Des accords clairs sur les livraisons évitent les erreurs, les discussions et les problèmes de sécurité alimentaire. Beaucoup de cuisines fonctionnent sans système : tout le monde accepte ce qui arrive, personne ne contrôle les températures et en cas de problème, personne ne sait qui a fait quoi. Avec des accords clairs, ton équipe sait exactement ce qu'on attend d'elle.
Pourquoi les accords sur les livraisons sont cruciaux
Sans accords clairs, des problèmes surgissent. Un jour le chef signe, le lendemain le stagiaire. Personne ne contrôle les températures. Les emballages endommagés sont acceptés. Et si l'autorité sanitaire passe, personne ne peut prouver que tu as fait de ton mieux.
⚠️ Attention :
Une livraison mal acceptée peut entraîner une intoxication alimentaire chez tes clients. La responsabilité incombe à celui qui signe, mais en fin de compte, tu es responsable en tant que propriétaire.
Qui fait quoi : répartir les rôles
Commander : Une seule personne est responsable des commandes. Cela évite les doublons et garantit que quelqu'un sait ce qui arrive.
- Généralement le chef ou le sous-chef
- Jours fixes pour les commandes (par exemple lundi et jeudi)
- Tient compte du menu de la semaine et de l'affluence attendue
Contrôler : Celui qui reçoit la livraison contrôle tout avant de signer. Pas d'exceptions.
- Température des produits réfrigérés et congelés
- Date limite de consommation de tous les produits
- Emballages endommagés
- Quantités correctes selon le bon de livraison
Signer : Ne signe que si tout est correct. En cas de doute : ne signe pas et appelle le fournisseur.
💡 Exemple d'accord :
Le restaurant De Smulhoek a cette répartition :
- Le chef commande lundi et jeudi avant 11h00
- Le sous-chef contrôle toutes les livraisons entre 8h00-12h00
- En cas d'absence du sous-chef : un cuisinier expérimenté prend le relais (jamais les stagiaires)
- Tout est enregistré dans KitchenNmbrs
Que contrôles-tu à chaque livraison
Mesurer et noter les températures :
- Réfrigéré : entre 0°C et 7°C
- Congelé : en dessous de -18°C
- Mesure toujours la température à cœur du produit, pas l'emballage
Contrôler la date limite de consommation :
- Au minimum 2/3 de la date limite de consommation doit rester
- Pour le poisson frais : maximum 2-3 jours de conservation
- Pour la viande : vérifie que la couleur et l'odeur sont correctes
Inspecter les emballages :
- Pas de déchirures, bosses ou fuites
- Les boîtes de conserve ne doivent pas être bosselées ou rouillées
- Les produits surgelés ne doivent pas être décongelés
💡 Exemple de contrôle :
Livraison de 10 kg de filet de poulet à 9h30 :
- Température à cœur : 3°C ✓
- Date limite de consommation : 8 jours ✓
- Emballage : pas de déchirures ✓
- Quantité : 10 kg selon le bon de livraison ✓
- Enregistrement : heure, température et contrôle notés
Et si quelque chose ne va pas
En cas de problème : ne signe pas et contacte immédiatement le fournisseur. Note ce qui ne va pas et prends des photos si nécessaire.
Problèmes courants :
- Température trop élevée : refuse le produit
- Emballage endommagé : refuse le produit
- Quantité incorrecte : note sur le bon de livraison et signe pour la quantité correcte
- Date limite de consommation trop courte : refuse le produit ou négocie une réduction de prix
⚠️ Attention :
Une fois signé, tu es propriétaire du produit et des problèmes. Les fournisseurs sont moins disposés à reprendre les produits que tu as déjà acceptés.
Numérique vs papier : organiser l'enregistrement
Beaucoup de cuisines fonctionnent encore avec des listes papier. Inconvénients : perte, écritures illisibles et lors des contrôles, tu dois fouiller dans des piles de papier.
L'enregistrement numérique a des avantages :
- Tout conservé au même endroit
- Recherche rapide par date ou fournisseur
- Photos des problèmes directement avec l'enregistrement
- Sauvegarde automatique
💡 Exemple d'enregistrement :
Dans KitchenNmbrs, tu enregistres par livraison :
- Fournisseur et heure de livraison
- Températures des produits réfrigérés/congelés
- Éventuels écarts ou problèmes
- Qui a contrôlé et signé
- Photos des produits endommagés
Formation de ton équipe
Assure-toi que tous ceux qui peuvent recevoir des livraisons connaissent la procédure. Les nouveaux employés doivent d'abord observer avant de pouvoir recevoir des livraisons de manière autonome.
Sujets de formation :
- Mesurer les températures avec un thermomètre
- Reconnaître les emballages endommagés
- Lire et évaluer les dates limites de consommation
- Quand signer et quand ne pas signer
- Comment remplir les enregistrements
Un système comme KitchenNmbrs peut aider à centraliser ces enregistrements, afin que tu puisses tout retrouver rapidement lors des contrôles.
Comment organises-tu le contrôle des livraisons ? (étape par étape)
Répartis les rôles clairement
Détermine qui commande (généralement le chef), qui contrôle (cuisiniers expérimentés, jamais les stagiaires) et qui peut signer. Fais-le connaître à toute l'équipe et affiche-le dans la cuisine.
Crée une liste de contrôle
Liste ce que tu contrôles à chaque livraison : températures, dates limites de consommation, emballages et quantités. Assure-toi d'avoir un thermomètre et un formulaire d'enregistrement (numérique ou papier).
Forme ton équipe
Laisse les nouveaux employés d'abord observer les livraisons. Explique-leur quand ils peuvent et ne peuvent pas signer. Teste leurs connaissances avant de les laisser recevoir des livraisons de manière autonome.
Enregistre tout
Note par livraison : fournisseur, heure, températures, problèmes et qui a contrôlé. Conserve les enregistrements pendant au moins 2 ans en cas de contrôles.
Évalue et améliore
Discute mensuellement du déroulement du contrôle des livraisons. Quels problèmes reviennent souvent ? La procédure peut-elle être améliorée ? Tout le monde respecte-t-il les accords ?
✨ Pro tip
Prends des photos des produits endommagés avant de les refuser. Cela aide en cas de discussion avec les fournisseurs et montre que tu contrôles avec soin.
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Questions fréquentes
Les stagiaires peuvent-ils recevoir des livraisons ?
De préférence non. Les stagiaires n'ont souvent pas assez d'expérience pour reconnaître les problèmes. Laisse-les d'abord observer quelques mois et apprendre avant de les laisser contrôler les livraisons de manière autonome.
Et si le fournisseur est pressé et que je n'ai pas le temps de tout contrôler ?
Prends toujours le temps de contrôler. Une livraison mal acceptée peut entraîner une intoxication alimentaire chez tes clients. Conviens de créneaux fixes pour les livraisons avec tes fournisseurs.
Dois-je mesurer les températures si les produits arrivent dans un camion réfrigéré ?
Oui, toujours. La température du camion ne dit rien sur la température du produit lui-même. Mesure la température à cœur du produit et note-la.
Combien de temps dois-je conserver les enregistrements de livraison ?
Au minimum 2 ans. En cas de problème de sécurité alimentaire ou de contrôle de l'autorité sanitaire, tu dois pouvoir prouver que tu as bien contrôlé les livraisons. La conservation numérique est plus facile que les piles de papier.
Et si un produit est juste à la limite en termes de température ou de date limite de consommation ?
En cas de doute : refuse. Il est préférable de refuser une livraison plutôt que de risquer une intoxication alimentaire. Les bons fournisseurs comprennent cela et livrent un remplacement.
Pouvons-nous faire livrer les produits si personne n'est disponible pour contrôler ?
Non, jamais sans surveillance. Il doit toujours y avoir quelqu'un pour contrôler et signer. Planifie les livraisons à des moments où du personnel expérimenté est présent.
📚 Sources consultées
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Source officielle
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Source officielle
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Source officielle
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Source officielle
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Source officielle
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Source officielle
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Source officielle
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Source officielle
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Source officielle
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Source officielle
Ministère de l'Agriculture et de la Souveraineté alimentaire — https://agriculture.gouv.fr
Les normes HACCP affichées dans cette application sont fournies à titre informatif uniquement. KitchenNmbrs ne garantit pas que les valeurs affichées sont à jour ou complètes. Consultez toujours le Ministère de l'Agriculture ou votre autorité locale pour la réglementation en vigueur.
Rédigé par
Jeffrey Smit
Fondateur & CEO de KitchenNmbrs
Jeffrey Smit a créé KitchenNmbrs à partir de 8 ans d'expérience pratique en tant que responsable cuisine chez 1NUL8 Group à Rotterdam. Sa mission : donner à chaque restaurateur le contrôle de ses coûts alimentaires.
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