Beaucoup d'entrepreneurs en restauration perdent du temps chaque jour en basculant constamment entre différentes tâches. Une minute tu vérifies la chambre froide, la minute suivante tu calcules un coût de revient, puis tu fais l'inventaire. En regroupant intelligemment les tâches sur des jours fixes, tu économises du temps et tu retrouves plus de clarté mentale.
Pourquoi regrouper les tâches te fait gagner tant de temps
Chaque fois que tu changes de tâche, tu perds de l'énergie mentale. Tu dois te reconcentrer, chercher tes affaires, démarrer ton ordinateur ou ouvrir une application. Cela coûte 2-3 minutes par changement. Avec 20 changements par jour, tu as déjà perdu une heure en pur surcoût.
⚠️ Attention :
Le problème n'est pas la tâche elle-même, mais le changement. Calculer un coût de revient prend 5 minutes. Mais démarrer l'ordinateur portable, trouver l'application, retrouver ta concentration prend encore 5 minutes.
Lundi : Jour des chiffres et de l'administration
Commence la semaine avec tous les chiffres en ordre. Cela te donne une vue d'ensemble de ce qui doit se passer les jours suivants.
- Chiffre d'affaires du week-end : Compare avec la semaine précédente
- Vérification du food cost : Tes 5 plats les plus vendus
- Enregistrements HACCP : Saisis tout de la semaine précédente
- Factures : Traite les fournisseurs de la semaine précédente
- Mise à jour des prix : Si les fournisseurs ont augmenté leurs prix
💡 Exemple de routine du lundi :
9h00 - 10h30, la cuisine est encore calme :
- Chiffre d'affaires du week-end : €3.200 (semaine précédente €2.950)
- Food cost du steak : 32% (était 29%, la viande a augmenté)
- HACCP : 14 mesures de température à saisir
- 3 factures à traiter
- Augmenter le prix du steak de €32 à €34
Résultat : Vue d'ensemble et maîtrise de toute la semaine
Mardi : Jour des achats et des fournisseurs
Toutes les tâches liées aux achats sur un seul jour. Cela économise les appels téléphoniques et évite que tu oublies de commander.
- Compter l'inventaire : Qu'est-ce qu'il te reste ?
- Vérifier le menu de la semaine : De quoi as-tu besoin ?
- Appeler tous les fournisseurs : Un seul bloc, toutes les commandes
- Déterminer les spécialités : Qu'est-ce qui doit partir pour le week-end ?
- Nouveaux fournisseurs : Comparer les devis
Mercredi : Jour des recettes et du menu
Milieu de semaine, c'est parfait pour réfléchir à ton offre. Pas trop chargé, mais tu sais déjà comment la semaine se déroule.
- Mettre à jour les recettes : Adapter les produits de saison
- Nouveaux plats : Calculer le coût de revient
- Menu engineering : Quels plats marchent bien ?
- Vérifier la taille des portions : La cuisine en donne-t-elle trop ?
- Contrôler les allergènes : La carte est-elle toujours correcte ?
💡 Exemple de session du mercredi :
Nouvelle pâte à la truffe pour le week-end :
- Coût des ingrédients : €8,20
- Food cost souhaité : 30%
- Prix de vente minimum : €8,20 ÷ 0,30 = €27,33 HT
- Prix sur la carte : €32,00 TTC
Décision : Le plat est rentable, peut être ajouté à la carte
Jeudi : Planification du nettoyage et de la maintenance
Mets tout en ordre avant le week-end. Non seulement nettoyer, mais aussi planifier ce qui doit se passer.
- Schéma HACCP : Qui fait quoi ce week-end ?
- Vérification des équipements : Tout fonctionne-t-il ?
- Planification du nettoyage : Tâches supplémentaires pendant les moments calmes
- Briefing du personnel : Nouveaux plats, spécialités
- Préparation du week-end : Qu'est-ce qui peut être préparé d'avance ?
Vendredi : Préparation du week-end
Dernier contrôle avant les jours les plus chargés. Focus sur les aspects opérationnels.
- Vérification finale de l'inventaire : Assez pour le week-end ?
- Planification du personnel : Qui travaille quand ?
- Finaliser les spécialités : Qu'est-ce qui doit partir ?
- Vérifier les réservations : Des demandes spéciales ?
- Plan d'urgence : Que faire si quelque chose manque ?
⚠️ Attention :
Garde le vendredi léger. Le week-end est assez chargé. Focus sur les derniers contrôles, pas sur de nouveaux projets.
Flexibilité dans le système
Le système doit fonctionner pour toi, pas l'inverse. Adapte les jours si c'est mieux pour toi.
- Fournisseurs le mardi : À moins qu'ils ne soient pas ouverts le lundi
- Administration le lundi : Ou le mardi si tu es fermé le lundi
- Recettes le mercredi : Ou quand tu peux réfléchir tranquillement
L'important est que tu regroups les tâches similaires, pas le jour exact.
Support numérique
Une application comme KitchenNmbrs aide à regrouper les tâches en ayant tout au même endroit. Les coûts de revient, HACCP, recettes et inventaire dans un seul système signifie moins de basculage entre différents outils.
Comment établir une planification hebdomadaire ? (étape par étape)
Liste toutes les tâches que tu fais actuellement
Écris pendant une semaine quelles tâches administratives tu fais. Du calcul des coûts de revient au remplissage du HACCP. Tu seras surpris du nombre de petites tâches que tu fais entre-temps.
Regroupe les tâches similaires
Mets toutes les tâches de chiffres ensemble (food cost, chiffre d'affaires, factures). Toutes les tâches d'achats ensemble (inventaire, commandes, fournisseurs). Toutes les tâches opérationnelles ensemble (HACCP, nettoyage, personnel).
Choisis des jours fixes par catégorie
Assigne chaque catégorie à un jour. Lundi pour les chiffres, mardi pour les achats, mercredi pour les recettes. Communique cela à ton équipe pour qu'elle sache quand tu ne veux pas être dérangé.
Bloque du temps dans ton agenda
Réserve par exemple chaque lundi 9h00-10h30 pour l'administration. Traite cela comme un rendez-vous que tu n'annules pas. Éteins ton téléphone et concentre-toi uniquement sur ces tâches.
Évalue après 4 semaines
Vérifie si le système fonctionne. Tu économises vraiment du temps ? Dois-tu échanger des jours ? Y a-t-il des tâches qui doivent être faites quotidiennement ? Adapte où nécessaire et essaie encore 4 semaines.
✨ Pro tip
Commence seulement avec le lundi comme jour d'administration. Essaie pendant 2 semaines de faire toutes les tâches de chiffres le lundi. Si tu vois que cela fonctionne, ajoute alors seulement d'autres jours. Changer trop de choses à la fois ne fonctionne généralement pas.
Calculer vous-même ?
Dans l'application KitchenNmbrs, c'est en quelques clics. 7 jours gratuits, sans carte de crédit.
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Questions fréquentes
Que faire s'il y a une urgence pendant mon temps d'administration ?
Les vraies urgences sont rares. Un fournisseur qui appelle peut attendre jusqu'à mardi. Un coût de revient qui doit être calculé 'rapidement' peut attendre jusqu'à mercredi. Apprends à faire la différence entre urgent et important.
Dois-je faire exactement la même chose chaque jour ?
Non, il s'agit de regrouper les tâches similaires. Si tu es fermé le lundi, fais l'administration le mardi. L'important est que tu ne fasses pas un peu de tout chaque jour.
Combien de temps cela économise-t-il par semaine ?
Beaucoup d'entrepreneurs économisent 3-5 heures par semaine en changeant moins souvent de tâche. Tu peux consacrer ce temps à des choses plus importantes comme tes clients, ton personnel ou de nouvelles idées pour ton établissement.
Que faire si mon fournisseur ne peut livrer que le lundi ?
Adapte le système à ta situation. L'objectif est de regrouper les tâches, pas de suivre exactement ces jours. Si les fournisseurs livrent le lundi, fais de lundi ton jour d'achats et déplace l'administration au mardi.
Comment éviter de faire des tâches entre-temps ?
Garde un petit carnet avec toi. Si tu penses 'je dois vérifier ce coût de revient', écris-le pour mercredi. Ainsi tu ne l'oublies pas, mais tu ne casses pas ta concentration.
Cela fonctionne-t-il aussi avec une petite équipe ?
C'est d'autant plus important. Avec peu de personnel, tu as encore moins de temps à perdre en changeant de tâche. Communique ta planification pour que ton équipe sache quand tu es disponible pour les tâches opérationnelles.
📚 Sources consultées
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Source officielle
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Source officielle
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Source officielle
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Source officielle
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Source officielle
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Source officielle
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Source officielle
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Source officielle
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Source officielle
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Source officielle
Ministère de l'Agriculture et de la Souveraineté alimentaire — https://agriculture.gouv.fr
Les normes HACCP affichées dans cette application sont fournies à titre informatif uniquement. KitchenNmbrs ne garantit pas que les valeurs affichées sont à jour ou complètes. Consultez toujours le Ministère de l'Agriculture ou votre autorité locale pour la réglementation en vigueur.
Rédigé par
Jeffrey Smit
Fondateur & CEO de KitchenNmbrs
Jeffrey Smit a créé KitchenNmbrs à partir de 8 ans d'expérience pratique en tant que responsable cuisine chez 1NUL8 Group à Rotterdam. Sa mission : donner à chaque restaurateur le contrôle de ses coûts alimentaires.
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