producten)
- 80-90%: Complexe events met veel voorbereiding en materialen
- 100%: Kleine events of onbekende klanten
Timing van de aanbetaling
Vraag je aanbetaling op het moment dat je moet gaan inkopen. Dit is meestal 3-7 dagen voor het event, afhankelijk van je leveranciers en het type gerechten. Een patroon dat we keer op keer tegenkomen in restaurant financiën: te late aanbetalingen leiden tot cashflowproblemen.
💡 Praktisch schema:
- Bij bevestiging: 25-30% (toont commitment klant)
- 1 week voor event: Resterende aanbetaling tot 70-90%
- Na afloop: Eventueel restbedrag (bij wijzigingen)
Annuleringsvoorwaarden koppelen
Je aanbetaling moet gekoppeld zijn aan duidelijke annuleringsvoorwaarden. Hoe dichter bij het event, hoe meer van de aanbetaling je mag behouden.
- Meer dan 7 dagen: Volledige terugbetaling minus administratiekosten
- 3-7 dagen: 50% terugbetaling (je hebt al ingrediënten besteld)
- Minder dan 3 dagen: Geen terugbetaling (alles is ingekocht)
⚠️ Let op:
Zet je annuleringsvoorwaarden altijd schriftelijk in je offerte. Mondelijke afspraken leiden tot discussies.
Digitaal bijhouden van aanbetalingen
Houd per event bij: totale orderwaarde, inkooprisico, gevraagde aanbetaling en ontvangen bedrag. Dit helpt je om patronen te zien en je aanbetalingsbeleid te verbeteren.
Tools zoals KitchenNmbrs kunnen helpen om je foodcost per persoon exact te berekenen, zodat je je inkooprisico precies weet. Dit maakt het bepalen van de juiste aanbetaling veel makkelijker.
Hoe bereken je de juiste aanbetaling? (stap voor stap)
Bereken je foodcost per persoon
Tel alle ingrediëntkosten op en deel door het aantal personen. Vergeet garnituren, sauzen en speciale producten niet mee te tellen.
Tel alle extra kosten op
Voeg transport, extra personeel, materialen en verpakkingen toe aan je ingrediëntkosten. Dit is je totale inkooprisico.
Bereken het risicopercentage
Deel je totale inkooprisico door de orderwaarde en vermenigvuldig met 100. Dit percentage (plus 5-10% buffer) is je minimale aanbetaling.
✨ Pro tip
Bereken elke 14 dagen je gemiddelde inkooprisico percentage van de afgelopen maand om seizoensschommelingen in ingrediëntenprijzen op te vangen. Bij premium events met oesters of truffels verhoog je aanbetaling naar 85-95%.
Dit zelf berekenen?
In de KitchenNmbrs app doe je dit in een paar klikken. 7 dagen gratis, geen creditcard.
Was dit artikel nuttig?
Veelgestelde vragen
Wat als de klant de aanbetaling niet wil betalen?
Leg uit dat je ingrediënten specifiek voor hun event inkoopt en deze niet kunt doorverkopen. Zonder aanbetaling loop je te veel financieel risico. Bied eventueel een lagere aanbetaling aan bij bekende, betrouwbare klanten.
Wat doe ik met de aanbetaling als het event wordt uitgesteld?
Bij uitstel binnen redelijke termijn kun je de aanbetaling aanhouden voor de nieuwe datum. Zorg dat dit in je voorwaarden staat en stel een maximale uitstelperiode van 6-12 maanden.
Moet ik BTW berekenen over de aanbetaling?
Ja, over de aanbetaling betaal je 9% BTW voor eten en 21% BTW voor drank. Reken dit mee in je aanbetalingsbedrag en vermeld het duidelijk op je factuur.
📚 Geraadpleegde bronnen
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Officiële bron
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Officiële bron
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Officiële bron
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Officiële bron
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Officiële bron
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Officiële bron
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Officiële bron
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Officiële bron
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Officiële bron
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Officiële bron
NVWA (Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit) — https://www.nvwa.nl
De HACCP-normen in deze applicatie zijn uitsluitend informatief. KitchenNmbrs garandeert niet dat de getoonde waarden actueel of volledig zijn. Raadpleeg altijd de NVWA of uw branche-hygiënecode voor de meest recente wetgeving.
Geschreven door
Jeffrey Smit
Oprichter & CEO van KitchenNmbrs
Jeffrey Smit bouwde KitchenNmbrs vanuit 8 jaar hands-on ervaring als keukenmanager bij 1NUL8 Group in Rotterdam. Zijn missie: elke restauranteigenaar grip geven op food cost.
Calculeer events en catering tot op de cent
Groepsarrangementen, buffetten en events zijn complex. KitchenNmbrs berekent de totale food cost per persoon, per gang, per evenement. Start gratis.
Start gratis trial →