La mayoría de los que hacen catering creen que los ingredientes son su mayor gasto, pero no es así. Los costes de personal representan muchas veces el 40-50 % del total y se infravaloran de forma sistemática. Por eso acabas perdiendo dinero en eventos que deberían haber sido rentables. Me pasó en mi primer catering grande: las horas de preparación me comieron todo el margen porque no las había presupuestado.
Por qué los costes de personal son críticos en catering
El catering es radicalmente distinto al trabajo en restaurante. Pones personal para preparación, transporte, montaje, servicio y desmontaje. Esas horas se acumulan a una velocidad brutal. Un evento aparentemente rentable puede convertirse en una operación a pérdidas.
⚠️ Atención:
Muchos hosteleros que hacen catering solo cuentan las horas en el evento y se olvidan de la preparación. Eso puede costarte el 30-50 % de tu beneficio.
Todas las partidas de personal sobre la mesa
Para un cálculo correcto cuentas todas las horas que cuesta un evento:
- Preparación: compras, mise en place, cocinar, empaquetar
- Transporte: cargar, conducir, descargar
- Montaje: montar buffet, instalar equipos de calor
- Servicio: servir, reponer, atender invitados
- Desmontaje: recoger, empaquetar, transporte de vuelta
- Limpieza: fregar material en la cocina
Aquí es donde falla la mayoría — un error que según KitchenNmbrs le cuesta al restaurante medio entre 200 y 400 € al mes por infravalorar las horas de catering.
💡 Ejemplo — Almuerzo de empresa 50 personas:
Chef + 1 camarero para almuerzo de 12:00 a 14:00:
- Preparación: 4 horas (chef) + 1 hora (camarero)
- Transporte/montaje: 1 hora (chef) + 1 hora (camarero)
- En el evento: 2 horas (chef) + 2 horas (camarero)
- Desmontaje/transporte: 1 hora (chef) + 1 hora (camarero)
- Limpieza: 1 hora (chef)
Total: 9 horas chef + 5 horas camarero = 14 horas
Calcular el coste real por hora
Nunca calcules con el salario neto. Los costes reales por hora incluyen:
- Salario bruto
- Cargas sociales (cotizaciones, aprox. 30 % sobre el bruto)
- Pagas extra prorrateadas
- Coste de absentismo (2-5 %)
- Plan de pensiones (si aplica)
💡 Ejemplo de coste por hora:
Chef con 10,50 €/hora brutos:
- Salario bruto: 10,50 €
- Cargas sociales (30 %): 3,15 €
- Pagas extra prorrateadas: 1,75 €
- Absentismo/otros (5 %): 0,77 €
Coste real: 16,17 € por hora
Del coste total al precio por persona
Ahora divides los costes totales de personal entre el número de comensales. Esta fórmula:
Coste de personal por persona = (Total horas × Coste por hora) ÷ Número de personas
💡 Ejemplo — Almuerzo 50 personas:
Con los datos del ejemplo anterior:
- Chef: 9 horas × 16,17 € = 145,53 €
- Camarero: 5 horas × 12,00 € = 60,00 €
- Coste total de personal: 205,53 €
Por persona: 205,53 € ÷ 50 = 4,11 €
Integrar los costes de personal en tu precio de venta
Tu precio por persona se compone de tres partes:
- Coste de ingredientes (coste de alimentos)
- Costes de personal (trabajo)
- Margen bruto (gastos generales + beneficio)
Un reparto habitual en catering:
- Ingredientes: 25-35 % del precio de venta
- Personal: 35-45 % del precio de venta
- Beneficio + gastos generales: 20-30 % del precio de venta
💡 Ejemplo — Cálculo de precio completo:
Almuerzo 50 personas:
- Ingredientes: 8,50 € por persona
- Personal: 4,11 € por persona
- Subtotal costes: 12,61 € por persona
- Margen deseado: 25 %
Precio mínimo de venta: 12,61 € ÷ 0,75 = 16,81 € por persona
Redondeado: 17,00 € por persona sin IVA
Distintos eventos, distintos costes de personal
Los costes de personal por persona varían enormemente según el tipo de evento:
- Buffet almuerzo (50+ pers.): 4-8 € por persona
- Cena servida (20-40 pers.): 12-20 € por persona
- Cóctel: 6-12 € por persona
- Barbacoa/evento exterior: 8-15 € por persona
⚠️ Atención:
Cuanto más pequeño es el evento, más altos son los costes de personal por persona. Con 10 comensales puedes llegar a pagar 15-25 € por persona solo en mano de obra.
Control digital para mejores cálculos
Calcular los costes de personal a mano para cada evento lleva tiempo y produce errores. Un sistema automatiza estos cálculos por completo. Así sabes exactamente cuánto trabajo cuesta cada evento y no vuelves a perder dinero en una operación de catering.
Cómo calcular los costes de personal por persona (paso a paso)
Calcula todas las horas necesarias
Suma todas las horas: preparación, transporte, montaje, servicio, desmontaje y limpieza. No te dejes ninguna actividad que consuma tiempo.
Determina el coste real por hora
No calcules con el salario neto sino con el bruto + cargas sociales (30 %) + pagas extra prorrateadas + provisión por absentismo. Eso te da tu coste real por hora.
Calcula los costes de personal totales
Multiplica todas las horas por los costes por hora correspondientes. Suma todo para obtener el coste total de personal del evento.
Divide entre el número de comensales
Divide los costes de personal totales entre el número de invitados. Así obtienes los costes de personal por persona para ese evento concreto.
✨ Pro tip
Analiza tus últimos 15 servicios de catering y calcula cuántas horas de preparación necesitas de media por cada 10 comensales. Esa referencia evita que infravalores los eventos — y es exactamente el tipo de dato que marca la diferencia entre ganar y perder dinero.
¿Calcularlo tú mismo?
En la app de KitchenNmbrs lo haces en unos pocos clics. 7 días gratis, sin tarjeta de crédito.
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Preguntas frecuentes
¿Tengo que incluir el tiempo de desplazamiento en los costes de personal?
¿Cómo calculo los extras que solo contrato para eventos?
¿Y si yo mismo trabajo como empresario en el evento?
¿Por qué me salen tan altos los costes de personal en eventos pequeños?
¿Puedo reducir los costes de personal siendo más eficiente?
¿Cada cuánto debo recalcular mis costes de personal?
Fuentes consultadas
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Fuente oficial
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Fuente oficial
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Fuente oficial
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Fuente oficial
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Fuente oficial
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Fuente oficial
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Fuente oficial
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Fuente oficial
AESAN (Agencia Española de Seguridad Alimentaria y Nutrición) — https://www.aesan.gob.es
Las normas HACCP mostradas en esta aplicación son meramente informativas. KitchenNmbrs no garantiza que los valores mostrados estén actualizados o sean completos. Consulte siempre la AESAN o su autoridad local para la normativa vigente.
Escrito por
Jeffrey Smit
Fundador y CEO de KitchenNmbrs
Jeffrey Smit creó KitchenNmbrs a partir de 8 años de experiencia práctica como jefe de cocina en 1NUL8 Group en Rotterdam. Su misión: dar a cada dueño de restaurante control sobre el coste alimentario.
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