Un événement privé a une structure de coûts différente de votre menu habituel. Vous facturez par personne, souvent avec un nombre prédéterminé, et vous avez d'autres risques comme les défaillances ou les portions adaptées. Vous calculez l'impact de marge en comparant les coûts totaux de l'événement aux revenus totaux de l'événement, en tenant compte à la fois des coûts directs et des coûts cachés.
Pourquoi les événements sont différents du service habituel
Lors d'un événement privé, vous travaillez avec un nombre de personnes établi, souvent un menu prédéterminé, et d'autres postes de coûts que lors du service de restaurant habituel. Vous avez généralement plus de certitude sur les chiffres, mais aussi d'autres risques.
💡 Exemple :
Dîner privé pour 40 personnes, menu 3 plats à €65 par personne :
- Chiffre d'affaires total : 40 × €65 = €2.600
- Coût alimentaire par personne : €18,50
- Personnel supplémentaire : €320
- Achats spéciaux : €85
Coûts totaux : €1.145, marge : €1.455 (56%)
Coûts directs d'un événement
Les coûts directs consistent en bien plus que les ingrédients de vos plats. Pour un calcul de marge correct, vous additionnez tout ce qui est spécifiquement préparé ou acheté pour cet événement.
- Coût alimentaire par personne : Tous les ingrédients du menu complet
- Personnel supplémentaire : Cuisiniers ou serveurs spécialement pour cet événement
- Achats spéciaux : Ingrédients que vous n'avez normalement pas en stock
- Emballage/vaisselle : Si vous louez ou achetez des articles spéciaux
- Décoration/présentation : Garniture spéciale ou mise en place
Coûts cachés que vous oubliez souvent
Les événements ont des coûts qui ne sont pas directement visibles, mais qui affectent votre marge. Vous devez les inclure dans votre calcul pour obtenir une image réaliste.
⚠️ Attention :
De nombreux entrepreneurs ne calculent que le coût alimentaire direct et oublient le temps de préparation, la mise en place et le nettoyage. Cela peut représenter 2 à 4 heures de travail supplémentaire.
- Temps de préparation : Mise en place et planification supplémentaires
- Coût d'opportunité : Qu'auriez-vous pu gagner d'autre pendant ce temps ?
- Risque de gaspillage : En cas d'annulation à court terme, vous perdez les ingrédients
- Énergie et eau : Utilisation plus intensive de l'équipement
- Nettoyage : Temps supplémentaire pour nettoyer après l'événement
Le calcul de l'impact de marge
Pour un impact de marge correct, vous comparez les revenus totaux de l'événement à tous les coûts, et vous le comparez à ce que vous auriez pu gagner au même moment avec le service habituel.
💡 Exemple de calcul :
Événement pour 30 personnes, €55 par personne, service de soirée habituel manqué :
- Chiffre d'affaires de l'événement : €1.650
- Coûts de l'événement : €920 (coût alimentaire + main-d'œuvre + suppléments)
- Bénéfice de l'événement : €730
- Chiffre d'affaires habituel manqué : €1.200
- Bénéfice habituel manqué : €420
Avantage net : €730 - €420 = €310
Intégrer les facteurs de risque
Les événements ont des risques spécifiques que vous pouvez répercuter dans votre prix ou couvrir séparément. Pensez à un délai d'annulation minimum ou à un acompte.
- Risque de défaillance : Pourcentage de chance que les invités ne viennent pas
- Modifications de dernière minute : Autres nombres ou adaptations de menu
- Prix saisonniers : Certains ingrédients sont plus chers à certains moments
- Dépendance météorologique : Pour les événements en plein air
Outils pour le calcul de la marge des événements
Un calcul correct de la marge des événements nécessite que vous suiviez tous les coûts et revenus de manière claire. Cela devient plus complexe à mesure que vous organisez plus d'événements.
Avec un système comme KitchenNmbrs, vous pouvez créer des menus d'événements séparés, calculer le coût total par personne, et calculer l'impact de marge de différents scénarios. Vous voyez ainsi directement si un événement est assez rentable pour abandonner votre service habituel.
Comment calculer l'impact de marge d'un menu d'événement ? (étape par étape)
Calculez le coût total de l'événement par personne
Additionnez tous les coûts : coût alimentaire du menu complet, personnel supplémentaire par personne, achats spéciaux divisés par le nombre d'invités, et toute location d'équipement supplémentaire. N'oubliez pas d'inclure le temps de préparation et de nettoyage.
Déterminez le chiffre d'affaires total et le bénéfice de l'événement
Multipliez votre prix par personne par le nombre d'invités. Soustrayez tous les coûts de l'événement. C'est votre bénéfice brut de l'événement, sans tenir compte du chiffre d'affaires habituel manqué.
Calculez le coût d'opportunité du service manqué
Estimez le chiffre d'affaires et le bénéfice que vous auriez pu réaliser avec le service habituel au même moment. Soustrayez ce bénéfice manqué de votre bénéfice d'événement pour obtenir l'impact de marge net.
✨ Pro tip
Facturez toujours un nombre minimum de personnes, même s'il y en a moins. Vous avez de toute façon consacré du temps à la préparation et engagé des coûts fixes.
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Questions fréquentes
Dois-je inclure la TVA dans mon calcul de marge d'événement ?
Calculez toujours avec les prix hors TVA pour un calcul de marge équitable. Votre prix d'événement de €65 par personne devient €59,63 hors TVA à 9%. Vous calculez vos coûts par rapport à cela.
Comment calculer le coût d'opportunité si je ne sais pas ce que j'aurais pu gagner ?
Prenez votre chiffre d'affaires moyen par heure les jours et heures comparables. Si vous réalisez normalement €180 de chiffre d'affaires par heure avec 25% de bénéfice, votre bénéfice manqué est €45 par heure que dure l'événement.
Que faire si les invités annulent à la dernière minute ?
Incluez un acompte ou une commission d'annulation dans votre prix. De nombreux traiteurs demandent 50% d'acompte et appliquent un délai d'annulation de 72 heures pour les ingrédients déjà commandés.
Comment éviter de sous-facturer un événement ?
Faites une liste de contrôle de tous les coûts possibles et ajoutez une marge de 10 à 15% pour les imprévus. Il est préférable de facturer un peu trop que d'avoir des surprises désagréables plus tard.
Quand un événement est-il plus rentable que le service habituel ?
Quand votre impact de marge net (bénéfice de l'événement moins bénéfice habituel manqué) est positif. Même si vous avez plus de certitude sur le chiffre d'affaires et moins de stress que le service habituel, cela peut en valoir la peine.
📚 Sources consultées
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Source officielle
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Source officielle
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Source officielle
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Source officielle
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Source officielle
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Source officielle
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Source officielle
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Source officielle
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Source officielle
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Source officielle
Ministère de l'Agriculture et de la Souveraineté alimentaire — https://agriculture.gouv.fr
Les normes HACCP affichées dans cette application sont fournies à titre informatif uniquement. KitchenNmbrs ne garantit pas que les valeurs affichées sont à jour ou complètes. Consultez toujours le Ministère de l'Agriculture ou votre autorité locale pour la réglementation en vigueur.
Rédigé par
Jeffrey Smit
Fondateur & CEO de KitchenNmbrs
Jeffrey Smit a créé KitchenNmbrs à partir de 8 ans d'expérience pratique en tant que responsable cuisine chez 1NUL8 Group à Rotterdam. Sa mission : donner à chaque restaurateur le contrôle de ses coûts alimentaires.
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