Un aperçu mensuel des achats vous donne une visibilité sur vos dépenses et les familles d'ingrédients qui deviennent plus chères. De nombreux restaurateurs commandent ce dont ils ont besoin, mais ne suivent pas quelles catégories dévorent leur budget. Avec un aperçu systématique par famille d'ingrédients, vous voyez les tendances, économisez de l'argent et pouvez mieux négocier avec vos fournisseurs.
Pourquoi un aperçu des achats par famille d'ingrédients ?
Si vous ne regardez que votre montant total d'achats, vous ne voyez pas où se situe le problème. Peut-être que vos coûts de viande augmentent de 20%, mais vos coûts de légumes baissent. Au total, cela semble stable, mais vous manquez les tendances importantes.
💡 Exemple :
Restaurant De Smaak, mars vs février :
- Viande : €2.800 → €3.360 (+20%)
- Poisson : €1.200 → €1.320 (+10%)
- Légumes : €800 → €720 (-10%)
- Produits laitiers : €400 → €420 (+5%)
Total : €5.200 → €5.820 (+12%)
Sans analyse, vous penseriez : « 12% d'augmentation, c'est l'inflation ». Avec l'analyse, vous voyez : la viande est le problème.
Les 8 principales familles d'ingrédients
Pour la plupart des restaurants, ce sont les catégories principales :
- Viande (bœuf, porc, poulet, agneau)
- Poisson et fruits de mer
- Légumes et fruits
- Produits laitiers (fromage, beurre, crème, lait)
- Céréales et pâtes (riz, pâtes, pain, farine)
- Épices et condiments
- Huiles et graisses
- Boissons non alcoolisées (sodas, café, thé)
Adaptez-les à votre cuisine. Une pizzeria pourrait avoir « Ingrédients pour pâte à pizza » comme catégorie séparée.
Analyse des coûts par famille
Pour chaque famille d'ingrédients, vous calculez 3 chiffres :
💡 Exemple de calcul viande :
Mars 2024 :
- Achat total de viande : €3.360
- Nombre de couverts : 1.200
- Chiffre d'affaires mars : €28.000
Coût par couvert : €3.360 ÷ 1.200 = €2,80 par client
Pourcentage du chiffre d'affaires : (€3.360 ÷ €28.000) × 100 = 12%
Tendance vs mois précédent : €2,80 vs €2,33 = +20%
Configurer l'aperçu mensuel
Créez un tableau simple avec ces colonnes :
- Famille d'ingrédients
- Achat total ce mois (€)
- Coût par couvert (€)
- % du chiffre d'affaires total
- Tendance vs mois précédent (%)
- Prix moyen par kg/litre
⚠️ Attention :
Calculez toujours avec votre chiffre d'affaires HORS TVA. Sinon, vos pourcentages sembleront plus bas qu'ils ne le sont. À €28.000 TTC avec 9% de TVA, c'est €25.688 HT.
Les signaux à surveiller
Ces tendances demandent une action :
- Augmentation >15% en un mois sans raison saisonnière
- Le coût par couvert augmente alors que le nombre de clients reste stable
- Une famille >40% de l'achat total (trop dépendant)
- Le prix moyen au kilo augmente sans que vous le répercutiez
💡 Exemple d'action :
Vous voyez que le poisson a augmenté de 25% en mars :
- Vérifiez : était-ce chez tous les fournisseurs ?
- Envisagez : une autre variété de poisson temporairement au menu
- Calculez : de combien devez-vous augmenter le prix du menu ?
- Décidez : acceptez une marge plus faible ou ajustez les prix
Suivi numérique vs manuel
De nombreux entrepreneurs le font dans Excel, mais cela prend du temps et vous faites facilement des erreurs. Une application comme KitchenNmbrs peut regrouper automatiquement les ingrédients par famille et calculer les tendances.
Avantages d'un système numérique :
- Calcul automatique du coût par couvert
- Graphiques qui rendent les tendances immédiatement visibles
- Lien avec les recettes : voyez directement l'impact sur le food cost
- Comparaison entre les mois en un clic
De l'analyse à l'action
Un aperçu n'a de valeur que si vous en faites quelque chose. Prévoyez 30 minutes chaque mois pour examiner votre aperçu et vous poser ces questions :
- Quelle famille a augmenté le plus ?
- Puis-je trouver moins cher chez un autre fournisseur ?
- Dois-je ajuster mon prix de menu ?
- Puis-je utiliser temporairement un autre ingrédient ?
Comment configurer un aperçu mensuel des achats ? (étape par étape)
Rassemblez toutes les factures du mois
Récupérez toutes les factures des fournisseurs du mois dernier. Triez-les par fournisseur et additionnez le montant total. Assurez-vous d'inclure aussi les petits achats (supermarché, magasin de gros).
Répartissez les achats par famille d'ingrédients
Parcourez chaque facture et notez pour chaque ingrédient à quelle famille il appartient. Additionnez le montant total par famille. Commencez par les 8 familles principales : viande, poisson, légumes, produits laitiers, céréales, épices, huiles, boissons.
Calculez le coût par couvert et le pourcentage du chiffre d'affaires
Divisez les coûts par famille par votre nombre de couverts ce mois-ci. Calculez aussi le pourcentage de votre chiffre d'affaires total (hors TVA). Comparez avec le mois précédent pour voir les tendances.
Analysez les écarts et créez des points d'action
Regardez les augmentations supérieures à 15% ou les familles qui représentent plus de 40% de vos achats. Créez des points d'action concrets : vérifier un autre fournisseur, ajuster le prix du menu ou remplacer l'ingrédient.
✨ Pro tip
Vérifiez chaque mois vos 3 familles d'ingrédients les plus chères très attentivement. Si elles représentent 70% de vos achats et que vous les maîtrisez, vous avez la majeure partie de votre gestion des coûts en ordre.
Calculer vous-même ?
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Questions fréquentes
À quelle fréquence dois-je mettre à jour mon aperçu des achats ?
Mensuellement, c'est suffisant pour la plupart des restaurants. En cas de grandes fluctuations de prix ou de produits saisonniers, vous pouvez le faire toutes les 2 semaines. Plus souvent que hebdomadairement n'a généralement pas de sens.
Que faire si une famille d'ingrédients représente plus de 50% de mes achats ?
Alors vous êtes trop dépendant d'une catégorie. Essayez de diversifier votre menu ou trouvez des alternatives moins chères au sein de cette famille. Pour une steakhouse, 50% de viande est normal, pour une bistro, ce ne l'est pas.
Dois-je inclure la TVA dans mon analyse des achats ?
Non, calculez toujours hors TVA. Vos factures des fournisseurs sont généralement déjà hors TVA, mais vérifiez. Pour la comparaison avec le chiffre d'affaires, utilisez aussi votre chiffre d'affaires hors TVA.
Comment gérer les produits saisonniers dans mon analyse ?
Créez une colonne séparée pour les effets saisonniers. Les asperges sont chères en mai, bon marché en juin. Comparez alors mai cette année avec mai l'année dernière, pas avec avril cette année.
Que faire si mon fournisseur augmente les prix sans avertissement ?
Votre aperçu des achats le montre immédiatement. Appelez votre fournisseur pour une explication, vérifiez si d'autres fournisseurs font la même chose, et calculez de combien vous devez augmenter votre prix de menu pour maintenir votre marge.
📚 Sources consultées
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Source officielle
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Source officielle
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Source officielle
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Source officielle
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Source officielle
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Source officielle
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Source officielle
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Source officielle
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Source officielle
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Source officielle
Ministère de l'Agriculture et de la Souveraineté alimentaire — https://agriculture.gouv.fr
Les normes HACCP affichées dans cette application sont fournies à titre informatif uniquement. KitchenNmbrs ne garantit pas que les valeurs affichées sont à jour ou complètes. Consultez toujours le Ministère de l'Agriculture ou votre autorité locale pour la réglementation en vigueur.
Rédigé par
Jeffrey Smit
Fondateur & CEO de KitchenNmbrs
Jeffrey Smit a créé KitchenNmbrs à partir de 8 ans d'expérience pratique en tant que responsable cuisine chez 1NUL8 Group à Rotterdam. Sa mission : donner à chaque restaurateur le contrôle de ses coûts alimentaires.
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