Kostprijsberekening voor grote aantallen werkt anders dan voor individuele porties. Je moet rekening houden met schaalvoordelen, maar ook met extra kosten voor voorbereiding en logistiek. In dit artikel leer je stap voor stap hoe je de werkelijke kostprijs berekent van gerechten die je in grote volumes produceert.
Waarom grote volumes anders zijn
Bij catering en events kook je niet 10 porties, maar 100, 200 of meer. Dat verandert je kostenstructuur fundamenteel:
- Schaalvoordelen: Ingrediënten worden per kilo goedkoper
- Extra arbeidskosten: Voorbereiding, transport, opbouw
- Verspillingsrisico: Bij no-shows heb je te veel geprepareerd
- Verpakking en logistiek: Warmhoudboxen, servies, transport
? Voorbeeld:
Lasagne voor 150 personen bij een bedrijfsevent:
- Ingrediënten: €4,20 per persoon
- Verpakking (warmhoudschalen): €0,80 per persoon
- Extra arbeid (prep + transport): €1,50 per persoon
- No-show buffer (5%): €0,32 per persoon
Werkelijke kostprijs: €6,82 per persoon
Ingrediëntkosten voor grote volumes
Bij grote aantallen krijg je vaak korting, maar niet op alles. Bereken je ingrediëntkosten realistisch:
- Hoofdingrediënten: Vaak 10-20% goedkoper bij afname 10+ kilo
- Specerijen en kruiden: Prijs blijft gelijk (gebruik je toch weinig)
- Verse producten: Soms duurder door kortere houdbaarheid
⚠️ Let op:
Reken niet automatisch met kortingsprijzen. Check eerst of je leverancier daadwerkelijk korting geeft bij de hoeveelheid die je nodig hebt.
Arbeidskosten meenemen
Bij grote volumes komt er veel extra werk bij dat je moet doorberekenen:
- Extra voorbereiding: Vaak een dag van tevoren
- Transport en opbouw: Reis- en opbouwtijd
- Bediening ter plaatse: Als dat bij de prijs inbegrepen is
- Afbouw en schoonmaak: Ook dat kost tijd
Reken gemiddeld €1,00 tot €2,50 per persoon extra arbeidskosten voor catering, afhankelijk van de complexiteit.
? Voorbeeld arbeidskosten:
Event voor 100 personen, 8 uur werk (prep + event + afbouw):
- Loonkosten chef: €25/uur × 8 uur = €200
- Hulpkracht: €18/uur × 6 uur = €108
- Reistijd en brandstof: €50
Totaal: €358 ÷ 100 personen = €3,58 per persoon
No-show buffer inbouwen
Bij events komen er altijd minder mensen dan aangekondigd. Bouw een buffer in van 5-10% extra kosten:
- Je bereidt voor 100 personen, er komen 92
- De extra kosten reken je door in je kostprijs
- Zo voorkom je dat no-shows je marge opeten
Verpakking en transport
Deze kosten vergeet je makkelijk, maar ze kunnen flink oplopen:
- Warmhoudschalen: €0,50 tot €1,50 per persoon
- Wegwerpservies: €0,30 tot €0,80 per persoon
- Transportkosten: Brandstof, slijtage, tijd
- Koelboxen/warmhoudapparatuur: Afschrijving per event
? Totaalvoorbeeld:
Volledige kostprijs buffet voor 120 personen:
- Ingrediënten (met schaalvoordeel): €5,80 per persoon
- Extra arbeid: €2,20 per persoon
- Verpakking en servies: €1,10 per persoon
- No-show buffer (7%): €0,64 per persoon
- Transport en logistiek: €0,45 per persoon
Totale kostprijs: €10,19 per persoon
Winstmarge voor catering
Bij catering events kun je vaak een hogere marge rekenen dan in je restaurant:
- Gangbare foodcost catering: 35-45% (hoger dan restaurant door extra kosten)
- Totale kostprijs: 55-65% van verkoopprijs
- Netto marge: 35-45%
⚠️ Let op:
Reken altijd alle kosten mee voordat je je prijs bepaalt. Een te lage cateringprijs kan je hele maand verpesten, omdat de volumes zo groot zijn.
Digitaal bijhouden
Met grote volumes is handmatig rekenen foutgevoelig. Een systeem zoals KitchenNmbrs helpt om:
- Ingrediëntkosten automatisch te berekenen voor X personen
- Verschillende scenario's door te rekenen (90, 100, 110 personen)
- Al je extra kosten per event bij te houden
- Te zien welke events het meest opleveren
Kostprijs grote volumes berekenen (stap voor stap)
Bereken basisingrediëntkosten per persoon
Maak een lijst van alle ingrediënten voor je gerecht. Check bij je leverancier of je korting krijgt bij grote afname. Deel de totale ingrediëntkosten door het aantal personen.
Tel alle extra kosten op
Reken uit: extra arbeidsuren × uurloon, verpakkingskosten, transportkosten, en eventuele huur van apparatuur. Deel dit door het aantal personen voor de extra kosten per persoon.
Bouw no-show buffer in
Vermenigvuldig je totale kostprijs per persoon met 1,05 tot 1,10 (5-10% buffer). Dit compenseert voor mensen die niet komen maar waarvoor je wel hebt geprepareerd.
Bepaal je verkoopprijs
Deel je totale kostprijs door je gewenste kostprijs-percentage. Bij 40% kostprijs: kostprijs ÷ 0,40. Vergeet niet 9% BTW toe te voegen voor de eindprijs.
✨ Pro tip
Houd een Excel bij van al je catering events met werkelijke kosten vs. geschatte kosten. Na 5-10 events zie je precies waar je te optimistisch of te voorzichtig rekent, en kun je je kostprijs verfijnen.
Dit zelf berekenen?
In de KitchenNmbrs app doe je dit in een paar klikken. 7 dagen gratis, geen creditcard.
Was dit artikel nuttig?
Veelgestelde vragen
Moet ik BTW meenemen in mijn cateringkostprijs?
Nee, reken altijd exclusief BTW. Op catering betaal je 9% BTW, net als in je restaurant. Voeg de BTW pas toe aan het eind voor je eindprijs naar de klant.
Hoeveel procent no-show buffer moet ik inbouwen?
Gemiddeld 5-10%, afhankelijk van het type event. Bedrijfsevents hebben minder no-shows (5%) dan private feesten (10%). Houd bij wat jouw gemiddelde is.
Krijg ik altijd korting bij grote inkoop?
Niet automatisch. Veel leveranciers geven korting vanaf 10-15 kilo, maar check dit altijd van tevoren. Verse producten zijn soms juist duurder omdat je meer risico loopt op bederf.
Hoe reken ik transportkosten door?
Reken €0,30 per kilometer heen en terug, plus tijd voor laden/lossen (€20-25 per uur). Deel dit door het aantal personen. Bij grote events wordt dit een klein bedrag per persoon.
Kan ik dezelfde foodcost aanhouden als in mijn restaurant?
Nee, bij catering liggen de totale kosten hoger door arbeid, transport en verpakking. Reken met 35-45% totale kostprijs in plaats van de 28-35% die gangbaar is in restaurants.
Wat als er meer mensen komen dan verwacht?
Maak afspraken over extra personen in je offerte. Reken bijvoorbeeld: 'tot 100 personen vast tarief, daarboven €X per extra persoon'. Zo voorkom je dat je met lege handen staat.
📚 Geraadpleegde bronnen
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Officiële bron
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Officiële bron
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Officiële bron
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Officiële bron
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Officiële bron
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Officiële bron
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Officiële bron
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Officiële bron
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Officiële bron
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Officiële bron
NVWA (Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit) — https://www.nvwa.nl
De HACCP-normen in deze applicatie zijn uitsluitend informatief. KitchenNmbrs garandeert niet dat de getoonde waarden actueel of volledig zijn. Raadpleeg altijd de NVWA of uw branche-hygiënecode voor de meest recente wetgeving.
Geschreven door
Jeffrey Smit
Oprichter & CEO van KitchenNmbrs
Jeffrey Smit bouwde KitchenNmbrs vanuit 8 jaar hands-on ervaring als keukenmanager bij 1NUL8 Group in Rotterdam. Zijn missie: elke restauranteigenaar grip geven op food cost.
Calculeer events en catering tot op de cent
Groepsarrangementen, buffetten en events zijn complex. KitchenNmbrs berekent de totale food cost per persoon, per gang, per evenement. Start gratis.
Start gratis trial →