Eine P&L-Übersicht (Profit & Loss) zeigt dir, wohin dein Geld fließt und woher dein Gewinn kommt. Viele Restaurantbesitzer haben ein Gefühl für ihre Zahlen, aber ohne P&L siehst du nicht, wo dein Geld leckt. In diesem Artikel lernst du Schritt für Schritt, wie du eine klare P&L für dein Restaurant aufstellst.
Was ist eine P&L-Übersicht?
Eine P&L (Profit & Loss) ist eine Übersicht deiner Einnahmen und Ausgaben über einen bestimmten Zeitraum. Sie zeigt dir, ob du Gewinn oder Verlust machst, und vor allem: wohin dein Geld fließt.
💡 Beispiel P&L Restaurant (Monat):
Restaurant De Smaak, März 2024:
- Umsatz: €45.000
- Foodcost: €13.500 (30%)
- Personal: €18.000 (40%)
- Miete: €4.500 (10%)
- Sonstige Kosten: €4.500 (10%)
Nettogewinn: €4.500 (10%)
Die Hauptkategorien deiner P&L
Jedes Restaurant hat die gleichen Hauptkategorien. Die Prozentsätze können unterschiedlich sein, aber die Struktur ist immer gleich.
1. Umsatz (Revenue)
Das ganze Geld, das hereinkommt:
- Essen und Getränke (exkl. MwSt.)
- Eventuelle Zusatzleistungen (private Dinner, Catering)
- Trinkgelder, die über dein Kassensystem laufen
⚠️ Achtung:
Rechne immer ohne MwSt. Die MwSt., die du einnimmst, gibst du an das Finanzamt ab. Das ist nicht dein Umsatz.
2. Cost of Goods Sold (COGS) - Foodcost
Alle Zutaten, die du verkaufst:
- Fleisch, Fisch, Gemüse
- Getränke (alkoholisch und alkoholfrei)
- Gewürze, Öl, Butter
- Alles, was auf den Teller kommt
Üblicher Foodcost: 28-35% deines Umsatzes
3. Personalkosten
Alle Kosten rund um dein Team:
- Bruttolöhne (inklusive dein eigenes Gehalt als Unternehmer)
- Arbeitgeberabgaben (Sozialversicherungsbeiträge)
- Rentenbeiträge
- Eventuell angeheuerte Kräfte
Übliche Personalkosten: 35-45% deines Umsatzes
💡 Beispiel Personalkosten:
Restaurant mit €40.000 Monatsumsat:
- Koch (brutto): €3.200
- Bedienung (2x Teilzeit): €2.800
- Unternehmer (eigenes Gehalt): €4.000
- Arbeitgeberabgaben (30%): €3.000
Gesamtpersonal: €13.000 (32,5%)
4. Betriebskosten
Alle anderen Kosten, um dein Restaurant am Laufen zu halten:
- Miete und Mietnebenkosten: Miete, Nebenkosten, Versicherungen
- Energie: Gas, Wasser, Strom
- Marketing: Werbung, Website, Social Media
- Verwaltung: Buchhalter, Kassensystem, Apps
- Instandhaltung: Reparaturen, Reinigung, Austausch
P&L-Prozentsätze, die stimmen
Für ein gesundes Restaurant sehen die Prozentsätze ungefähr so aus:
💡 Gesunde P&L-Aufteilung:
- Foodcost: 28-35%
- Personal: 35-45%
- Miete: 6-10%
- Energie: 3-6%
- Sonstige Kosten: 8-12%
- Nettogewinn: 8-15%
⚠️ Achtung:
Das sind Richtlinien, keine absoluten Wahrheiten. Ein Fine-Dining-Restaurant hat oft höhere Personalkosten, eine Pizzeria niedrigere Foodcost.
Wo es oft schiefgeht
Die meisten Restaurantbesitzer machen die gleichen Fehler in ihrer P&L:
Eigenes Gehalt vergessen
Deine Zeit hat einen Wert. Wenn du 60 Stunden pro Woche arbeitest, rechne dir selbst einen realistischen Lohn. Sonst sieht dein Gewinn höher aus, als er ist.
Abschreibungen nicht berücksichtigen
Dein Ofen, deine Kühlung und deine Möbel verschleißen. Lege monatlich Geld für Ersatz beiseite. Rechne ungefähr 3-5% deines Umsatzes für Abschreibungen.
Saisonschwankungen ignorieren
Erstelle deine P&L monatlich, aber schau auch auf das ganze Jahr. Juli kann fantastisch sein, Januar dramatisch. Plane dafür.
P&L als Steuerungsinstrument
Eine P&L ist nicht nur für den Buchhalter. Sie hilft dir zu steuern:
- Foodcost zu hoch? Überprüfe deine Rezepte und Einkaufspreise
- Personalkosten zu hoch? Schau dir deine Planung und Produktivität an
- Umsatz zu niedrig? Konzentriere dich auf Marketing oder Menüverbesserung
💡 Praktisches Beispiel:
Dein Foodcost beträgt 38% statt 30%. Bei €50.000 Umsatz:
- Aktueller Foodcost: €19.000
- Gewünschter Foodcost: €15.000
- Differenz: €4.000 pro Monat
Das sind €48.000 pro Jahr, die du sparen kannst!
Wie stellst du eine P&L auf? (Schritt für Schritt)
Sammle alle deine Finanzdaten
Hole deine Umsatzzahlen aus deinem Kassensystem (exkl. MwSt.), alle Rechnungen von Lieferanten, Personalverwaltung und Fixkosten wie Miete und Energie. Mache das für einen ganzen Monat, um ein vollständiges Bild zu bekommen.
Kategorisiere alle Kosten
Verteile deine Ausgaben auf die Hauptkategorien: Foodcost, Personal, Miete, Energie, Marketing und sonstige Kosten. Addiere pro Kategorie alle Beträge zusammen und berechne den Prozentsatz deines Gesamtumsatzes.
Berechne deinen Nettogewinn
Ziehe alle Kosten von deinem Umsatz ab. Der verbleibende Betrag ist dein Nettogewinn. Berechne auch den Prozentsatz: (Nettogewinn / Umsatz) × 100. Ein gesunder Nettogewinn liegt zwischen 8-15%.
Vergleiche mit Benchmarks
Überprüfe, ob deine Prozentsätze mit den üblichen Zahlen für Restaurants stimmen. Foodcost 28-35%, Personal 35-45%, Miete 6-10%. Weichen deine Zahlen stark ab? Dann weißt du, wo du eingreifen musst.
Mache es zu einer monatlichen Routine
Stelle jeden Monat deine P&L auf und vergleiche sie mit dem Vormonat. So siehst du Trends und kannst schnell gegensteuern, wenn etwas schiefgeht. Eine gute P&L hilft dir, voraus zu planen, statt hinterher überrascht zu werden.
✨ Pro tip
Überprüfe jeden Monat zuerst deinen Foodcost-Prozentsatz - wenn der stimmt, hast du 70% deiner Kostenkontrolle unter Kontrolle. Der Rest ist normalerweise vorhersehbarer.
Selbst berechnen?
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Häufig gestellte Fragen
Wie oft sollte ich meine P&L aktualisieren?
Erstelle mindestens jeden Monat eine P&L. Für bessere Kontrolle kannst du es sogar wöchentlich tun. So siehst du schnell, wenn dein Foodcost oder andere Kosten aus dem Ruder laufen.
Muss ich MwSt. in meine P&L aufnehmen?
Nein, arbeite immer ohne MwSt. Die MwSt., die du einnimmst, gibst du an das Finanzamt ab, das ist nicht dein Umsatz. Auch bei Kosten rechnest du ohne MwSt. (die MwSt. bekommst du oft zurück).
Was ist, wenn mein Nettogewinn negativ ist?
Dann machst du Verlust. Überprüfe zuerst deinen Foodcost und deine Personalkosten - das sind normalerweise die größten Kostenposten. Oft liegt das Problem bei zu hohem Foodcost oder zu viel Personal für deinen Umsatz.
Wie berechne ich mein eigenes Gehalt als Unternehmer?
Rechne aus, wie viele Stunden du arbeitest und was du einem Manager mit deinen Aufgaben zahlen würdest. Oft liegt das zwischen €3.000-€5.000 brutto pro Monat für einen Restaurantbesitzer.
Welcher Gewinnprozentsatz ist für ein Restaurant gesund?
Ein Nettogewinn zwischen 8-15% ist gesund. Unter 5% wird es schwierig, um zu investieren oder Rückschläge aufzufangen. Über 20% ist außergewöhnlich gut.
Kann ich meine P&L mit anderen Restaurants vergleichen?
Die Prozentsätze kannst du vergleichen, aber nicht die absoluten Beträge. Ein Fine-Dining-Restaurant hat andere Verhältnisse als eine Pizzeria. Konzentriere dich auf deine eigenen Trends und Verbesserungen.
⚠️ EU-Verordnung 1169/2011 — Allergeninformation — https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2011/1169/oj
Die Allergeninformationen auf dieser Seite basieren auf der EU-Verordnung 1169/2011. Rezepte und Zutaten können je nach Lieferant variieren. Überprüfen Sie stets die aktuellen Allergeninformationen bei Ihrem Lieferanten und kommunizieren Sie diese korrekt an Ihre Gäste. KitchenNmbrs haftet nicht für allergische Reaktionen.
In Deutschland überwacht das BVL die Allergenvorschriften gemäß LMIDV.
📚 Konsultierte Quellen
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Offizielle Quelle
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Offizielle Quelle
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Offizielle Quelle
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Offizielle Quelle
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Offizielle Quelle
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Offizielle Quelle
BVL (Bundesamt für Verbraucherschutz und Lebensmittelsicherheit) — https://www.bvl.bund.de
Die in dieser Anwendung angezeigten HACCP-Normen dienen ausschließlich der Information. KitchenNmbrs garantiert nicht, dass die angezeigten Werte aktuell oder vollständig sind. Konsultieren Sie stets das BVL oder Ihre zuständige Behörde für die neuesten Vorschriften.
Geschrieben von
Jeffrey Smit
Gründer & CEO von KitchenNmbrs
Jeffrey Smit hat KitchenNmbrs aus 8 Jahren praktischer Erfahrung als Küchenmanager bei der 1NUL8 Group in Rotterdam aufgebaut. Seine Mission: jedem Restaurantbesitzer Kontrolle über die Lebensmittelkosten geben.
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