Les différences de livraison arrivent chaque semaine : tu commandes 10 kg de saumon, tu en reçois 9,5 kg. Beaucoup de restaurateurs ignorent ces petites différences, mais cela peut te coûter des centaines d'euros par an. Dans cet article, tu apprendras comment traiter correctement les différences de livraison dans ta gestion des stocks.
Qu'est-ce qu'une différence de livraison ?
Une différence de livraison est l'écart entre ce que tu as commandé et ce qui est réellement livré. Cela peut être :
- Différence de poids : Tu commandes 5 kg de bœuf, tu en reçois 4,8 kg
- Différence de qualité : Tu commandes de la qualité A, tu reçois de la qualité B
- Différence de température : Les produits réfrigérés sont livrés trop chauds
- Durée de conservation : Les produits ont une date limite de consommation plus courte
💡 Exemple :
Tu commandes vendredi 8 kg de saumon frais à €18/kg pour le week-end.
- Commandé : 8 kg × €18 = €144
- Livré : 7,3 kg (0,7 kg manquant)
- Différence : 0,7 kg × €18 = €12,60
Tu perds €12,60 d'ingrédients pour ton week-end.
Pourquoi c'est important pour ton profit
Les différences de livraison semblent petites, mais elles s'accumulent rapidement. Si tu perds en moyenne €50 par semaine à cause des différences de livraison, cela te coûte €2.600 par an.
De plus :
- Ton coût de revient n'est plus correct (tu calcules avec ce que tu as commandé)
- Tu as moins d'ingrédients que prévu
- Tu dois faire des commandes de dernière minute (souvent plus chères)
- Ton food cost semble plus élevé qu'il ne devrait l'être
Étape 1 : Vérifie chaque livraison
La base est simple : contrôle chaque livraison avant de signer. Beaucoup de chauffeurs sont pressés, mais c'est ton argent.
Vérifie toujours :
- Le poids (pèse toi-même, ne fais pas confiance aveuglément aux étiquettes)
- La qualité (couleur, odeur, fermeté)
- La température (produits réfrigérés sous 7°C, surgelés sous -18°C)
- La date limite de consommation (au minimum ce qui a été convenu)
- Le nombre de pièces/emballages
⚠️ Attention :
Ne signe jamais sans vérifier. Une fois signé, il est beaucoup plus difficile de réclamer une différence à ton fournisseur.
Étape 2 : Enregistre la différence immédiatement
Dès que tu constates une différence, note-la. Écris sur le bon ou dans ton système :
- Quelle était la différence (poids, qualité, température)
- Combien était la différence (en kg, pièces, euros)
- L'heure de livraison
- Le nom du chauffeur
💡 Exemple d'enregistrement :
Fournisseur : Frais & Co
Date : 15 mars 2024, 08:30
Chauffeur : Jean
- Commandé : 5 kg de rumsteak à €32/kg
- Livré : 4,6 kg (qualité OK)
- Différence : -0,4 kg = €12,80
- Action : Note de crédit demandée
Étape 3 : Ajuste ton inventaire
Dans ton système de gestion des stocks, tu dois travailler avec ce que tu as réellement reçu, pas avec ce que tu as commandé.
Mauvaise méthode :
- Augmenter l'inventaire avec la quantité commandée
- Calculer le coût de revient sur la base de la commande
- Espérer que la différence s'arrangera d'elle-même
Bonne méthode :
- Augmenter l'inventaire avec la quantité réellement livrée
- Calculer le coût de revient sur la base de la livraison réelle
- Suivre la différence séparément pour la note de crédit
Étape 4 : Réclame la différence à ton fournisseur
La plupart des fournisseurs sont disposés à rembourser les réclamations raisonnables, si tu les documentes bien.
Ce que les fournisseurs remboursent généralement :
- Les différences de poids supérieures à 2-3%
- Les produits en dessous de la qualité convenue
- Les produits réfrigérés trop chauds
- Une date limite de consommation plus courte que convenue
💡 Exemple de réclamation :
E-mail au fournisseur :
"Bonjour [nom], la livraison du 15/03 avait un manque de 0,4 kg de rumsteak (commandé 5 kg, livré 4,6 kg). Le chauffeur Jean a confirmé cela. Pouvez-vous envoyer une note de crédit de €12,80 ?"
Suivi numérique vs. manuel
Beaucoup de cuisines suivent les différences de livraison sur papier. Inconvénients :
- Perdre la vue d'ensemble
- Oublier de réclamer
- Pas de visibilité sur les fournisseurs qui font souvent des erreurs
- Difficile à retrouver pour les discussions
Un système numérique comme KitchenNmbrs aide à :
- Suivre toutes les différences de livraison au même endroit
- Voir automatiquement quelles réclamations sont encore en attente
- Analyser par fournisseur leur fiabilité
- Maintenir correctement la valeur de ton inventaire
Impact sur ton food cost
Les différences de livraison affectent ton food cost de deux façons :
1. Effet direct : Tu as moins d'ingrédients que prévu, donc ton food cost réel est plus élevé.
2. Effet indirect : Tu dois faire des commandes de dernière minute, souvent à un prix plus élevé.
⚠️ Attention :
Si tu ignores les différences de livraison, ton calcul de coût de revient n'est pas correct. Tu penses qu'un plat a 30% de food cost, mais c'est en réalité 33%.
Prévenir vaut mieux que guérir
Quelques conseils pour minimiser les différences de livraison :
- Choisis des fournisseurs fiables : Bon marché peut s'avérer coûteux
- Sois clair dans tes accords : Poids minimum, critères de qualité, température
- Construis une relation : Les fournisseurs aident plus vite les clients réguliers
- Commande à temps : Les commandes précipitées ont plus souvent des erreurs
- Vérifie immédiatement : Signaler les problèmes immédiatement fonctionne mieux qu'après coup
Comment traiter une différence de livraison ? (étape par étape)
Vérifie la livraison avant de signer
Pèse, compte et vérifie la qualité de tous les produits. Note les écarts directement sur le bon de livraison et fais confirmer par le chauffeur avec sa signature.
Enregistre ce qui a été réellement livré dans ton inventaire
Augmente ton inventaire avec la quantité réellement livrée, pas avec ce que tu as commandé. Calcule ton coût de revient sur la base de ce que tu as réellement reçu.
Réclame la différence à ton fournisseur
Envoie un e-mail dans les 24 heures avec les détails de la différence et demande une note de crédit. Conserve toute la documentation pour ton administration.
✨ Pro tip
Suis par fournisseur combien de différences tu as. Si un fournisseur livre structurellement 5% de moins, cela te coûte des centaines d'euros par an.
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Questions fréquentes
Dois-je réclamer chaque petite différence à mon fournisseur ?
La plupart des fournisseurs acceptent de petites différences de 1-2%. Réclame surtout les différences supérieures à 3% ou les problèmes de qualité. C'est l'impact structurel sur tes coûts qui compte.
Que faire si mon fournisseur refuse de rembourser la différence ?
Documente bien tout (photos, poids, températures). En cas de problèmes répétés, envisage un autre fournisseur. La fiabilité est plus importante que quelques euros de réduction.
Comment éviter que mon équipe rate les différences de livraison ?
Crée une checklist pour les livraisons et forme ton équipe. Si possible, fais toujours vérifier les livraisons par la même personne. La cohérence prévient les erreurs.
Puis-je déduire les différences de livraison de ma TVA ?
Oui, si tu reçois une note de crédit de ton fournisseur, tu peux la traiter dans ta déclaration de TVA. Conserve toute la documentation pour ton administration et ton comptable.
Que faire si je découvre une différence plus tard ?
Réclame-la quand même, mais explique pourquoi tu l'as découverte plus tard. Les fournisseurs sont plus compréhensifs si tu as une bonne raison et que cela ne se produit pas régulièrement.
📚 Sources consultées
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Source officielle
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Source officielle
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Source officielle
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Source officielle
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Source officielle
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Source officielle
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Source officielle
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Source officielle
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Source officielle
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Source officielle
Ministère de l'Agriculture et de la Souveraineté alimentaire — https://agriculture.gouv.fr
Les normes HACCP affichées dans cette application sont fournies à titre informatif uniquement. KitchenNmbrs ne garantit pas que les valeurs affichées sont à jour ou complètes. Consultez toujours le Ministère de l'Agriculture ou votre autorité locale pour la réglementation en vigueur.
Rédigé par
Jeffrey Smit
Fondateur & CEO de KitchenNmbrs
Jeffrey Smit a créé KitchenNmbrs à partir de 8 ans d'expérience pratique en tant que responsable cuisine chez 1NUL8 Group à Rotterdam. Sa mission : donner à chaque restaurateur le contrôle de ses coûts alimentaires.
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