Personalkosten sind oft die größte Kostenposition beim Catering - manchmal 40-50% deiner Gesamtkosten. Viele Caterer rechnen nur mit Zutaten und vergessen die Arbeit, wodurch sie bei Events Verluste machen. In diesem Artikel lernst du Schritt für Schritt, wie du Personalkosten korrekt in deinen Preis pro Person einkalkulierst.
Warum Personalkosten beim Catering entscheidend sind
Beim Catering arbeitest du anders als in deinem Restaurant. Du musst Personal für Vorbereitung, Transport, Aufbau, Bedienung vor Ort und Abbau einsetzen. Diese Stunden summieren sich auf und können ein profitables Event in eine verlustbringende Aufgabe verwandeln.
⚠️ Achtung:
Viele Caterer rechnen nur mit den Stunden vor Ort und vergessen die Vorbereitung. Das kann dir 30-50% deines Gewinns kosten.
Alle Personalkosten erfassen
Für eine korrekte Berechnung musst du álle Stunden einbeziehen, die du für ein Event aufwendest:
- Vorbereitung: Einkaufen, Mise-en-Place, Kochen, Verpacken
- Transport: Laden, Fahren, Entladen
- Aufbau: Buffet herrichten, Warmhaltegeräte aufstellen
- Bedienung: Servieren, Nachfüllen, Gästekontakt
- Abbau: Aufräumen, Einpacken, Transport zurück
- Spülen/Reinigung: Material in der Küche reinigen
💡 Beispiel - Geschäftliches Mittagessen 50 Personen:
Chef + 1 Bedienung für Mittagessen von 12:00-14:00:
- Vorbereitung: 4 Stunden (Chef) + 1 Stunde (Bedienung)
- Transport/Aufbau: 1 Stunde (Chef) + 1 Stunde (Bedienung)
- Vor Ort: 2 Stunden (Chef) + 2 Stunden (Bedienung)
- Abbau/Transport: 1 Stunde (Chef) + 1 Stunde (Bedienung)
- Spülen: 1 Stunde (Chef)
Gesamt: 9 Stunden Chef + 5 Stunden Bedienung = 14 Stunden
Stundensätze realistisch einschätzen
Rechne nicht mit Nettolohn, sondern mit den tatsächlichen Kosten pro Stunde. Darin enthalten sind:
- Bruttolohn
- Arbeitgeberabgaben (Sozialversicherung, ca. 25% auf Brutto)
- Urlaubsgeld (8%)
- Krankheitsausfallzuschlag (2-5%)
- Rente (falls zutreffend)
💡 Beispiel Stundensatzberechnung:
Chef mit €18,00 Brutto pro Stunde:
- Bruttolohn: €18,00
- Arbeitgeberabgaben (25%): €4,50
- Urlaubsgeld (8%): €1,44
- Zuschlag Krankheit/Rente (5%): €0,90
Tatsächliche Kosten: €24,84 pro Stunde
Personalkosten in Preis pro Person umrechnen
Jetzt rechnest du die Gesamtpersonalkosten in einen Betrag pro Person um. Diese Formel verwendest du:
Personalkosten pro Person = (Gesamtstunden × Stundensatz) ÷ Anzahl Personen
💡 Beispiel - Mittagessen 50 Personen:
Aus dem vorherigen Beispiel:
- Chef: 9 Stunden × €24,84 = €223,56
- Bedienung: 5 Stunden × €18,50 = €92,50
- Gesamtpersonalkosten: €316,06
Pro Person: €316,06 ÷ 50 = €6,32
Personalkosten in deinen Verkaufspreis einarbeiten
Dein Gesamtpreis pro Person besteht aus drei Komponenten:
- Zutatenkosten (Lebensmittelkosten)
- Personalkosten (Arbeit)
- Gewinnmarge (Overhead + Gewinn)
Eine übliche Aufteilung beim Catering:
- Zutaten: 25-35% des Verkaufspreises
- Personal: 35-45% des Verkaufspreises
- Gewinn + Overhead: 20-30% des Verkaufspreises
💡 Beispiel - Vollständige Preisberechnung:
Mittagessen 50 Personen:
- Zutaten: €8,50 pro Person
- Personal: €6,32 pro Person
- Gesamtkosten: €14,82 pro Person
- Gewünschte Marge: 25%
Mindestverkaufspreis: €14,82 ÷ 0,75 = €19,76 pro Person
Gerundet: €20,00 pro Person exkl. MwSt.
Verschiedene Events, unterschiedliche Personalkosten
Die Personalkosten pro Person variieren stark je nach Event-Typ:
- Buffet-Mittagessen (50+ Pers.): €4-8 pro Person
- Bedientes Dinner (20-40 Pers.): €12-20 pro Person
- Cocktail-Empfang: €6-12 pro Person
- BBQ/Außenevent: €8-15 pro Person
⚠️ Achtung:
Je kleiner das Event, desto höher die Personalkosten pro Person. Bei 10 Personen zahlst du oft €15-25 pro Person nur für Arbeit.
Digital erfassen für bessere Kontrolle
Das manuelle Berechnen von Personalkosten pro Event kostet Zeit und ist fehleranfällig. Viele Caterer nutzen ein System wie KitchenNmbrs, um automatisch zu berechnen, wie viel Arbeit jedes Event kostet, damit du nie wieder Verluste bei einer Aufgabe machst.
Wie berechnest du Personalkosten pro Person? (Schritt für Schritt)
Berechne alle erforderlichen Stunden
Addiere alle Stunden: Vorbereitung, Transport, Aufbau, Bedienung, Abbau und Reinigung. Vergesse keine Aktivität, die Zeit kostet.
Bestimme tatsächliche Stundensätze
Rechne nicht mit Nettolohn, sondern mit Brutto + Arbeitgeberabgaben (25%) + Urlaubsgeld (8%) + Krankheitsausfallzuschlag. Das gibt dir echte Kosten pro Stunde.
Berechne Gesamtpersonalkosten
Multipliziere alle Stunden mit den entsprechenden Stundensätzen. Addiere alles für die Gesamtpersonalkosten des Events.
Teile durch Anzahl der Personen
Teile die Gesamtpersonalkosten durch die Anzahl der Gäste. Das gibt dir die Personalkosten pro Person für dieses spezifische Event.
✨ Pro tip
Erstelle eine Standard-Vorlage für verschiedene Event-Typen mit durchschnittlichen Stunden pro Person. Dann musst du nicht jedes Mal alles neu berechnen und vermeidest, dass du Stunden vergisst.
Selbst berechnen?
In der KitchenNmbrs App geht das mit wenigen Klicks. 7 Tage kostenlos, keine Kreditkarte.
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Häufig gestellte Fragen
Muss ich Fahrtzeit auch in die Personalkosten einrechnen?
Ja, Fahrtzeit ist Arbeitszeit. Rechne mindestens die Hin- und Rückfahrt ein. Bei langen Strecken kann das pro Person ein beträchtlicher Betrag werden.
Wie rechne ich mit Teilzeitkräften, die ich nur für Events einstelle?
Verwende ihren Brutto-Stundensatz plus 25% Arbeitgeberabgaben. Bei Abrufkräften musst du kein Urlaubsgeld einrechnen, wenn du es direkt auszahlst.
Was ist, wenn ich selbst als Unternehmer mitarbeite?
Rechne dich selbst auch mit einem angemessenen Stundensatz ein. Sonst weißt du nicht, ob das Event profitabel ist. Verwende den Satz, den du einem externen Chef zahlen würdest.
Warum sind meine Personalkosten pro Person bei kleinen Events so hoch?
Kleine Events haben hohe Fixkosten. Du brauchst fast genauso viel Vorbereitungs- und Transportzeit für 10 wie für 30 Personen, kannst das aber auf weniger Menschen verteilen.
Kann ich Personalkosten durch effizienteres Arbeiten senken?
Sicher. Bessere Planung, intelligentere Menüs und erfahrenes Personal können deine Personalkosten um 20-30% senken. Das wirkt sich direkt auf deine Gewinnmarge aus.
Wie oft sollte ich meine Personalkosten neu berechnen?
Bei jeder Lohnerhöhung und mindestens 2x pro Jahr. Personalkosten steigen durch Tariferhöhungen und Änderungen der Arbeitgeberabgaben.
⚠️ EU-Verordnung 1169/2011 — Allergeninformation — https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2011/1169/oj
Die Allergeninformationen auf dieser Seite basieren auf der EU-Verordnung 1169/2011. Rezepte und Zutaten können je nach Lieferant variieren. Überprüfen Sie stets die aktuellen Allergeninformationen bei Ihrem Lieferanten und kommunizieren Sie diese korrekt an Ihre Gäste. KitchenNmbrs haftet nicht für allergische Reaktionen.
In Deutschland überwacht das BVL die Allergenvorschriften gemäß LMIDV.
📚 Konsultierte Quellen
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Offizielle Quelle
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Offizielle Quelle
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Offizielle Quelle
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Offizielle Quelle
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Offizielle Quelle
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Offizielle Quelle
BVL (Bundesamt für Verbraucherschutz und Lebensmittelsicherheit) — https://www.bvl.bund.de
Die in dieser Anwendung angezeigten HACCP-Normen dienen ausschließlich der Information. KitchenNmbrs garantiert nicht, dass die angezeigten Werte aktuell oder vollständig sind. Konsultieren Sie stets das BVL oder Ihre zuständige Behörde für die neuesten Vorschriften.
Geschrieben von
Jeffrey Smit
Gründer & CEO von KitchenNmbrs
Jeffrey Smit hat KitchenNmbrs aus 8 Jahren praktischer Erfahrung als Küchenmanager bei der 1NUL8 Group in Rotterdam aufgebaut. Seine Mission: jedem Restaurantbesitzer Kontrolle über die Lebensmittelkosten geben.
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