Eine monatliche Einkaufsübersicht gibt dir Kontrolle darüber, wohin dein Geld fließt und welche Zutatenfamilien teurer werden. Viele Restaurantbetreiber bestellen, was nötig ist, aber verfolgen nicht, welche Kategorien ihr Budget aufzehren. Mit einer systematischen Übersicht pro Zutatenfamilie erkennst du Trends, sparst Geld und kannst besser mit Lieferanten verhandeln.
Warum eine Einkaufsübersicht pro Zutatenfamilie?
Wenn du nur auf deinen Gesamteinkaufsbetrag schaust, siehst du nicht, wo das Problem liegt. Vielleicht steigen deine Fleischkosten um 20%, aber deine Gemüsekosten sinken. Insgesamt sieht es stabil aus, aber du verpasst wichtige Trends.
💡 Beispiel:
Restaurant De Smaak, März vs. Februar:
- Fleisch: €2.800 → €3.360 (+20%)
- Fisch: €1.200 → €1.320 (+10%)
- Gemüse: €800 → €720 (-10%)
- Milchprodukte: €400 → €420 (+5%)
Gesamt: €5.200 → €5.820 (+12%)
Ohne Analyse würdest du denken: "12% Steigerung, liegt an der Inflation." Mit Analyse siehst du: Fleisch ist das Problem.
Die 8 wichtigsten Zutatenfamilien
Für die meisten Restaurants sind dies die Hauptkategorien:
- Fleisch (Rind, Schwein, Huhn, Lamm)
- Fisch und Meeresfrüchte
- Gemüse und Obst
- Milchprodukte (Käse, Butter, Sahne, Milch)
- Getreide und Pasta (Reis, Pasta, Brot, Mehl)
- Gewürze und Kräuter
- Öle und Fette
- Alkoholfreie Getränke (Limonade, Kaffee, Tee)
Passe diese für deine Küche an. Eine Pizzeria hat vielleicht "Pizzateig-Zutaten" als separate Kategorie.
Kostenanalyse pro Familie
Für jede Zutatenfamilie berechnest du 3 Kennzahlen:
💡 Beispielberechnung Fleisch:
März 2024:
- Gesamter Fleischeinkauf: €3.360
- Anzahl Couverts: 1.200
- Umsatz März: €28.000
Kosten pro Couvert: €3.360 ÷ 1.200 = €2,80 pro Gast
Prozentsatz des Umsatzes: (€3.360 ÷ €28.000) × 100 = 12%
Trend vs. Vormonat: €2,80 vs €2,33 = +20%
Die monatliche Übersicht erstellen
Erstelle eine einfache Tabelle mit diesen Spalten:
- Zutatenfamilie
- Gesamter Einkauf diesen Monat (€)
- Kosten pro Couvert (€)
- % des Gesamtumsatzes
- Trend vs. Vormonat (%)
- Durchschnittspreis pro kg/Liter
⚠️ Achtung:
Rechne immer mit deinem Umsatz OHNE MwSt. Sonst sehen deine Prozentsätze niedriger aus als sie sind. Bei €28.000 inkl. 9% MwSt. sind das €25.688 ohne MwSt.
Signale, auf die du achten musst
Diese Trends erfordern Maßnahmen:
- Steigerung >15% in einem Monat ohne saisonale Gründe
- Kosten pro Couvert steigen während die Anzahl der Gäste gleich bleibt
- Eine Familie >40% des Gesamteinkaufs (zu abhängig)
- Durchschnittlicher Kilopreis steigt ohne dass du es weitergibst
💡 Beispiel Maßnahme:
Du siehst, dass Fisch im März 25% teurer wurde:
- Überprüfe: War das bei allen Lieferanten?
- Erwäge: Zeitweise andere Fischsorte auf der Karte
- Berechne: Um wie viel muss der Menüpreis erhöht werden?
- Entscheide: Akzeptiere niedrigere Marge oder passe Preise an
Digital vs. manuell führen
Viele Unternehmer machen das in Excel, aber das kostet Zeit und du machst leicht Fehler. Eine App wie KitchenNmbrs kann Zutaten automatisch pro Familie gruppieren und Trends berechnen.
Vorteile eines digitalen Systems:
- Automatische Berechnung der Kosten pro Couvert
- Grafiken, die Trends sofort sichtbar machen
- Verknüpfung mit Rezepten: Sehe sofort die Auswirkung auf die Lebensmittelkosten
- Vergleich zwischen Monaten mit einem Klick
Von der Analyse zur Aktion
Eine Übersicht ist nur wertvoll, wenn du etwas damit anfängst. Plane jeden Monat 30 Minuten ein, um deine Übersicht durchzugehen und diese Fragen zu stellen:
- Welche Familie ist am meisten gestiegen?
- Kann ich bei einem anderen Lieferanten günstiger einkaufen?
- Muss ich meinen Menüpreis anpassen?
- Kann ich zeitweise eine andere Zutat verwenden?
Wie stellst du eine monatliche Einkaufsübersicht auf? (Schritt für Schritt)
Sammle alle Rechnungen des Monats
Nimm alle Lieferantenrechnungen des vergangenen Monats. Sortiere sie nach Lieferant und addiere den Gesamtbetrag. Achte darauf, auch kleine Einkäufe (Supermarkt, Cash & Carry) einzubeziehen.
Verteile Einkäufe auf Zutatenfamilien
Gehe jede Rechnung durch und notiere für jede Zutat, zu welcher Familie sie gehört. Addiere pro Familie den Gesamtbetrag. Beginne mit den 8 Hauptfamilien: Fleisch, Fisch, Gemüse, Milchprodukte, Getreide, Gewürze, Öle, Getränke.
Berechne Kosten pro Couvert und Prozentsatz des Umsatzes
Teile die Kosten pro Familie durch deine Anzahl der Couverts diesen Monat. Berechne auch den Prozentsatz deines Gesamtumsatzes (ohne MwSt). Vergleiche mit dem Vormonat, um Trends zu erkennen.
Analysiere Abweichungen und erstelle Maßnahmenpunkte
Schaue auf Steigerungen über 15% oder Familien, die mehr als 40% deines Einkaufs ausmachen. Erstelle konkrete Maßnahmenpunkte: Anderen Lieferanten überprüfen, Menüpreis anpassen oder Zutat ersetzen.
✨ Pro tip
Überprüfe jeden Monat deine Top 3 teuersten Zutatenfamilien besonders genau. Wenn diese 70% deines Einkaufs ausmachen und du hältst diese unter Kontrolle, hast du den größten Teil deiner Kostenkontrolle im Griff.
Selbst berechnen?
In der KitchenNmbrs App geht das mit wenigen Klicks. 7 Tage kostenlos, keine Kreditkarte.
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Häufig gestellte Fragen
Wie oft muss ich meine Einkaufsübersicht aktualisieren?
Monatlich ist für die meisten Restaurants ausreichend. Bei großen Preisschwankungen oder Saisonprodukten kannst du es alle 2 Wochen machen. Häufiger als wöchentlich macht normalerweise keinen Sinn.
Was ist, wenn eine Zutatenfamilie mehr als 50% meines Einkaufs ausmacht?
Dann bist du zu abhängig von einer Kategorie. Versuche, dein Menü zu diversifizieren oder suche günstigere Alternativen innerhalb dieser Familie. Bei einem Steakhouse sind 50% Fleisch normal, bei einer Bistro nicht.
Muss ich MwSt in meine Einkaufsanalyse einbeziehen?
Nein, rechne immer ohne MwSt. Deine Lieferantenrechnungen stehen normalerweise bereits ohne MwSt, aber überprüfe das. Zum Vergleich mit dem Umsatz verwendest du auch deinen Umsatz ohne MwSt.
Wie gehe ich mit Saisonprodukten in meiner Analyse um?
Erstelle eine separate Spalte für Saisoneffekte. Spargel ist im Mai teuer, im Juni günstig. Vergleiche dann Mai dieses Jahr mit Mai letztes Jahr, nicht mit April dieses Jahr.
Was ist, wenn mein Lieferant Preise ohne Vorwarnung erhöht?
Deine Einkaufsübersicht zeigt das sofort. Rufe deinen Lieferanten an für eine Erklärung, überprüfe, ob andere Lieferanten dasselbe tun, und berechne, um wie viel du deinen Menüpreis erhöhen musst, um deine Marge zu halten.
⚠️ EU-Verordnung 1169/2011 — Allergeninformation — https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2011/1169/oj
Die Allergeninformationen auf dieser Seite basieren auf der EU-Verordnung 1169/2011. Rezepte und Zutaten können je nach Lieferant variieren. Überprüfen Sie stets die aktuellen Allergeninformationen bei Ihrem Lieferanten und kommunizieren Sie diese korrekt an Ihre Gäste. KitchenNmbrs haftet nicht für allergische Reaktionen.
In Deutschland überwacht das BVL die Allergenvorschriften gemäß LMIDV.
📚 Konsultierte Quellen
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Offizielle Quelle
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Offizielle Quelle
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Offizielle Quelle
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Offizielle Quelle
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Offizielle Quelle
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Offizielle Quelle
BVL (Bundesamt für Verbraucherschutz und Lebensmittelsicherheit) — https://www.bvl.bund.de
Die in dieser Anwendung angezeigten HACCP-Normen dienen ausschließlich der Information. KitchenNmbrs garantiert nicht, dass die angezeigten Werte aktuell oder vollständig sind. Konsultieren Sie stets das BVL oder Ihre zuständige Behörde für die neuesten Vorschriften.
Geschrieben von
Jeffrey Smit
Gründer & CEO von KitchenNmbrs
Jeffrey Smit hat KitchenNmbrs aus 8 Jahren praktischer Erfahrung als Küchenmanager bei der 1NUL8 Group in Rotterdam aufgebaut. Seine Mission: jedem Restaurantbesitzer Kontrolle über die Lebensmittelkosten geben.
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