Muchos caterers piensan que una tarifa fija de 50 € por persona automáticamente significa beneficio. Nada más lejos de la realidad. Un contrato todo incluido puede convertirse en tu mayor agujero si no calculas los costes reales de cada evento.
Qué incluye un 'todo incluido'
En el catering todo incluido, el cliente paga un precio por persona que cubre absolutamente todo. Pero ese 'todo' se compone de varias partidas que tienes que calcular por separado:
- Coste de alimentos: ingredientes de todos los platos
- Coste de bebidas: si las bebidas están incluidas
- Personal: cocineros, camareros, friegaplatos in situ
- Transporte: traslado de comida y material
- Material: vajilla, cristalería, cubertería (si no la hay en el sitio)
- Overhead: preparación, administración, riesgo
💡 Ejemplo: boda todo incluido
80 personas, 65 € por persona = 5.200 € total
- Alimentos (3 platos): 28 € por persona = 2.240 €
- Bebidas (5 horas): 12 € por persona = 960 €
- Personal (8 horas, 4 personas): 1.200 €
- Transporte y material: 300 €
- Overhead y beneficio: 500 €
Costes totales: 5.200 € - 500 € = 4.700 €
Margen: 500 € / 5.200 € = 9,6%
Los costes ocultos que siempre se olvidan
El catering todo incluido tiene gastos que no existen en el servicio normal de restaurante. Y pueden acumularse bastante:
- Tiempo extra de preparación: todo tiene que estar listo de antemano
- Riesgo de transporte: ¿qué pasa si la furgoneta se avería?
- Incertidumbre de la ubicación: sin cocina, instalaciones limitadas
- Estrés de timing: todo tiene que salir al mismo tiempo
- Riesgo de no-shows: preparas para 100 y vienen 85
Este patrón lo vemos una y otra vez en las finanzas de hostelería: los costes visibles nunca son los únicos costes.
⚠️ Ojo con esto:
Cuenta siempre un 5-10% extra por imprevistos. En catering las cosas se tuercen más a menudo que en tu propio restaurante.
La fórmula del margen de catering
La fórmula de margen para catering todo incluido funciona distinto que para platos individuales:
Margen % = ((Total contrato - Costes totales) / Total contrato) × 100
Los costes totales incluyen:
- Coste de alimentos
- Coste de bebidas (si están incluidas)
- Costes de personal en el evento
- Transporte y material
- Porcentaje de overhead (normalmente 8-12%)
💡 Ejemplo de cálculo:
Contrato: 50 personas × 45 € = 2.250 €
- Alimentos: 18 € por persona = 900 €
- Personal: 2 personas × 6 horas × 20 € = 240 €
- Transporte: 80 €
- Overhead (10%): 225 €
Costes totales: 1.445 €
Margen: (2.250 € - 1.445 €) / 2.250 € × 100 = 35,8%
Márgenes mínimos para un catering saludable
El catering tiene más riesgos que el servicio en restaurante. Por eso necesitas márgenes más altos:
- Mínimo 25%: para cubrir imprevistos
- Saludable: 30-40%: para crecer y tener colchón
- Por debajo del 20%: demasiado arriesgado, salvo con grandes volúmenes
¿Tu margen está por debajo del 25%? Tienes tres opciones: subir el precio, bajar costes o rechazar el encargo.
Control digital de costes de catering
Con tantas partidas diferentes por evento, el control manual es complicado. Un sistema como KitchenNmbrs te ayuda a:
- Registrar menús estándar de catering con sus costes
- Calcular los costes de personal por evento
- Ver el margen total por encargo
- Comparar eventos rentables frente a eventos con pérdidas
Así sabes después de cada evento exactamente cuánto has ganado. Y puedes ajustar tus precios para la siguiente vez.
Cómo calcular el margen de un contrato de catering todo incluido (paso a paso)
Calcula todos los costes de alimentos por persona
Suma todos los ingredientes del menú completo (entrante, principal, postre, pan, mantequilla, etc.). Calcula cuánto cuesta por persona, incluyendo un 5% extra por merma.
Suma todos los costes adicionales
Calcula: costes de personal en el evento, transporte, posible material (vajilla/cristalería) y porcentaje de overhead (normalmente 8-12% del contrato total).
Aplica la fórmula del margen
Margen % = ((Importe del contrato - Costes totales) / Importe del contrato) × 100. Si te sale por debajo del 25%, el riesgo es demasiado alto para catering.
✨ Pro tip
En contratos todo incluido calcula siempre un 'escenario pesimista': añade un 15% más de coste de alimentos y 2 horas extra de personal a tu cálculo. ¿Tu margen sigue por encima del 25%? Entonces puedes aceptar el encargo con tranquilidad.
¿Calcularlo tú mismo?
En la app de KitchenNmbrs lo haces en unos pocos clics. 7 días gratis, sin tarjeta de crédito.
¿Te resultó útil este artículo?
Preguntas frecuentes
¿Qué margen es normal en catering todo incluido?
¿Cómo calculo los costes de personal para un catering?
¿Qué pasa si vienen menos invitados de lo esperado?
¿Debo incluir los costes de transporte en el precio por persona?
¿Cómo gestiono los cambios de última hora del cliente?
¿Merece la pena hacer catering con márgenes ajustados para ganar clientes?
Fuentes consultadas
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Fuente oficial
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Fuente oficial
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Fuente oficial
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Fuente oficial
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Fuente oficial
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Fuente oficial
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Fuente oficial
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Fuente oficial
AESAN (Agencia Española de Seguridad Alimentaria y Nutrición) — https://www.aesan.gob.es
Las normas HACCP mostradas en esta aplicación son meramente informativas. KitchenNmbrs no garantiza que los valores mostrados estén actualizados o sean completos. Consulte siempre la AESAN o su autoridad local para la normativa vigente.
Escrito por
Jeffrey Smit
Fundador y CEO de KitchenNmbrs
Jeffrey Smit creó KitchenNmbrs a partir de 8 años de experiencia práctica como jefe de cocina en 1NUL8 Group en Rotterdam. Su misión: dar a cada dueño de restaurante control sobre el coste alimentario.
Preguntas relacionadas
Explorar más temas
¿Vendes alimentos? Entonces necesitas KitchenNmbrs
Ya sea restaurante, food truck, catering o meal kits — necesitas saber cuánto cuesta cada plato. KitchenNmbrs te da esa información. Comienza tu prueba gratuita.
Iniciar prueba gratuita →