Arbeitskosten sind oft deine größte Kostenposition nach Lebensmitteln. Indem du täglich verfolgst, was du für Personal ausgibst, kannst du schnell gegensteuern, wenn du zu viel oder zu wenig Personal eingeplant hast. In diesem Artikel lernst du, wie du tägliche Arbeitskostendaten nutzt, um deine Personalplanung für die nächste Woche zu optimieren.
Was sind tägliche Arbeitskostendaten?
Tägliche Arbeitskostendaten sind die tatsächlichen Lohnkosten pro Tag, einschließlich:
- Bruttolöhne aller Mitarbeiter
- Arbeitgeberabgaben (etwa 25% auf den Bruttolohn)
- Überstunden und Zuschläge
- Aushilfskräfte und Leiharbeiter
Diese Daten vergleichst du mit deinem Umsatz pro Tag, um zu sehen, ob deine Arbeitskosten im Verhältnis stehen.
Berechne deinen Arbeitskostenprozentsatz pro Tag
Die Formel für den Arbeitskostenprozentsatz lautet:
Arbeitskosten % = (Gesamte Lohnkosten / Umsatz ohne MwSt.) × 100
💡 Beispiel:
Montag in deinem Restaurant:
- Umsatz: €2.400 inkl. MwSt. = €2.202 ohne MwSt.
- Lohnkosten: €720 (3 Personen × 8 Stunden × €30/Stunde inkl. Abgaben)
Arbeitskosten: (€720 / €2.202) × 100 = 32,7%
Für Restaurants liegt eine gesunde Arbeitskostenquote zwischen 25-35% des Umsatzes. Über 35% wird es schwierig, noch Gewinn zu machen.
Analysiere Muster pro Wochentag
Jeder Tag hat seinen eigenen Charakter. Erstelle pro Wochentag eine Übersicht:
- Montag: Oft ruhig, weniger Personal nötig
- Dienstag-Donnerstag: Stabile Auslastung, Standardbesetzung
- Freitag-Samstag: Voll, mehr Personal aber auch mehr Umsatz
- Sonntag: Je nach Konzept (Brunch vs. geschlossen)
💡 Beispiel Wochenanalyse:
Deine Arbeitskosten pro Tag der letzten Woche:
- Montag: 45% (zu hoch - zu viel Personal für niedrigen Umsatz)
- Dienstag: 28% (prima)
- Mittwoch: 31% (gut)
- Donnerstag: 29% (gut)
- Freitag: 26% (prima - hoher Umsatz)
- Samstag: 24% (ausgezeichnet)
Fazit: Montag zu viel Personal eingeplant
Vergleiche mit Umsatzprognose für die nächste Woche
Schau dir deinen erwarteten Umsatz für die nächste Woche an. Beachte:
- Feiertage oder Veranstaltungen in der Nähe
- Wetter (Terrasse offen/geschlossen)
- Schulferien
- Reservierungen, die bereits eingegangen sind
Berechne, wie viel du maximal für Arbeit pro Tag ausgeben kannst:
Max. Arbeitskosten = Erwarteter Umsatz × Gewünschter Arbeitskostenprozentsatz
⚠️ Achtung:
Rechne immer mit Umsatz ohne MwSt. Die MwSt. geht an die Steuerbehörde und ist kein echter Umsatz für deine Berechnungen.
Passe deine Personalplanung an
Basierend auf deiner Analyse kannst du konkrete Anpassungen vornehmen:
- Zu hohe Arbeitskosten: Weniger Stunden einplanen oder günstigere Kräfte
- Zu niedrige Arbeitskosten: Möglicherweise besserer Service oder längere Öffnungszeiten
- Wechselnde Muster: Flexible Verträge oder Aushilfskräfte
💡 Praktisches Beispiel:
Anpassung für die nächste Woche:
- Montag: 1 Person weniger (von 3 auf 2)
- Ersparnis: 8 Stunden × €30 = €240
- Neue Arbeitskosten: €480 statt €720
Bei gleichem Umsatz: 21,8% statt 32,7%
Beachte die Servicequalität
Zu wenig Personal kann auch Probleme verursachen:
- Längere Wartezeiten für Gäste
- Stress für dein Team
- Fehler bei Bestellungen
- Schlechte Bewertungen
Finde das Gleichgewicht zwischen Kosten und Service. Eine Arbeitskostenquote von 28-32% mit zufriedenen Gästen ist besser als 20% mit schlechtem Service.
Nutze digitale Tools für den Überblick
Das manuelle Erfassen von Arbeitskostendaten kostet viel Zeit. Mit einer App wie KitchenNmbrs siehst du direkt:
- Deinen Arbeitskostenprozentsatz pro Tag
- Vergleich mit vorherigen Wochen
- Prognosen für die nächste Woche
- Welche Tage vom Durchschnitt abweichen
Das hilft dir, schneller gegenzusteuern, ohne viel Rechenarbeit.
Wie passt du deine Personalplanung mit Arbeitskostendaten an?
Sammle deine täglichen Daten
Notiere jeden Tag deine gesamten Lohnkosten (einschließlich Arbeitgeberabgaben) und deinen Umsatz ohne MwSt. Berechne deinen Arbeitskostenprozentsatz pro Tag.
Analysiere Muster pro Wochentag
Schau dir an, welche Tage strukturell zu hoch oder zu niedrig ausfallen. Achte auf Unterschiede zwischen Montag (oft ruhig) und Wochenende (meist voll).
Erstelle eine Umsatzprognose
Schätze deinen erwarteten Umsatz für die nächste Woche. Beachte Feiertage, Wetter und Veranstaltungen. Berechne, wie viel du maximal pro Tag für Personal ausgeben kannst.
Passe dein Personal an
Ändere deine Dienstpläne basierend auf deiner Analyse. Plane weniger Stunden an Tagen mit hohen Arbeitskosten, aber beachte die Servicequalität.
✨ Pro tip
Überprüfe jeden Montagmorgen deine Arbeitskostendaten der letzten Woche und passe sofort deine Planung für die kommende Woche an. So vermeidest du, dass ganze Monate zu teuer werden.
Selbst berechnen?
In der KitchenNmbrs App geht das mit wenigen Klicks. 7 Tage kostenlos, keine Kreditkarte.
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Häufig gestellte Fragen
Was ist eine normale Arbeitskostenquote für ein Restaurant?
Für Restaurants liegt eine gesunde Arbeitskostenquote zwischen 25-35% des Umsatzes ohne MwSt. Über 35% wird es schwierig, noch Gewinn zu machen.
Muss ich Arbeitgeberabgaben in meine Arbeitskosten einrechnen?
Ja, immer. Arbeitgeberabgaben sind etwa 25% auf den Bruttolohn und sind echte Kosten für dein Unternehmen. Rechne also mit dem Gesamtbetrag, den du für Personal ausgibst.
Wie oft sollte ich meine Personalplanung anpassen?
Überprüfe deine Arbeitskostendaten mindestens wöchentlich und passe deine Planung für die nächste Woche an, wo nötig. Bei großen Abweichungen kannst du auch zwischendurch gegensteuern.
Was ist, wenn meine Arbeitskosten an einem Tag hoch und am anderen niedrig sind?
Das ist normal. Schau dir den Wochendurchschnitt an. Montag ist oft teuer (niedriger Umsatz), Wochenende oft günstiger (hoher Umsatz). Solange dein Wochendurchschnitt unter 35% liegt, bist du gut dabei.
Kann ich Personal nach Hause schicken, wenn es ruhiger ist als erwartet?
Das hängt von deinen Arbeitsverträgen ab. Mit Aushilfskräften geht das oft, mit festen Verträgen nicht einfach so. Plane daher flexibel mit einer Mischung aus festem und flexiblem Personal.
⚠️ EU-Verordnung 1169/2011 — Allergeninformation — https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2011/1169/oj
Die Allergeninformationen auf dieser Seite basieren auf der EU-Verordnung 1169/2011. Rezepte und Zutaten können je nach Lieferant variieren. Überprüfen Sie stets die aktuellen Allergeninformationen bei Ihrem Lieferanten und kommunizieren Sie diese korrekt an Ihre Gäste. KitchenNmbrs haftet nicht für allergische Reaktionen.
In Deutschland überwacht das BVL die Allergenvorschriften gemäß LMIDV.
📚 Konsultierte Quellen
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Offizielle Quelle
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Offizielle Quelle
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Offizielle Quelle
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Offizielle Quelle
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Offizielle Quelle
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Offizielle Quelle
BVL (Bundesamt für Verbraucherschutz und Lebensmittelsicherheit) — https://www.bvl.bund.de
Die in dieser Anwendung angezeigten HACCP-Normen dienen ausschließlich der Information. KitchenNmbrs garantiert nicht, dass die angezeigten Werte aktuell oder vollständig sind. Konsultieren Sie stets das BVL oder Ihre zuständige Behörde für die neuesten Vorschriften.
Geschrieben von
Jeffrey Smit
Gründer & CEO von KitchenNmbrs
Jeffrey Smit hat KitchenNmbrs aus 8 Jahren praktischer Erfahrung als Küchenmanager bei der 1NUL8 Group in Rotterdam aufgebaut. Seine Mission: jedem Restaurantbesitzer Kontrolle über die Lebensmittelkosten geben.
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