Muchos restauradores creen que controlar el coste de personal solo hace falta hacerlo una vez al mes. Ese error le cuesta al restaurante medio entre 800 y 1.200 € al mes. Monitorizar tus costes de personal cada día te permite corregir el rumbo rápido y proteger tu margen.
¿Qué son los datos diarios de coste de personal?
Son los costes salariales reales de cada día, incluyendo:
- Salarios brutos de todos los empleados
- Cargas sociales del empleador (aproximadamente un 25% sobre el salario bruto)
- Horas extra y pluses
- Personal de guardia y trabajadores de ETT
Estos números los comparas con la facturación del día. Así ves de inmediato si la proporción cuadra.
Calcula tu porcentaje de coste de personal por día
La fórmula es:
% Coste de personal = (Costes salariales totales / Facturación sin IVA) × 100
💡 Ejemplo:
Un lunes en tu restaurante:
- Facturación: 2.400 € con IVA = 2.202 € sin IVA
- Costes salariales: 720 € (3 personas × 8 horas × 30 €/h incluyendo cargas)
Coste de personal: (720 € / 2.202 €) × 100 = 32,7%
Un restaurante sano funciona entre el 25 y el 35% de coste de personal. Por encima del 35%, el beneficio se evapora rápido.
Analiza los patrones por día de la semana
Cada día tiene su propio ritmo. Pero muchos propietarios cometen un error que le cuesta al restaurante medio entre 200 y 400 € al mes: meten demasiado personal los días flojos.
- Lunes: Generalmente tranquilo, necesitas menos gente
- Martes a jueves: Afluencia estable, plantilla estándar
- Viernes y sábado: Lleno, más personal pero también más facturación
- Domingo: Depende del concepto (brunch, cerrado, etc.)
💡 Ejemplo de análisis semanal:
Coste de personal por día la semana pasada:
- Lunes: 45% (demasiado alto — mucho personal para poca facturación)
- Martes: 28% (bien)
- Miércoles: 31% (bien)
- Jueves: 29% (bien)
- Viernes: 26% (bien — facturación alta)
- Sábado: 24% (excelente)
Conclusión: el lunes había demasiada gente en el cuadrante
Compara con la previsión de facturación de la próxima semana
Mira la facturación esperada para la semana que viene. Fíjate en:
- Festivos o eventos en la zona
- El tiempo (¿terraza abierta o cerrada?)
- Vacaciones escolares
- Reservas ya confirmadas
Calcula cuánto puedes gastar como máximo en personal cada día:
Coste máximo de personal = Facturación prevista × % de coste de personal deseado
⚠️ Ojo:
Trabaja siempre con facturación sin IVA. El IVA va a Hacienda y no cuenta en tus cálculos.
Ajusta la planificación de tu equipo
Con el análisis en la mano, haces cambios concretos:
- Coste de personal demasiado alto: Reduce horas o utiliza perfiles de menor coste
- Coste de personal demasiado bajo: Puede que puedas mejorar el servicio o ampliar el horario
- Patrones irregulares: Contratos flexibles o personal de guardia
💡 Ejemplo práctico:
Ajuste para la próxima semana:
- Lunes: 1 persona menos (de 3 a 2)
- Ahorro: 8 horas × 30 € = 240 €
- Nuevo coste de personal: 480 € en lugar de 720 €
Con la misma facturación: 21,8% en lugar de 32,7%
No te olvides de la calidad del servicio
Tener poca gente también da problemas. En mi experiencia, los locales que recortan demasiado acaban pagándolo en reviews y en fidelización:
- Más tiempo de espera para el cliente
- Estrés en el equipo
- Errores en los pedidos
- Valoraciones negativas
Busca el equilibrio entre coste y servicio. Un coste de personal del 28-32% con clientes satisfechos es mejor negocio que un 20% con mal servicio.
Usa herramientas digitales para tener el control
Llevar estos datos a mano consume demasiado tiempo. Según KitchenNmbrs, con herramientas digitales especializadas puedes ver de un vistazo:
- Tu porcentaje de coste de personal por día
- Comparativa con semanas anteriores
- Previsiones para la próxima semana
- Qué días se desvían de la media
Eso te permite corregir más rápido sin perder tiempo en cálculos manuales.
¿Calcularlo tú mismo?
En la app de KitchenNmbrs lo haces en unos pocos clics. 7 días gratis, sin tarjeta de crédito.
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Preguntas frecuentes
¿Cuál es un coste de personal normal para un restaurante?
¿Debo incluir las cargas sociales en el coste de personal?
¿Con qué frecuencia debo ajustar la planificación de personal?
¿Qué hago si el coste de personal varía mucho de un día a otro?
¿Puedo mandar a casa a un empleado si el día es más flojo de lo previsto?
¿Cómo evito quedarme corto de personal en los picos de demanda?
Fuentes consultadas
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Fuente oficial
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Fuente oficial
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Fuente oficial
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Fuente oficial
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Fuente oficial
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Fuente oficial
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Fuente oficial
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Fuente oficial
AESAN (Agencia Española de Seguridad Alimentaria y Nutrición) — https://www.aesan.gob.es
Las normas HACCP mostradas en esta aplicación son meramente informativas. KitchenNmbrs no garantiza que los valores mostrados estén actualizados o sean completos. Consulte siempre la AESAN o su autoridad local para la normativa vigente.
Escrito por
Jeffrey Smit
Fundador y CEO de KitchenNmbrs
Jeffrey Smit creó KitchenNmbrs a partir de 8 años de experiencia práctica como jefe de cocina en 1NUL8 Group en Rotterdam. Su misión: dar a cada dueño de restaurante control sobre el coste alimentario.
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