Een bedrijfslunch voor 100 personen kost je €17 per hoofd, terwijl dezelfde lunch voor 25 personen €23 per persoon kost. Dit verschil van €6 per persoon komt door schaalvoordelen - je vaste kosten verdeel je over meer gasten. De meeste cateraars laten hier geld liggen door hun prijzen niet aan te passen.
Wat zijn schaalvoordelen bij catering?
Bij kleine cateringopdrachten heb je relatief hoge vaste kosten per persoon. Denk aan vervoer, opbouw, personeel ter plaatse. Bij grotere groepen verdeel je deze kosten over meer personen, waardoor je kostprijs per persoon daalt.
💡 Voorbeeld:
Zakelijke lunch voor 20 vs 100 personen:
- Vervoer: €50 (vast bedrag)
- Opbouw personeel: €150 (2 uur × €75/uur)
- Foodcost per persoon: €12
20 personen: (€50 + €150 + €240) / 20 = €22 per persoon
100 personen: (€50 + €150 + €1.200) / 100 = €14 per persoon
Bereken je vaste kosten per opdracht
Vaste kosten zijn kosten die niet veranderen met het aantal personen. Deze moet je apart berekenen:
- Vervoer: brandstof, slijtage voertuig
- Opbouw: personeel voor transport en inrichting
- Materiaal: warmhoudplaten, schalen, bestek (als je dit meeneemt)
- Afbouw: opruimen en terugvervoer
Tel deze op en je hebt je vaste kosten per opdracht, ongeacht groepsgrootte.
Bereken je variabele kosten per persoon
Dit zijn kosten die wel meeschalen met het aantal gasten:
- Ingrediënten: foodcost per persoon
- Verpakking: borden, bekers, servetten per persoon
- Extra personeel: vanaf bepaalde groepsgrootte heb je meer koks/bediening nodig
⚠️ Let op:
Personeel is niet altijd lineair variabel. Tot 50 personen kun je met 1 kok, daarna heb je er 2 nodig. Dit zijn 'trap-kosten'.
De schaalvoordeel-formule
Kostprijs per persoon = (Vaste kosten + (Variabele kosten × Aantal personen)) / Aantal personen
Vereenvoudigd: Kostprijs per persoon = (Vaste kosten / Aantal personen) + Variabele kosten per persoon
💡 Voorbeeld berekening:
Bedrijfslunch met verschillende groepsgroottes:
- Vaste kosten: €200
- Variabele kosten: €15 per persoon
25 personen: €200/25 + €15 = €8 + €15 = €23 per persoon
50 personen: €200/50 + €15 = €4 + €15 = €19 per persoon
100 personen: €200/100 + €15 = €2 + €15 = €17 per persoon
Trap-kosten meenemen
Sommige kosten stijgen niet geleidelijk, maar in 'trappen'. Bijvoorbeeld:
- 1-50 personen: 1 kok (€150)
- 51-100 personen: 2 koks (€300)
- 101-150 personen: 3 koks (€450)
Je kostprijs daalt binnen elke trap, maar springt omhoog bij de overgang naar een nieuwe trap. Dit is iets wat de meeste keukenchefs te laat ontdekken - ze vergeten deze sprongen mee te nemen in hun calculaties.
Doorrekenen in je verkoopprijzen
Met je kostprijs per persoon kun je verschillende prijsstrategieën hanteren:
- Vaste marge: kostprijs × 2,5 = verkoopprijs
- Schaalkorting: bij grotere groepen geef je een deel van je schaalvoordeel door
- Minimumprijs: stel een minimum aantal personen of minimumbedrag
💡 Voorbeeld prijsstelling:
Je kostprijs daalt van €23 naar €17 per persoon (€6 voordeel).
- Optie 1: Houd €57,50 per persoon aan (€23 × 2,5) = meer winst
- Optie 2: Geef €3 korting door, houd €3 extra = €54,50 per persoon
- Optie 3: Geef alle voordeel door = €42,50 per persoon
Meeste cateraars kiezen optie 2: win-win situatie.
Digitale hulpmiddelen voor cateringberekeningen
Een food cost calculator helpt je verschillende scenario's door te rekenen zonder Excel. Je stelt je vaste kosten in, voegt je recepten toe, en het systeem berekent automatisch je kostprijs per persoon voor verschillende groepsgroottes.
Zo zie je direct bij welke aantallen je de meeste winst maakt en waar je schaalkorting kunt geven zonder je marge te verpesten.
Hoe bereken je schaalvoordelen? (stap voor stap)
Splits je kosten op in vast en variabel
Maak een lijst van alle kosten. Vaste kosten veranderen niet met groepsgrootte (vervoer, opbouw). Variabele kosten schalen mee met aantal personen (ingrediënten, verpakking).
Bereken kostprijs voor verschillende groepsgroottes
Gebruik de formule: (Vaste kosten / Aantal personen) + Variabele kosten per persoon. Doe dit voor 25, 50, 100 en 200 personen om het patroon te zien.
Bepaal je prijsstrategie per groepsgrootte
Besluit hoeveel van je schaalvoordeel je doorgeeft als korting en hoeveel je als extra winst houdt. Maak prijstrappen die voor klanten logisch zijn (bijvoorbeeld per 25 personen).
✨ Pro tip
Bereken elke 3 maanden je gemiddelde vaste kosten opnieuw op basis van je laatste 15 opdrachten. Brandstofprijzen en loonkosten veranderen, waardoor je schaalvoordelen kunnen verschuiven.
Dit zelf berekenen?
In de KitchenNmbrs app doe je dit in een paar klikken. 7 dagen gratis, geen creditcard.
Was dit artikel nuttig?
Veelgestelde vragen
Vanaf welke groepsgrootte krijg je echte schaalvoordelen?
Dit hangt af van je vaste kosten, maar meestal vanaf 40-50 personen begin je merkbare schaalvoordelen te zien. Bij groepen onder de 20 personen zijn de vaste kosten vaak nog te zwaar.
Moet ik altijd schaalkorting geven bij grote groepen?
Nee, dat is jouw keuze. Je kunt je schaalvoordeel ook als extra winst houden. Wel helpt schaalkorting om grote opdrachten binnen te halen en concurrerend te blijven.
Hoe bereken ik trap-kosten bij personeel?
Bepaal per hoeveel personen je extra personeel nodig hebt. Tel die kosten op bij je vaste kosten voor die groepsgrootte. Je kostprijs springt dan omhoog bij elke 'trap'.
Wat als de klant het aantal personen op het laatste moment wijzigt?
Maak afspraken over wijzigingen in je offerte. Tot 48 uur van tevoren kun je meestal nog aanpassen. Daarna reken je de oorspronkelijk afgesproken aantallen.
Hoe voorkom ik dat ik te weinig verdien aan kleine groepen?
Stel een minimumprijs of minimum aantal personen in. Veel cateraars hanteren een minimum van €500 of 20 personen om hun vaste kosten te dekken.
Welke vaste kosten vergeet ik vaak bij cateringcalculaties?
Verzekering, administratietijd voor de offerte, en terugrijtijd worden vaak vergeten. Ook de kosten voor het wassen van materiaal na afloop rekenen veel cateraars niet door.
📚 Geraadpleegde bronnen
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Officiële bron
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Officiële bron
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Officiële bron
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Officiële bron
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Officiële bron
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Officiële bron
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Officiële bron
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Officiële bron
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Officiële bron
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Officiële bron
NVWA (Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit) — https://www.nvwa.nl
De HACCP-normen in deze applicatie zijn uitsluitend informatief. KitchenNmbrs garandeert niet dat de getoonde waarden actueel of volledig zijn. Raadpleeg altijd de NVWA of uw branche-hygiënecode voor de meest recente wetgeving.
Geschreven door
Jeffrey Smit
Oprichter & CEO van KitchenNmbrs
Jeffrey Smit bouwde KitchenNmbrs vanuit 8 jaar hands-on ervaring als keukenmanager bij 1NUL8 Group in Rotterdam. Zijn missie: elke restauranteigenaar grip geven op food cost.
Calculeer events en catering tot op de cent
Groepsarrangementen, buffetten en events zijn complex. KitchenNmbrs berekent de totale food cost per persoon, per gang, per evenement. Start gratis.
Start gratis trial →