Ein Personalplan und ein Budget für dein erstes Restaurantjahr sind entscheidend für dein Überleben. Viele neue Restaurants scheitern, weil sie unterschätzen, wie viel Personal sie brauchen und was es kostet. In diesem Artikel lernst du Schritt für Schritt, wie du einen realistischen Personalplan erstellst und die Kosten berechnest.
Warum ein Personalplan so wichtig ist
Arbeitskosten sind oft deine größte Kostenposition nach Lebensmitteln. In Restaurants liegt dies normalerweise zwischen 25-35% deines Umsatzes. Ohne Plan läufst du Gefahr, dass du:
- Zu viel Personal für deinen Umsatz einstellst
- Zu wenig Personal hast, wodurch der Service leidet
- Unerwartete Kosten erhältst (Überstunden, Krankheitsvertretung)
- Keine Rücklagen für ruhige Perioden hast
Berechne zuerst deinen erwarteten Umsatz
Bevor du mit deinem Personalplan beginnst, musst du wissen, wie viel Umsatz du erwartest. Dies bestimmt, wie viel Personal du dir leisten kannst.
💡 Beispielberechnung erwarteter Umsatz:
Restaurant mit 40 Plätzen, 6 Tage offen:
- Durchschnittlich 1,5 Durchgang pro Abend = 60 Couverts
- Durchschnittliche Rechnung: €35
- Tagesumsatz: 60 × €35 = €2.100
- Wochenumsatz: €2.100 × 6 = €12.600
- Jahresumsatz: €12.600 × 52 = €655.200
Bestimme deinen Personalbedarf pro Funktion
Jedes Restaurant benötigt bestimmte Funktionen. Die Größe hängt von deinem Konzept und Umsatz ab:
Küche
- Chefkoch: 1 Person, Vollzeit
- Sous Chef: Bei Umsatz >€500k pro Jahr
- Köche: 1 Koch pro €200k Umsatz als Richtlinie
- Spüler: 1 Person Teilzeit/Vollzeit
Service
- Manager/Inhaber: Oft du selbst
- Bedienung: 1 Kellner pro 15-20 Couverts pro Schicht
- Barkeeper: Falls die Bar ein wichtiger Teil ist
💡 Beispiel Personalbesetzung:
Restaurant 60 Couverts pro Abend:
- Chefkoch: 1 Vollzeit
- Koch: 1 Vollzeit + 1 Teilzeit
- Spüler: 1 Teilzeit
- Bedienung: 2 Vollzeit + 1 Teilzeit
- Manager: Inhaber
Gesamt: 4 Vollzeit + 2 Teilzeit
Berechne die Arbeitskosten
Arbeitskosten bestehen aus mehr als nur dem Bruttolohn. Rechne mit diesen Komponenten:
- Bruttolohn: Was du auszahlst
- Arbeitgeberabgaben: Etwa 25-30% zusätzlich zum Brutto
- Urlaubsgeld: 8% des jährlichen Bruttolohns
- Rente: Oft 3-5% des Brutto
- Versicherungen: Betriebsunfälle, Berufsunfähigkeit
⚠️ Achtung:
Rechne immer mit 130-140% des Bruttolohns als Gesamtarbeitskosten. Viele Unternehmer vergessen die Arbeitgeberabgaben und werden überrascht.
Erstelle ein monatliches Personalbudget
Verteile deine Arbeitskosten über das Jahr, aber berücksichtige Saisonalität:
💡 Beispiel Monatsbudget:
- Chefkoch: €3.500 × 1,35 = €4.725
- Koch Vollzeit: €2.800 × 1,35 = €3.780
- Koch Teilzeit: €1.400 × 1,35 = €1.890
- Spüler: €1.200 × 1,35 = €1.620
- Bedienung 2x: €2.400 × 1,35 × 2 = €6.480
- Bedienung Teilzeit: €1.000 × 1,35 = €1.350
Gesamt pro Monat: €19.845
Bei €55.000 Monatsumzatz = 36% Arbeitskosten
Plane für Saisonalität und Schwankungen
Restaurants haben selten jeden Monat denselben Umsatz. Plane daher flexibel:
- Fester Kern: Minimale Besetzung, die immer nötig ist
- Flexible Schicht: Zusätzliches Personal für Stoßzeiten
- Abrufkräfte: Für Spitzentage und Krankheitsvertretung
- Du selbst: Oft springst du ein, wo nötig
Halte einen Puffer bereit
Plane immer 10-15% zusätzliche Arbeitskosten für unerwartete Ausgaben ein:
- Krankheitsvertretung
- Überstunden während Stoßzeiten
- Einstellung von zusätzlichem Personal für Events
- Lohnerhöhungen während des Jahres
Überwache monatlich deine Arbeitskosten %
Verfolge jeden Monat, wie hoch deine Arbeitskosten als Prozentsatz des Umsatzes sind:
Formel: (Gesamtarbeitskosten / Umsatz) × 100
⚠️ Achtung:
Wenn deine Arbeitskosten strukturell über 40% liegen, hast du zu viel Personal für deinen Umsatz. Unter 20% bedeutet wahrscheinlich Unterbesetzung und schlechten Service.
Wie erstellst du einen Personalplan? (Schritt für Schritt)
Berechne deinen erwarteten Jahresumsatz
Schätze deine durchschnittliche Anzahl von Couverts pro Tag, durchschnittliche Rechnung und Anzahl der Arbeitstage. Multipliziere diese Zahlen für deinen Jahresumsatz. Dies bestimmt, wie viel du für Personal ausgeben kannst.
Bestimme deine minimale Personalbesetzung
Erstelle eine Liste aller Funktionen, die du mindestens brauchst: Küche, Service, Spülen. Rechne mit 1 Koch pro €200k Umsatz und 1 Kellner pro 15-20 Couverts als Richtlinie.
Berechne die Gesamtarbeitskosten
Addiere die Bruttolöhne und multipliziere mit 1,35 für Arbeitgeberabgaben. Teile durch 12 für monatliche Kosten. Überprüfe, ob dies unter 35% deines Monatsumzatzes bleibt.
Plane Flexibilität und Puffer
Halte 10-15% Puffer für Krankheit und Überstunden bereit. Unterscheide zwischen festem Kern und flexibler Schicht für Stoßzeiten.
Überwache monatlich deine Arbeitskosten %
Berechne jeden Monat deine Arbeitskosten als Prozentsatz des Umsatzes. Zwischen 25-35% ist gesund. Passe deine Besetzung bei strukturellen Abweichungen an.
✨ Pro tip
Beginne dein erstes Jahr mit 20% weniger Personal als du denkst, dass du brauchst. Du kannst immer aufstocken, aber Abbau ist teurer und schwieriger.
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Häufig gestellte Fragen
Wie viel Prozent meines Umsatzes darf zu Arbeitskosten gehen?
Für Restaurants sind 25-35% des Umsatzes für Arbeitskosten üblich. Unter 25% kann bedeuten, dass du unterbesetzt bist, über 40% wird normalerweise unhaltbar.
Muss ich mich als Inhaber auch in die Arbeitskosten einrechnen?
Ja, rechne immer ein marktübliches Gehalt für dich selbst ein, auch wenn du es nicht auszahlst. Sonst bekommst du kein realistisches Bild deines tatsächlichen Gewinns.
Wie plane ich Personal für Saisonalität?
Unterscheide zwischen festem Kern (immer nötig) und flexibler Schicht (Stoßzeiten). Arbeite mit Abrufkräften und 0-Stunden-Verträgen für Spitzentage.
Was sind Arbeitgeberabgaben und wie berechne ich sie?
Arbeitgeberabgaben sind Sozialversicherungsbeiträge, Rentenbeitrag und Versicherungen. Rechne mit 30-40% zusätzlich zum Bruttolohn, also 1,35× das Brutto als Gesamtarbeitskosten.
Wann brauche ich einen Sous Chef?
Ein Sous Chef wird normalerweise ab €500k Jahresumsatz interessant oder bei einem Küchtenteam von 4+ Personen. Davor ist es besser, in einen starken Chefkoch zu investieren.
Wie vermeide ich zu hohe Arbeitskosten in ruhigen Monaten?
Arbeite mit einem festen Kern plus flexibler Schicht. Plane in ruhigen Monaten weniger Abrufkräfte ein und lass den Inhaber mehr operative Aufgaben übernehmen.
⚠️ EU-Verordnung 1169/2011 — Allergeninformation — https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2011/1169/oj
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In Deutschland überwacht das BVL die Allergenvorschriften gemäß LMIDV.
📚 Konsultierte Quellen
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Offizielle Quelle
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Offizielle Quelle
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Offizielle Quelle
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Offizielle Quelle
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Offizielle Quelle
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Offizielle Quelle
BVL (Bundesamt für Verbraucherschutz und Lebensmittelsicherheit) — https://www.bvl.bund.de
Die in dieser Anwendung angezeigten HACCP-Normen dienen ausschließlich der Information. KitchenNmbrs garantiert nicht, dass die angezeigten Werte aktuell oder vollständig sind. Konsultieren Sie stets das BVL oder Ihre zuständige Behörde für die neuesten Vorschriften.
Geschrieben von
Jeffrey Smit
Gründer & CEO von KitchenNmbrs
Jeffrey Smit hat KitchenNmbrs aus 8 Jahren praktischer Erfahrung als Küchenmanager bei der 1NUL8 Group in Rotterdam aufgebaut. Seine Mission: jedem Restaurantbesitzer Kontrolle über die Lebensmittelkosten geben.
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