Met de juiste berekening van personeelskosten voorkom je verliesgevende cateringjobs. Reistijd, opbouw en afbouw kosten net zoveel als het uurtarief tijdens het event. Veel cateraars rekenen deze uren niet door en verliezen daardoor geld.
Alle personeelskosten voor catering
Bij catering werk je niet alleen tijdens het event zelf. Je team moet reizen, opbouwen, serveren en weer afbreken. Al deze uren kosten geld.
- Voorbereidingstijd: Mise-en-place, inladen bestelwagen
- Reistijd: Heen en terug naar locatie
- Opbouwtijd: Buffet klaarzetten, warmhouden installeren
- Serveertijd: Het eigenlijke event
- Afbouwtijd: Opruimen, inladen, schoonmaken
💡 Rekenvoorbeeld:
Bedrijfslunch voor 50 personen, 45 minuten rijden:
- Voorbereiding: 2 uur × €18 = €36
- Reistijd: 1,5 uur × €18 = €27
- Opbouw: 1 uur × €18 = €18
- Serveren: 2 uur × €18 = €36
- Afbouw + terugreis: 2 uur × €18 = €36
Totaal: €153 personeelskosten (€3,06 per persoon)
Reistijd correct berekenen
Reistijd is werktijd. Je personeel kan niks anders doen tijdens het rijden. Reken daarom altijd het volledige uurtarief, niet een gereduceerd tarief.
- Heen en terug: Tel beide ritten op
- Verkeer meenemen: Reken met spitsuur als dat van toepassing is
- Meerdere medewerkers: Rijden 2 mensen mee? Dan betaal je 2× het uurtarief
⚠️ Belangrijk:
Reken reistijd vanaf je bedrijf, niet vanaf huis. Ook als je medewerker direct naar de locatie rijdt, betaal je vanaf het moment dat hij onderweg is.
Opbouw en afbouw inschatten
De tijd voor opbouw hangt af van het type event en de locatie. Een simpel buffet gaat sneller dan een volledig ingerichte diner setting. Maar een van de meest voorkomende blinde vlekken in keukenmanagement is het onderschatten van deze tijden.
- Koud buffet: 30-45 minuten opbouw
- Warm buffet: 45-60 minuten (warmhoudapparatuur)
- Bediende lunch: 60-90 minuten (tafels dekken)
- Diner met meerdere gangen: 90-120 minuten
💡 Doorrekening buffet:
Warm buffet voor 80 personen, 1 uur rijden:
- 2 medewerkers × €18/uur
- Voorbereiding: 2,5 uur × 2 personen = €90
- Reistijd: 2 uur × 2 personen = €72
- Opbouw: 1 uur × 2 personen = €36
- Event: 3 uur × 2 personen = €108
- Afbouw + terug: 2 uur × 2 personen = €72
Totaal: €378 (€4,73 per persoon)
Formule voor totale personeelskosten
Personeelskosten = (Voorbereiding + Reistijd + Opbouw + Event + Afbouw) × Aantal medewerkers × Uurtarief
Verdeel dit bedrag door het aantal gasten voor de kosten per persoon. Tel dit op bij je foodcost en overige kosten voor je totale kostprijs.
Gangbare tarieven catering personeel
- Kok/chef: €22-28 per uur
- Sous-chef: €18-24 per uur
- Bediening: €15-20 per uur
- Afwas/hulp: €12-16 per uur
⚠️ Vergeet niet:
Dit zijn brutolonen. Tel er werkgeverslasten bij op (ongeveer 25-30% extra) voor de werkelijke kosten.
Minimale marge op personeelskosten
Reken niet alleen je kosten door, maar neem ook marge. Gangbare opslag op personeelskosten bij catering is 40-60%.
💡 Marge doorrekenen:
Personeelskosten: €378 (€4,73 per persoon)
- Werkgeverslasten: €378 × 1,25 = €473
- Marge 50%: €473 × 1,50 = €709
- Per persoon: €709 ÷ 80 = €8,86
Deze €8,86 neem je mee in je verkoopprijs, bovenop foodcost en overige kosten.
Hoe bereken je personeelskosten voor catering? (stap voor stap)
Maak een tijdschema van het hele event
Noteer alle uren: voorbereiding, reistijd heen, opbouw, serveren, afbouw en terugreis. Vergeet geen enkele activiteit waar je personeel voor nodig hebt.
Bepaal hoeveel medewerkers je nodig hebt
Reken per 25-30 gasten één medewerker voor bediening. Voor de keuken hangt het af van het menu: koud buffet kan met minder personeel dan warm buffet.
Bereken totale uren × tarieven × werkgeverslasten
Vermenigvuldig alle uren met aantal medewerkers en uurtarieven. Tel 25-30% werkgeverslasten erbij op. Neem vervolgens 40-60% marge voor je eigen risico en winst.
✨ Pro tip
Reken altijd 25% extra tijd voor de eerste 3 events op een nieuwe locatie. Onbekende keukens, liften die niet werken of ontbrekende apparatuur kosten je gemiddeld 45 minuten extra.
Dit zelf berekenen?
In de KitchenNmbrs app doe je dit in een paar klikken. 7 dagen gratis, geen creditcard.
Was dit artikel nuttig?
Veelgestelde vragen
Moet ik reistijd volledig doorberekenen aan klanten?
Ja, reistijd is werktijd. Je personeel kan tijdens het rijden niks anders doen, dus reken het volledige uurtarief. Veel cateraars maken hier de fout om reistijd gratis weg te geven.
Hoe bereken ik personeelskosten bij een buffet vs bediend diner?
Bij een buffet heb je minder personeel nodig tijdens het event zelf, maar meer opbouwtijd. Bediend diner vraagt meer personeel tijdens serveren, maar minder opbouw. Reken beide scenario's door.
Wat als het event langer duurt dan gepland?
Maak afspraken over overwerk vooraf. Standaard reken je 15-30 minuten coulance, daarna doorberekenen. Neem dit op in je offerte om discussies te voorkomen.
Moet ik werkgeverslasten meenemen in mijn berekening?
Absoluut. Werkgeverslasten zijn 25-30% bovenop het brutoloon. Veel beginnende cateraars vergeten dit en verliezen geld op elk event.
⚠️ EU Verordening 1169/2011 — Allergeninformatie — https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2011/1169/oj
De allergeninformatie op deze pagina is gebaseerd op EU Verordening 1169/2011. Recepten en ingrediënten kunnen per leverancier verschillen. Verifieer altijd de actuele allergeninformatie bij uw leverancier en communiceer dit correct aan uw gasten. KitchenNmbrs is niet aansprakelijk voor allergische reacties.
In Nederland handhaaft de NVWA de allergenenwetgeving.
📚 Geraadpleegde bronnen
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Officiële bron
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Officiële bron
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Officiële bron
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Officiële bron
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Officiële bron
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Officiële bron
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Officiële bron
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Officiële bron
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Officiële bron
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Officiële bron
NVWA (Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit) — https://www.nvwa.nl
De HACCP-normen in deze applicatie zijn uitsluitend informatief. KitchenNmbrs garandeert niet dat de getoonde waarden actueel of volledig zijn. Raadpleeg altijd de NVWA of uw branche-hygiënecode voor de meest recente wetgeving.
Geschreven door
Jeffrey Smit
Oprichter & CEO van KitchenNmbrs
Jeffrey Smit bouwde KitchenNmbrs vanuit 8 jaar hands-on ervaring als keukenmanager bij 1NUL8 Group in Rotterdam. Zijn missie: elke restauranteigenaar grip geven op food cost.
Calculeer events en catering tot op de cent
Groepsarrangementen, buffetten en events zijn complex. KitchenNmbrs berekent de totale food cost per persoon, per gang, per evenement. Start gratis.
Start gratis trial →