Mesas llenas y caja vacía — eso es lo que pasa cuando lanzas una promoción sin calcularla primero. Pones en marcha un happy hour o un menú de 3 platos a 25€, el local se llena, hay energía, hay ruido... y al cerrar el mes, el margen ha desaparecido.
Por qué calcular antes de lanzar es tan crítico
Toda promoción se siente bien al principio. Bullicio, reservas, sillas ocupadas. Pero ese euro de descuento lo tienes que recuperar en algún sitio. Y ahí es donde la mayoría falla.
⚠️ Ojo:
Un restaurante lanzó un 'All you can eat' a 19,95€. Su coste de alimentos medio era de 12€ por persona. Cerró en seis meses.
La rutina de los 5 minutos
Antes de cada promoción, pasa por estos 5 pasos. Cinco minutos ahora te ahorran meses de pérdidas.
💡 Ejemplo: menú de 3 platos a 35€
Estás valorando un menú de 3 platos a 35€ (IVA incluido al 10%):
- Entrante: coste de alimentos 3,20€
- Plato principal: coste de alimentos 8,50€
- Postre: coste de alimentos 2,80€
Coste de alimentos total: 14,50€
Precio de venta sin IVA: 35€ / 1,10 = 31,82€
Porcentaje de coste de alimentos: (14,50 / 31,82) × 100 = 45,6%
Paso 1: Calcula el coste de alimentos real
Suma todos los ingredientes. Y no te olvides de:
- Pan y mantequilla del entrante
- Guarniciones y salsas
- Café o infusión después del postre
- Aperitivos o pequeños extras de bienvenida
Muchas promociones fracasan porque solo se cuentan los ingredientes principales. Mira bien la ficha técnica completa de cada plato.
Paso 2: Comprueba tu margen por comensal
Calcula lo que te queda después de los ingredientes:
Margen por comensal = Precio de venta sin IVA − Coste de alimentos
💡 Ejemplo de cálculo:
Menú de 3 platos a 35€ IVA incluido:
- Precio de venta sin IVA: 31,82€
- Coste de alimentos: 14,50€
- Margen: 31,82€ − 14,50€ = 17,32€
De esos 17,32€ todavía tienes que cubrir personal, alquiler, energía y el resto de costes fijos.
Paso 3: Compara con tu margen habitual
¿Cuánto ganas normalmente por comensal? Toma tu ticket medio y réstale el coste de alimentos medio.
Si la promoción da menos margen que lo habitual, necesitas más comensales para llegar al mismo resultado.
⚠️ Ojo:
Margen normal 22€ por comensal, la promo te da 17,32€. Necesitas un 27% más de comensales para ganar lo mismo. ¿Tienes esa capacidad real?
Paso 4: Calcula el punto de equilibrio
¿Cuántos comensales extra compensan el margen reducido?
Comensales extra necesarios = (Margen normal − Margen promo) / Margen promo × 100%
💡 Ejemplo práctico:
Situación:
- Margen normal por comensal: 22€
- Margen con promo por comensal: 17,32€
- Diferencia: 4,68€ por comensal
Comensales extra necesarios: (4,68 / 17,32) × 100% = 27%
¿Normalmente 100 comensales por noche? Necesitas 127 para ganar lo mismo.
Paso 5: Comprueba tu capacidad operativa
La pregunta que decide todo: ¿puedes con esos comensales extra?
- ¿Tienes mesas y sillas suficientes?
- ¿Tu cocina aguanta ese volumen?
- ¿Tienes personal suficiente?
- ¿Se mantiene la calidad del servicio?
Si la respuesta es no, ganarás menos con la promo, aunque el local esté lleno.
Cuándo sí funciona una promoción
Una promo puede ser rentable cuando:
- Repartes los costes fijos entre más comensales
- Llenas días flojos sin canibalizar el fin de semana
- Los clientes piden bebidas con mayor margen bruto
- Generas clientes nuevos que vuelven a precio normal
💡 Promo inteligente:
Un bistró lanzó 'Lunes de pasta' a 12,50€. Coste de alimentos 4,20€, margen 8,30€. Los lunes tenían 20 comensales; con la promo pasaron a 45. La facturación bajó de 440€ a 373,50€, pero el coste fijo por comensal se redujo considerablemente.
Herramientas que ayudan
Calcular a mano lleva tiempo y genera errores. Según KitchenNmbrs, los cálculos automáticos son significativamente más precisos que los manuales en operaciones de restauración reales. Con una calculadora de coste de alimentos ves en menos de 30 segundos si una promo puede ser rentable, antes de lanzarla.
¿Calcularlo tú mismo?
En la app de KitchenNmbrs lo haces en unos pocos clics. 7 días gratis, sin tarjeta de crédito.
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Preguntas frecuentes
¿Tengo que calcular cada pequeña promoción?
¿Qué hago si mi coste de alimentos supera el 40%?
¿Cómo sé si los clientes van a pedir bebidas?
¿Puedo ignorar el IVA al calcular?
¿Qué pasa si no tengo tiempo de calcularlo todo?
¿Qué días funcionan mejor las promociones?
Fuentes consultadas
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Fuente oficial
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Fuente oficial
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Fuente oficial
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Fuente oficial
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Fuente oficial
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Fuente oficial
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Fuente oficial
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Fuente oficial
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Fuente oficial
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Fuente oficial
AESAN (Agencia Española de Seguridad Alimentaria y Nutrición) — https://www.aesan.gob.es
Las normas HACCP mostradas en esta aplicación son meramente informativas. KitchenNmbrs no garantiza que los valores mostrados estén actualizados o sean completos. Consulte siempre la AESAN o su autoridad local para la normativa vigente.
Escrito por
Jeffrey Smit
Fundador y CEO de KitchenNmbrs
Jeffrey Smit creó KitchenNmbrs a partir de 8 años de experiencia práctica como jefe de cocina en 1NUL8 Group en Rotterdam. Su misión: dar a cada dueño de restaurante control sobre el coste alimentario.
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