Eine private Veranstaltung hat eine andere Kostenstruktur als deine normale Speisekarte. Du rechnest pro Person, oft mit vorher festgelegten Anzahlen, und hast andere Risiken wie Ausfälle oder angepasste Portionsgrößen. Die Gewinnspannen-Auswirkung berechnest du, indem du die Gesamtveranstaltungskosten den Gesamtveranstaltungseinnahmen gegenüberstellst, wobei du sowohl direkte Kosten als auch versteckte Kosten berücksichtigst.
Warum Veranstaltungen anders sind als normaler Service
Bei einer privaten Veranstaltung arbeitest du mit einer festgelegten Anzahl von Personen, oft mit einem vorher bestimmten Menü und anderen Kostenpositionen als beim normalen Restaurantservice. Du hast normalerweise mehr Sicherheit bei den Anzahlen, aber auch andere Risiken.
💡 Beispiel:
Privates Dinner für 40 Personen, 3-Gänge-Menü à €65 pro Person:
- Gesamtumsatz: 40 × €65 = €2.600
- Lebensmittelkosten pro Person: €18,50
- Zusätzliches Personal: €320
- Spezielle Einkäufe: €85
Gesamtkosten: €1.145, Gewinnspanne: €1.455 (56%)
Direkte Kosten einer Veranstaltung
Die direkten Kosten bestehen aus mehr als nur den Zutaten deiner Gerichte. Für eine korrekte Gewinnspannen-Berechnung addierst du alles, was speziell für diese Veranstaltung hergestellt oder gekauft wird.
- Lebensmittelkosten pro Person: Alle Zutaten für das vollständige Menü
- Zusätzliches Personal: Köche oder Service speziell für diese Veranstaltung
- Spezielle Einkäufe: Zutaten, die du normalerweise nicht auf Lager hast
- Verpackung/Geschirr: Falls du spezielle Dinge mietest oder kaufst
- Dekoration/Präsentation: Spezielle Garnitur oder Anrichtung
Versteckte Kosten, die du oft vergisst
Veranstaltungen haben Kosten, die nicht direkt sichtbar sind, aber deine Gewinnspanne beeinflussen. Diese musst du in deine Berechnung einbeziehen, um ein realistisches Bild zu bekommen.
⚠️ Achtung:
Viele Unternehmer rechnen nur die direkten Lebensmittelkosten und vergessen die Zeit für Vorbereitung, Mise-en-Place und Aufräumen. Dies kann 2-4 Stunden zusätzliche Arbeit bedeuten.
- Vorbereitungszeit: Zusätzliche Mise-en-Place und Planung
- Opportunitätskosten: Was hättest du in dieser Zeit sonst verdienen können?
- Verschwendungsrisiko: Bei kurzfristiger Absage verlierst du Zutaten
- Energie und Wasser: Intensivere Nutzung von Geräten
- Reinigung: Zusätzliche Zeit zum Aufräumen nach der Veranstaltung
Die Gewinnspannen-Auswirkungsberechnung
Für eine korrekte Gewinnspannen-Auswirkung vergleichst du die Gesamtveranstaltungseinnahmen mit allen Kosten und stellst dies dem gegenüber, was du in der gleichen Zeit mit normalem Service hätte verdienen können.
💡 Beispielberechnung:
Veranstaltung für 30 Personen, €55 pro Person, normaler Abendservice verpasst:
- Veranstaltungsumsatz: €1.650
- Veranstaltungskosten: €920 (Lebensmittelkosten + Arbeit + Extras)
- Veranstaltungsgewinn: €730
- Verpasster normaler Umsatz: €1.200
- Verpasster normaler Gewinn: €420
Nettovorteil: €730 - €420 = €310
Risikofaktoren berücksichtigen
Veranstaltungen haben spezifische Risiken, die du in deinen Preis einkalkulieren oder separat abdecken kannst. Denke an eine Mindestabsagefrist oder eine Anzahlung.
- No-Show-Risiko: Prozentuale Wahrscheinlichkeit, dass Gäste nicht kommen
- Kurzfristige Änderungen: Andere Anzahlen oder Menü-Anpassungen
- Saisonale Preise: Einige Zutaten sind zu bestimmten Zeiten teurer
- Wetterabhängigkeit: Bei Outdoor-Veranstaltungen
Tools für die Veranstaltungs-Gewinnspannen-Berechnung
Eine gute Veranstaltungs-Gewinnspannen-Berechnung erfordert, dass du alle Kosten und Einnahmen übersichtlich verfolgst. Dies wird komplexer, je mehr Veranstaltungen du durchführst.
Mit einem System wie KitchenNmbrs kannst du Veranstaltungsmenüs separat erstellen, die Gesamtkosten pro Person berechnen und die Gewinnspannen-Auswirkung verschiedener Szenarien durchrechnen. So siehst du direkt, ob eine Veranstaltung profitabel genug ist, um deinen normalen Service dafür aufzugeben.
Wie berechnest du die Gewinnspannen-Auswirkung eines Veranstaltungsmenüs? (Schritt für Schritt)
Berechne die Gesamtveranstaltungskosten pro Person
Addiere alle Kosten: Lebensmittelkosten des vollständigen Menüs, zusätzliches Personal pro Person, spezielle Einkäufe geteilt durch die Anzahl der Gäste und eventuelles Mieten von zusätzlichen Dingen. Vergiss nicht, die Vorbereitungszeit und das Aufräumen einzurechnen.
Bestimme die Gesamtveranstaltungseinnahmen und den Gewinn
Multipliziere deinen Preis pro Person mit der Anzahl der Gäste. Ziehe davon alle Veranstaltungskosten ab. Dies ist dein Brutto-Veranstaltungsgewinn, noch ohne Berücksichtigung des verpassten normalen Umsatzes.
Berechne die Opportunitätskosten des verpassten Service
Schätze, wie viel Umsatz und Gewinn du mit normalem Service in der gleichen Zeit hättest machen können. Ziehe diesen verpassten Gewinn von deinem Veranstaltungsgewinn ab, um die netto Gewinnspannen-Auswirkung zu erhalten.
✨ Pro tip
Rechne immer eine Mindestanzahl von Personen ab, auch wenn weniger Gäste kommen. Du hast trotzdem Vorbereitungszeit und Fixkosten gemacht.
Selbst berechnen?
In der KitchenNmbrs App geht das mit wenigen Klicks. 7 Tage kostenlos, keine Kreditkarte.
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Häufig gestellte Fragen
Muss ich die Mehrwertsteuer in meine Veranstaltungs-Gewinnspannen-Berechnung einbeziehen?
Rechne immer mit Preisen ohne Mehrwertsteuer für eine faire Gewinnspannen-Berechnung. Dein Veranstaltungspreis von €65 pro Person wird €59,63 ohne 9% Mehrwertsteuer. Dagegen rechnest du deine Kosten.
Wie berechne ich Opportunitätskosten, wenn ich nicht weiß, was ich hätte verdienen können?
Nimm deinen durchschnittlichen Umsatz pro Stunde an vergleichbaren Tagen und Zeiten. Wenn du normalerweise €180 pro Stunde Umsatz mit 25% Gewinn machst, sind deine verpassten Gewinne €45 pro Stunde, die die Veranstaltung dauert.
Was ist, wenn Gäste in letzter Minute absagen?
Rechne eine Anzahlung oder Stornierungsgebühr in deinen Preis ein. Viele Caterer verlangen 50% Anzahlung im Voraus und haben eine 72-Stunden-Stornierungsfrist für bereits bestellte Zutaten.
Wie verhindere ich, dass ich zu wenig für eine Veranstaltung berechne?
Erstelle eine Checkliste aller möglichen Kosten und addiere 10-15% Puffer für unvorhergesehene Dinge. Es ist besser, etwas zu viel zu berechnen, als hinterher Überraschungen zu bekommen.
Wann ist eine Veranstaltung profitabler als normaler Service?
Wenn deine netto Gewinnspannen-Auswirkung (Veranstaltungsgewinn minus verpasster normaler Gewinn) positiv ist. Auch wenn du mehr Sicherheit bei den Einnahmen hast und weniger Stress als beim normalen Service kann es sich lohnen.
⚠️ EU-Verordnung 1169/2011 — Allergeninformation — https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2011/1169/oj
Die Allergeninformationen auf dieser Seite basieren auf der EU-Verordnung 1169/2011. Rezepte und Zutaten können je nach Lieferant variieren. Überprüfen Sie stets die aktuellen Allergeninformationen bei Ihrem Lieferanten und kommunizieren Sie diese korrekt an Ihre Gäste. KitchenNmbrs haftet nicht für allergische Reaktionen.
In Deutschland überwacht das BVL die Allergenvorschriften gemäß LMIDV.
📚 Konsultierte Quellen
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Offizielle Quelle
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Offizielle Quelle
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Offizielle Quelle
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Offizielle Quelle
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Offizielle Quelle
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Offizielle Quelle
BVL (Bundesamt für Verbraucherschutz und Lebensmittelsicherheit) — https://www.bvl.bund.de
Die in dieser Anwendung angezeigten HACCP-Normen dienen ausschließlich der Information. KitchenNmbrs garantiert nicht, dass die angezeigten Werte aktuell oder vollständig sind. Konsultieren Sie stets das BVL oder Ihre zuständige Behörde für die neuesten Vorschriften.
Geschrieben von
Jeffrey Smit
Gründer & CEO von KitchenNmbrs
Jeffrey Smit hat KitchenNmbrs aus 8 Jahren praktischer Erfahrung als Küchenmanager bei der 1NUL8 Group in Rotterdam aufgebaut. Seine Mission: jedem Restaurantbesitzer Kontrolle über die Lebensmittelkosten geben.
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