Waarom betaal je eigenlijk voor elke kilometer die je rijdt naar een catering-event? Transport lijkt gratis, maar brandstof, slijtage en chauffeurstijd kosten je honderden euro's per jaar. Een juiste kilometervergoeding voorkomt dat deze kosten je marge opvreten.
Waarom kilometervergoeding berekenen?
Elke kilometer naar een event kost je geld aan brandstof, verzekering, onderhoud en afschrijving van je bus. Bij catering leg je gemakkelijk 50-200 kilometer per event af. Zonder degelijke berekening verlies je jaarlijks honderden euro's aan ongedekte kosten.
⚠️ Let op:
Reken nooit alleen brandstofkosten. Verzekering, wegenbelasting, onderhoud en afschrijving kosten vaak meer dan benzine alleen.
De volledige kostenopbouw
Een eerlijke kilometervergoeding bestaat uit deze onderdelen:
- Brandstofkosten: Benzine of diesel per kilometer
- Verzekering: Jaarkosten gedeeld door gereden kilometers
- Wegenbelasting: Ook per kilometer omrekenen
- Onderhoud: APK, reparaties, banden
- Afschrijving: Waardevermindering van je voertuig
- Tijd chauffeur: Uurloon × reistijd
? Voorbeeld berekening:
Cateringbus, 20.000 km per jaar:
- Brandstof: €0,12 per km
- Verzekering: €1.200/jaar = €0,06 per km
- Wegenbelasting: €600/jaar = €0,03 per km
- Onderhoud: €800/jaar = €0,04 per km
- Afschrijving: €3.000/jaar = €0,15 per km
Voertuigkosten: €0,40 per km
Personeelskosten transport
Reistijd is werktijd en moet betaald worden. Dit is een van de meest voorkomende blinde vlekken in keukenmanagement - chauffeurstijd wordt vaak vergeten. Reken met het uurloon inclusief werkgeverslasten van degene die rijdt.
? Voorbeeld personeelskosten:
Event op 60 km afstand (120 km retour):
- Reistijd: 2,5 uur (inclusief laden/lossen)
- Uurloon chauffeur: €18,00
- Personeelskosten: 2,5 × €18,00 = €45,00
Per kilometer: €45,00 ÷ 120 km = €0,38 per km
Totale kilometerprijs samenstellen
Tel voertuigkosten en personeelskosten op voor je totale kostprijs per kilometer. Daar bovenop komt je winstmarge.
- Voertuigkosten: €0,40 per km
- Personeelskosten: €0,38 per km
- Totale kostprijs: €0,78 per km
- Met 25% marge: €0,78 × 1,25 = €0,98 per km
? Praktijkvoorbeeld:
Bruiloft op 80 km afstand:
- Retour: 160 km
- Kilometerprijs: €0,98
- Transportkosten: 160 × €0,98 = €156,80
Dit reken je door in je cateringofferte
Alternatieve berekeningswijzen
Sommige cateraars werken met vaste tarieven per afstandsklasse of een minimum transportvergoeding. Dit kan eenvoudiger zijn dan per-kilometer-berekening.
- 0-25 km: €75 vast tarief
- 25-50 km: €125 vast tarief
- 50+ km: €150 + €1,00 per extra km
Transportkosten automatisch doorberekenen
Tools zoals KitchenNmbrs helpen je transportkosten op te slaan als standaard kostenpost per event. Zo vergeet je nooit om kilometervergoeding door te berekenen in je offertes. Je ziet direct wat elk event werkelijk kost, inclusief alle transportkosten.
Gerelateerde artikelen
- Hoe bereken ik de kostprijs per persoon voor een staand buffet bij een bedrijfsevent?
- Hoe bereken ik de kostprijs per persoon voor een zittend galadiner?
- Hoe bereken ik de kostprijs per persoon voor een fingerfood-borrel?
- Hoe bereken ik de kostprijs van een cateringaanbod voor...
- Hoe bereken ik de marge op een catering-abonnement voor...
Hoe bereken je kilometervergoeding? (stap voor stap)
Bereken jaarlijkse voertuigkosten
Tel op: brandstof, verzekering, wegenbelasting, onderhoud en afschrijving. Deel door het aantal kilometers dat je per jaar rijdt. Dit geeft je de voertuigkosten per kilometer.
Reken personeelskosten per kilometer uit
Bepaal de gemiddelde reistijd per kilometer en vermenigvuldig met het uurloon van de chauffeur. Vergeet werkgeverslasten niet mee te rekenen in het uurloon.
Tel kosten op en voeg winstmarge toe
Voertuigkosten + personeelskosten = kostprijs per kilometer. Voeg 20-30% winstmarge toe voor je uiteindelijke kilometerprijs die je doorrekent aan klanten.
✨ Pro tip
Track je werkelijke brandstofverbruik gedurende 3 maanden om je echte kosten per kilometer te bepalen. Veel cateraars schatten te laag in en missen zo €200-400 per jaar aan ongedekte transportkosten.
Dit zelf berekenen?
In de KitchenNmbrs app doe je dit in een paar klikken. 7 dagen gratis, geen creditcard.
Dit zelf berekenen?
Onze gratis foodcost calculator doet het in seconden.
Was dit artikel nuttig?
Veelgestelde vragen
Kan ik de Belastingdienst kilometervergoeding gebruiken?
Wat als ik meerdere events op één dag heb?
Moet ik BTW rekenen over kilometervergoeding?
Geraadpleegde bronnen
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Officiële bron
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Officiële bron
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Officiële bron
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Officiële bron
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Officiële bron
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Officiële bron
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Officiële bron
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Officiële bron
NVWA (Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit) — https://www.nvwa.nl
De HACCP-normen in deze applicatie zijn uitsluitend informatief. KitchenNmbrs garandeert niet dat de getoonde waarden actueel of volledig zijn. Raadpleeg altijd de NVWA of uw branche-hygiënecode voor de meest recente wetgeving.
Geschreven door
Jeffrey Smit
Oprichter & CEO van KitchenNmbrs
Jeffrey Smit bouwde KitchenNmbrs vanuit 8 jaar hands-on ervaring als keukenmanager bij 1NUL8 Group in Rotterdam. Zijn missie: elke restauranteigenaar grip geven op food cost.
Meer in deze categorie
Gerelateerde vragen
Ontdek meer onderwerpen
Calculeer events en catering tot op de cent
Groepsarrangementen, buffetten en events zijn complex. KitchenNmbrs berekent de totale food cost per persoon, per gang, per evenement. Start gratis.
Start gratis trial →