Los encargos pequeños de catering parecen dinero fácil — hasta que revisas los números. La mayoría de los operadores descubren que apenas cubren gastos después de contabilizar todos los costes ocultos. Un análisis de punto de equilibrio sencillo te evita aceptar trabajo que no es rentable.
¿Por qué el catering es diferente al restaurante?
El catering arrastra costes ocultos que no saltan a la vista de inmediato:
- Transporte y combustible
- Envases extra (recipientes térmicos, cubiertos desechables, servilletas)
- Tiempo de montaje y desmontaje en el lugar
- Riesgo de cancelaciones de última hora (ya has comprado y elaborado)
Estos gastos tienen que estar incluidos en tu precio de venta, o acabarás ganando mucho menos de lo que esperabas.
⚠️ Ojo:
Muchos operadores calculan solo el coste de alimentos y se olvidan del transporte y la mano de obra extra. El encargo parece rentable, pero al final ganas menos de 10 € por hora.
Calcula tu punto de equilibrio mínimo
Cada solicitud de catering requiere una evaluación: ¿cuál es la facturación mínima para que valga la pena?
💡 Ejemplo de cálculo:
Almuerzo para 15 personas, 30 minutos de trayecto:
- Coste de alimentos: 8 € por persona = 120 €
- Transporte: 1 hora × 25 € = 25 €
- Tiempo extra (carga y montaje): 2 horas × 25 € = 50 €
- Envases: 15 €
Coste total: 210 €
Con un margen bruto del 30 %: precio de venta mínimo 300 € (20 € por persona)
Costes que no puedes ignorar
Costes de transporte: No cuentes solo el combustible — suma el desgaste del vehículo y tu tiempo al volante. Tarifas habituales: 0,50-0,70 € por kilómetro más 20-30 € por hora de conducción.
Costes de envase: Recipientes térmicos, bandejas de aluminio, cubiertos desechables y servilletas se acumulan rápido. Cuenta 1-2 € por persona para estos materiales.
Montaje y servicio: Cargar, transportar, montar, explicar al cliente y recoger lleva más tiempo que la elaboración. Según KitchenNmbrs, tras analizar decenas de establecimientos de hostelería, recomiendo reservar como mínimo 1-2 horas extra en tu planificación.
💡 Ejemplo de cálculo de transporte:
Distancia: 25 km de ida (50 km ida y vuelta)
- Combustible + desgaste: 50 km × 0,60 € = 30 €
- Tiempo de conducción: 1 hora × 25 € = 25 €
Coste total de transporte: 55 €
La regla del 30 % en catering
El catering tiene una estructura de costes diferente a la del servicio en sala:
- Coste de alimentos: 25-35 % (similar al restaurante)
- Costes extra: 15-25 % (transporte, envases, mano de obra adicional)
- Beneficio: mínimo 20-30 %
El precio de venta debe ser como mínimo 2,5 veces el coste de alimentos para generar beneficio.
💡 Verificación rápida:
Evaluación de rentabilidad en segundos:
- Coste de alimentos por persona × 2,5 = precio de venta mínimo por persona
- Más costes fijos (transporte, envases) divididos entre el número de comensales
Si el precio solicitado cae por debajo de ese umbral, rechazas el encargo.
Decidir qué encargos rechazar
No toda oportunidad de catering merece tu tiempo. Rechaza solicitudes cuando:
- Ganas menos de 15-20 € netos por hora en el encargo
- El trayecto supera 45 minutos para grupos pequeños (menos de 20 personas)
- El presupuesto del cliente está por debajo de tu punto de equilibrio
- Tendrías que cerrar tu operación habitual para atender el catering
⚠️ Ojo:
Cerrar el restaurante para hacer catering implica perder facturación habitual. Ese almuerzo para 15 personas puede costarte 40 cubiertos de comensales habituales.
Ayuda digital para calcular costes
Los cálculos manuales de catering consumen tiempo y generan errores. Herramientas como KitchenNmbrs te ayudan a:
- Escalar recetas para mayor número de comensales
- Calcular automáticamente el coste de alimentos por persona
- Añadir gastos fijos (transporte, envases) a los presupuestos
- Verificar si los encargos alcanzan los umbrales mínimos de rentabilidad
Este sistema genera presupuestos precisos en menos de 5 minutos sin que nunca vendas por debajo del precio de coste.
¿Calcularlo tú mismo?
En la app de KitchenNmbrs lo haces en unos pocos clics. 7 días gratis, sin tarjeta de crédito.
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Preguntas frecuentes
¿Cuánto debo ganar como mínimo por hora en catering?
¿Debo incluir el IVA en mis precios de catering?
¿A partir de qué distancia el catering deja de ser rentable?
¿Cómo calculo los costes de envase?
¿Qué hago si el cliente considera que mi precio es caro?
¿Debo hacer descuentos a clientes habituales de catering?
Fuentes consultadas
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Fuente oficial
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Fuente oficial
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Fuente oficial
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Fuente oficial
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Fuente oficial
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Fuente oficial
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Fuente oficial
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Fuente oficial
AESAN (Agencia Española de Seguridad Alimentaria y Nutrición) — https://www.aesan.gob.es
Las normas HACCP mostradas en esta aplicación son meramente informativas. KitchenNmbrs no garantiza que los valores mostrados estén actualizados o sean completos. Consulte siempre la AESAN o su autoridad local para la normativa vigente.
Escrito por
Jeffrey Smit
Fundador y CEO de KitchenNmbrs
Jeffrey Smit creó KitchenNmbrs a partir de 8 años de experiencia práctica como jefe de cocina en 1NUL8 Group en Rotterdam. Su misión: dar a cada dueño de restaurante control sobre el coste alimentario.
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