Staffelprijzen bij catering worden steeds belangrijker nu bedrijven vaker kiezen voor grotere events en kostenefficiëntie. Je prijs per persoon daalt naarmate je meer gasten bedient, maar je winstmarge moet wel overeind blijven. Schaalvoordelen maken dit mogelijk - vaste kosten verdeel je over meer personen.
Waarom staffelprijzen logisch zijn
Bij catering heb je vaste kosten die hetzelfde blijven, ongeacht of je 20 of 200 gasten bedient. Transport, opbouw, basispersoneel - deze kosten verdeel je over meer gasten. Daardoor ontstaat ruimte voor korting.
💡 Voorbeeld vaste kosten:
- Transport en opbouw: €150
- Chef + 1 bedieningskracht: €400
- Materiaal (warmhoudpannen, etc.): €100
Totaal vaste kosten: €650
Bij 25 gasten betaal je €26 per persoon aan vaste kosten. Bij 100 gasten nog maar €6,50 per persoon. Dit verschil bepaalt je staffelruimte.
Bereken je kostprijs per staffel
Je totale kostprijs bestaat uit drie componenten:
- Voedselkosten per persoon (meestal constant)
- Vaste kosten gedeeld door aantal gasten (daalt exponentieel)
- Extra personeel (stijgt in blokken bij grote groepen)
💡 Voorbeeld berekening buffet €35 per persoon:
25 gasten:
- Voedsel: €18 per persoon
- Vaste kosten: €650 / 25 = €26 per persoon
- Extra personeel: €0
Totale kostprijs: €44 per persoon
100 gasten:
- Voedsel: €18 per persoon
- Vaste kosten: €650 / 100 = €6,50 per persoon
- Extra personeel: €200 / 100 = €2 per persoon
Totale kostprijs: €26,50 per persoon
Bepaal je winstmarge per staffel
Voor catering hanteren we 40-50% marge op de totale kostprijs. Kleinere groepen brengen meer risico mee - no-shows, weersomslag - dus daar mag je marge hoger liggen. Vanuit jarenlange ervaring in professionele keukens blijkt dit de gezondste verhouding.
⚠️ Let op:
Reken altijd met prijzen excl. BTW. Catering valt onder 9% BTW, dus je verkoopprijs incl. BTW = excl. prijs × 1,09
Praktische staffelstructuur
Een logische opbouw voor je prijslijst ziet er zo uit:
- 10-24 personen: Basisprijs (hoogste marge)
- 25-49 personen: 10-15% korting
- 50-99 personen: 20-25% korting
- 100+ personen: 25-30% korting
💡 Voorbeeld prijslijst:
- 10-24 personen: €42,50 excl. BTW
- 25-49 personen: €37,50 excl. BTW
- 50-99 personen: €33,50 excl. BTW
- 100+ personen: €29,50 excl. BTW
Alle prijzen worden × 1,09 voor de klant (incl. 9% BTW)
Extra factoren die je prijs beïnvloeden
Naast het aantal gasten bepalen meer elementen je eindprijs:
- Afstand: Verder weg betekent hogere transportkosten
- Locatie: Eigen keuken vs. ter plaatse koken
- Service level: Buffet vs. bediend vs. walking dinner
- Timing: Weekend en avonden kosten meer
Verwerk deze als toeslag op je basisprijs, niet als aparte staffel. Zo blijft je structuur helder.
Hoe bereken je staffelprijzen? (stap voor stap)
Bereken je vaste kosten per event
Tel alle kosten op die hetzelfde blijven ongeacht het aantal gasten: transport, opbouw, basisteam, materiaal. Dit wordt je vaste kostenblok van bijvoorbeeld €650 per event.
Bepaal je voedselkosten per persoon
Bereken wat het eten per persoon kost, inclusief alle ingrediënten, verpakking en 10-15% buffer voor verspilling. Dit blijft meestal gelijk per persoon, ongeacht groepsgrootte.
Reken personeel in stappen
Tot 50 gasten: basisteam. 50-100 gasten: +1 persoon. 100+ gasten: +2 personen. Deel deze extra kosten door het aantal gasten in die staffel voor de kostprijs per persoon.
Tel alles op en voeg je winstmarge toe
Voedsel + (vaste kosten / aantal gasten) + (extra personeel / aantal gasten) = kostprijs. Voeg 40-50% winstmarge toe voor je verkoopprijs excl. BTW.
Maak je staffeltabel
Bereken voor elke staffel (25-49, 50-99, 100+) je prijs en rond af naar nette bedragen. Test of je nog steeds winstgevend bent bij elk niveau.
✨ Pro tip
Creëer een 'sweet spot' rond 60-80 gasten met extra voordelige prijsstelling. Deze groepsgrootte heeft de beste marge-schaalvoordeel verhouding en trekt 40% meer bedrijfsevents aan.
Dit zelf berekenen?
In de KitchenNmbrs app doe je dit in een paar klikken. 7 dagen gratis, geen creditcard.
Was dit artikel nuttig?
Veelgestelde vragen
Hoeveel korting kan ik geven bij grote groepen?
Maximaal 30% korting blijft realistisch. Meer dan dat vreet je schaalvoordelen op en verlies je waarschijnlijk geld. Test altijd of je kostprijs plus gewenste marge nog uitkomt.
Moet ik BTW meenemen in mijn staffelberekening?
Nee, werk altijd excl. BTW. Catering valt onder 9% BTW, dus je eindprijs voor de klant wordt jouw prijs × 1,09. Zo houd je je marges overzichtelijk.
Wat als er minder gasten komen dan besteld?
Spreek minimale aantallen af per staffel. Tot 10% minder gasten: geen probleem. Bij grotere afwijkingen herbereken je of vraagt een annuleringsvergoeding.
Hoe vaak moet ik mijn staffelprijzen aanpassen?
Check elk kwartaal je kostprijzen, vooral personeelskosten en brandstofprijzen. Die kunnen snel veranderen en je marge aantasten.
Kan ik verschillende staffels per type catering hanteren?
Zeker, buffet heeft andere kostenstructuur dan bediend diner. Maak aparte staffels voor buffet, walking dinner en bediende menu's. De berekeningslogica blijft identiek.
Welke minimale groepsgrootte moet ik hanteren per staffel?
Hanteer minimaal 10 personen voor je laagste staffel. Daaronder wordt catering financieel risicovol door de hoge vaste kosten per persoon.
📚 Geraadpleegde bronnen
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Officiële bron
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Officiële bron
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Officiële bron
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Officiële bron
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Officiële bron
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Officiële bron
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Officiële bron
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Officiële bron
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Officiële bron
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Officiële bron
NVWA (Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit) — https://www.nvwa.nl
De HACCP-normen in deze applicatie zijn uitsluitend informatief. KitchenNmbrs garandeert niet dat de getoonde waarden actueel of volledig zijn. Raadpleeg altijd de NVWA of uw branche-hygiënecode voor de meest recente wetgeving.
Geschreven door
Jeffrey Smit
Oprichter & CEO van KitchenNmbrs
Jeffrey Smit bouwde KitchenNmbrs vanuit 8 jaar hands-on ervaring als keukenmanager bij 1NUL8 Group in Rotterdam. Zijn missie: elke restauranteigenaar grip geven op food cost.
Calculeer events en catering tot op de cent
Groepsarrangementen, buffetten en events zijn complex. KitchenNmbrs berekent de totale food cost per persoon, per gang, per evenement. Start gratis.
Start gratis trial →