Tienes delante un encargo de catering estupendo: un baby shower íntimo para 25 invitados. Pero, ¿cómo te aseguras de que ese trabajo tan bonito también sea rentable? El catering funciona de forma distinta a tu restaurante habitual — cobras por persona y tienes que lidiar con transporte, montaje y costes extra que aparecen de la nada.
La base: el coste por persona
En catering, todo gira alrededor del precio por persona. Eso te da claridad a ti y a tu cliente. Un baby shower o fiesta de nacimiento suele tener un presupuesto fijo por invitado.
💡 Ejemplo:
Baby shower para 25 personas, 35 € por persona:
- Facturación total: 25 × 35 € = 875 €
- Sin IVA (10%): 875 € / 1,10 = 795,45 €
- Esta es tu base para calcular el margen
Identifica todas las partidas de coste
El catering arrastra más partidas de coste que tu propio restaurante. Una sola partida olvidada y tu margen se va al traste.
- Materias primas: comida y bebida (si la sirves)
- Envases y presentación: bandejas, vajilla, servilletas, decoración
- Transporte: combustible y desgaste del vehículo
- Montaje y desmontaje: horas extra de personal
- Personal en el evento: servicio durante la celebración
- Imprevistos: un colchón del 5-10% para ausencias o peticiones de última hora
⚠️ Ojo:
Muchos cáterers se olvidan del tiempo de montaje y desmontaje. Eso puede suponer 2-4 horas extra de mano de obra que hay que repercutir en el precio, sí o sí.
Cálculo del margen, paso a paso
La fórmula del margen en catering funciona igual que en restauración, pero calculada por persona.
Margen % = ((Precio de venta por persona sin IVA - Costes totales por persona) / Precio de venta por persona sin IVA) × 100
💡 Ejemplo de cálculo:
Fiesta de nacimiento, 30 personas, 40 € por persona:
- Precio de venta sin IVA: 36,36 € por persona
- Materias primas: 12,50 € por persona
- Envases: 2,00 € por persona
- Transporte: 1,50 € por persona (45 € / 30 personas)
- Mano de obra extra: 8,00 € por persona
- Colchón de imprevistos: 1,20 € por persona
Costes totales: 25,20 € por persona
Margen: (36,36 € - 25,20 €) / 36,36 € × 100 = 30,7%
Márgenes habituales en catering de celebraciones
Según KitchenNmbrs, el catering maneja márgenes distintos a los de la restauración tradicional. Tus costes fijos son menores —sin alquiler de local—, pero los variables se disparan.
- Catering básico de fiesta: 25-35% de margen
- Catering de lujo con servicio: 35-45% de margen
- Bufet sin servicio: 20-30% de margen
- Eventos de alto nivel: 40-55% de margen
Son referencias. Tu situación concreta puede ser diferente.
Incorpora los factores de riesgo
El catering de celebraciones tiene riesgos específicos que pueden comerte el margen. Bueno, para eso existe el colchón.
⚠️ Fíjate en esto:
En los baby showers aparecen más invitados de los confirmados con una frecuencia pasmosa. Incluye siempre un 10% extra de materias primas en tu precio, sin excepciones.
- Más invitados de los previstos: colchón del +10% en materias primas
- Cambio de tiempo: un plan B siempre tiene coste
- Problemas en la ubicación: montaje más largo de lo esperado
- Peticiones especiales: cambios de última hora
- Daños o pérdida de vajilla: 2-5% del coste de materiales
💡 Consejo práctico:
Trabaja con distintos niveles de precio:
- Pack básico: 30-35 € por persona (bufet sencillo)
- Pack confort: 40-50 € por persona (más variedad + servicio)
- Pack premium: 55 € o más por persona (materias primas de calidad + servicio completo)
Herramientas digitales para catering
Calcular costes a mano para catering consume tiempo, especialmente si tienes varios eventos al mes. En mi experiencia, una calculadora de coste de alimentos como KitchenNmbrs te permite calcular por persona y comparar packs en minutos.
Crea fichas técnicas para «cada 10 personas» y escálalas al número real de invitados. Así ves tu margen por evento de un vistazo y preparas presupuestos mucho más rápido.
¿Calcularlo tú mismo?
En la app de KitchenNmbrs lo haces en unos pocos clics. 7 días gratis, sin tarjeta de crédito.
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Preguntas frecuentes
¿Qué margen es normal para catering de baby shower?
¿Tengo que incluir el IVA en el cálculo del margen?
¿Cómo repercuto el transporte y el tiempo de montaje?
¿Qué hago si vienen más invitados de los acordados?
¿Cómo evito perder dinero en baby showers pequeños de menos de 15 personas?
¿Debo cobrar más por eventos de fin de semana?
Fuentes consultadas
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Fuente oficial
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Fuente oficial
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Fuente oficial
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Fuente oficial
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Fuente oficial
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Fuente oficial
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Fuente oficial
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Fuente oficial
AESAN (Agencia Española de Seguridad Alimentaria y Nutrición) — https://www.aesan.gob.es
Las normas HACCP mostradas en esta aplicación son meramente informativas. KitchenNmbrs no garantiza que los valores mostrados estén actualizados o sean completos. Consulte siempre la AESAN o su autoridad local para la normativa vigente.
Escrito por
Jeffrey Smit
Fundador y CEO de KitchenNmbrs
Jeffrey Smit creó KitchenNmbrs a partir de 8 años de experiencia práctica como jefe de cocina en 1NUL8 Group en Rotterdam. Su misión: dar a cada dueño de restaurante control sobre el coste alimentario.
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