Des responsabilités d'achat floues créent le chaos dans ta cuisine et des fuites dans ton budget. Personne ne sait qui commande quoi, les commandes sont doublées ou oubliées, et les fournisseurs reçoivent des informations contradictoires. Le résultat : trop de stock, du gaspillage et de la frustration dans ton équipe.
Ce qui se passe mal sans accords clairs
Si personne ne sait qui est responsable de quel groupe de produits, les commandes deviennent un fouillis. Le chef commande de la viande, le sous-chef aussi. Personne ne commande les légumes parce que tout le monde pense que l'autre le fait. Le résultat est prévisiblement mauvais.
💡 Exemple :
Le restaurant De Kroon a 4 personnes qui peuvent commander :
- Chef : commande la viande et le poisson
- Sous-chef : commande aussi de la viande (ne sait pas que le chef a déjà commandé)
- Propriétaire : commande les boissons et les légumes
- Barman : commande aussi des boissons (voit le réfrigérateur vide)
Résultat : commandes doublées, trop de stock, 2 000 € de coûts supplémentaires par mois
Les coûts cachés du chaos
Des responsabilités d'achat floues te coûtent plus que tu ne le penses. Ce n'est pas seulement une question de commandes doublées. C'est du gaspillage, du stress et de mauvaises relations avec les fournisseurs.
- Commandes doublées : Deux personnes commandent le même produit parce qu'elles ne savent pas que l'autre a déjà commandé
- Commandes oubliées : Personne ne commande parce que tout le monde pense que l'autre le fait
- Mauvaises quantités : Le chef commande pour 50 couverts, le sous-chef pour 100, sans discussion
- Confusion chez les fournisseurs : Différentes personnes donnent des informations contradictoires
- Pas de vue d'ensemble : Personne ne sait combien a vraiment été commandé
⚠️ Attention :
Les fournisseurs se frustrent des commandes contradictoires. Cela peut entraîner un service moins bon ou même la résiliation des contrats.
Impact sur ton équipe et le stress
Des responsabilités floues créent de la frustration dans ta cuisine. Personne ne sait qui doit faire quoi. Tout le monde se rejette la faute quand quelque chose se passe mal. L'ambiance s'en ressent et les bons employés s'en vont.
💡 Exemple :
Jeudi soir, restaurant plein, plus de poisson frais :
- Chef : "Je pensais que tu commandais le poisson"
- Sous-chef : "Non, c'est toi qui le fais toujours"
- Propriétaire : "Qui est responsable ici ?"
- Résultat : 20 clients déçus, 800 € de chiffre d'affaires perdu
Conséquences financières sur une année
Les coûts des responsabilités d'achat floues s'accumulent. Voici quelques exemples de ce que cela peut te coûter :
- Commandes doublées : 1× par semaine 200 € de trop → 10 400 € par an
- Gaspillage dû à l'excédent : 15% plus d'achats que nécessaire → avec 8 000 €/mois d'achats = 14 400 € par an
- Ventes manquées : 2× par mois rupture de stock par commande oubliée → 24 000 € par an
- Stress et rotation du personnel : Coûts supplémentaires de recrutement et formation → 5 000 € + par an
💡 Exemple de calcul :
Restaurant avec 50 000 € de chiffre d'affaires mensuel :
- Achats : 15 000 €/mois (30% de coût alimentaire)
- 15% de gaspillage dû au chaos : 2 250 €/mois
- Sur une année : 27 000 € de perte due aux flous
C'est plus qu'un employé à temps plein ne coûte !
Comment les fournisseurs réagissent
Les fournisseurs n'aiment pas le chaos. Si chaque jour ils reçoivent des informations différentes de personnes différentes, ils deviennent plus prudents. Ils augmentent les prix ou cherchent des clients plus fiables.
- Moins de flexibilité : Plus de modifications de dernière minute
- Prix plus élevés : Marge supplémentaire pour les tracas
- Service moins bon : Tes commandes reçoivent une priorité plus basse
- Délais de paiement plus courts : Moins de confiance dans ton organisation
La solution : faire des accords clairs
La solution est simple mais demande de la discipline. Fais des accords clairs sur qui commande quoi et respecte-les. Cela évite la confusion et te fait économiser des milliers d'euros par an.
Avec un système comme KitchenNmbrs, tu peux documenter les responsabilités d'achat et suivre qui a commandé quoi. Cela t'évite les commandes doublées et te permet de garder une vue d'ensemble de tes achats.
Comment éviter la confusion dans les achats ? (étape par étape)
Répartis les groupes de produits par personne
Fais une liste de tous les groupes de produits (viande, poisson, légumes, produits laitiers, boissons) et attribue chaque groupe à une seule personne. Cette personne est entièrement responsable de l'achat, du stock et du contact avec les fournisseurs de ce groupe.
Communique les accords clairement
Affiche la liste dans la cuisine et assure-toi que tout le monde sait qui est responsable de quoi. Discutes-en lors des réunions d'équipe et pendant la période d'intégration des nouveaux employés.
Crée un aperçu centralisé
Enregistre toutes les commandes dans un seul système pour que tout le monde puisse voir ce qui a été commandé. Cela évite les commandes doublées et te donne une vue d'ensemble des coûts d'achat totaux par semaine.
✨ Pro tip
Commence petit : répartis d'abord seulement la viande, le poisson et les légumes entre 3 personnes. Si ça marche bien, tu peux ajouter plus de groupes de produits. Trop de changements à la fois crée de la confusion.
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Questions fréquentes
Et si mon chef ne veut pas que d'autres commandent ?
Discutes avec lui de pourquoi la répartition des responsabilités aide. Explique-lui que cela lui fait gagner du temps et réduit le stress. Il reste responsable au final mais n'a pas besoin de tout faire lui-même.
Comment éviter que les gens commandent quand même en double ?
Fais des accords sacrés et respecte-les. Utilise un seul système centralisé où tout le monde peut voir les commandes. Discutes immédiatement des violations au lieu de les ignorer.
Et si quelqu'un oublie de commander ?
Fixe des jours de commande réguliers par groupe de produits et mets en place des rappels. Crée un système de secours où quelqu'un d'autre vérifie que les commandes importantes ont été faites.
Puis-je centraliser complètement les achats chez une seule personne ?
C'est possible, mais en cas de maladie ou de congés, tu as un problème. Mieux vaut répartir les groupes de produits et désigner une personne de secours par groupe.
À quelle fréquence dois-je évaluer la répartition des achats ?
Vérifie tous les 3 mois si la répartition fonctionne toujours. Avec de nouveaux employés ou des menus modifiés, tu devras peut-être adapter. La flexibilité est importante, mais pas au détriment de la clarté.
📚 Sources consultées
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Source officielle
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Source officielle
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Source officielle
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Source officielle
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Source officielle
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Source officielle
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Source officielle
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Source officielle
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Source officielle
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Source officielle
Ministère de l'Agriculture et de la Souveraineté alimentaire — https://agriculture.gouv.fr
Les normes HACCP affichées dans cette application sont fournies à titre informatif uniquement. KitchenNmbrs ne garantit pas que les valeurs affichées sont à jour ou complètes. Consultez toujours le Ministère de l'Agriculture ou votre autorité locale pour la réglementation en vigueur.
Rédigé par
Jeffrey Smit
Fondateur & CEO de KitchenNmbrs
Jeffrey Smit a créé KitchenNmbrs à partir de 8 ans d'expérience pratique en tant que responsable cuisine chez 1NUL8 Group à Rotterdam. Sa mission : donner à chaque restaurateur le contrôle de ses coûts alimentaires.
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