Imagina que tu gestor deja de pedir explicaciones por cada cifra de tu informe de coste de alimentos porque entiende tu dashboard de verdad. La mayoría de hosteleros crean sistemas de seguimiento que solo ellos entienden, dejando a su gestor con interrogantes. La solución: construir tu dashboard alrededor de la estructura financiera que tu gestor ya conoce.
Empieza con la estructura básica que todo gestor reconoce
Tu gestor piensa en categorías que encajan con la cuenta de pérdidas y ganancias. Construye tu dashboard en torno a conceptos conocidos como facturación, coste de ventas y margen bruto.
💡 Ejemplo de estructura del dashboard:
- Facturación total (sin IVA): 45.000 €
- Coste de alimentos total: 13.500 €
- Porcentaje de coste de alimentos: 30%
- Margen bruto alimentación: 31.500 € (70%)
- Número de cubiertos: 1.800
- Gasto medio: 25,00 €
Separa comida y bebida
Divide tu dashboard en comida y bebida porque tienen márgenes distintos y tu gestor también hace esta distinción en la contabilidad. El alcohol tiene un porcentaje de coste más bajo pero tributa con un IVA mayor.
💡 Ejemplo comida vs. bebida:
- Facturación comida: 32.000 € (coste de alimentos 30%)
- Facturación bebida: 13.000 € (pour cost 22%)
- Total: 45.000 €
Tu gestor ve inmediatamente que la bebida es más rentable.
Añade comparativas con periodos anteriores
No muestres solo las cifras actuales, sino también la comparación con el mes anterior y el mismo periodo del año pasado. Esto ayuda a tu gestor a identificar tendencias y entender patrones estacionales.
- Este mes vs. mes anterior
- Este mes vs. mismo mes del año pasado
- Acumulado del año vs. año anterior
Haz seguimiento separado de tus 5 platos estrella
Tu gestor quiere saber dónde ganas dinero. Crea una sección aparte con tus 5 platos de mayor facturación y su coste de alimentos individual. En mi primer restaurante, el dueño me enseñó que cuando el gestor pregunta "¿por qué ha bajado el margen?" y tú le enseñas el desglose plato a plato, la conversación pasa de problema a plan de acción en dos minutos.
💡 Top 5 platos:
- Entrecot: 180 vendidos, coste de alimentos 32%
- Salmón: 150 vendidos, coste de alimentos 28%
- Pasta: 120 vendidos, coste de alimentos 25%
- Hamburguesa: 110 vendidos, coste de alimentos 30%
- Pollo: 95 vendidos, coste de alimentos 26%
⚠️ Importante:
Trabaja siempre con precios sin IVA para tus cálculos de coste de alimentos. Tu gestor también calcula márgenes siempre sin IVA.
Añade contexto a las desviaciones
Si tu coste de alimentos salta del 28% al 35% de golpe, anota por qué. Puede ser por subidas de precios de proveedores, recetas distintas o más merma. Tu gestor valora muchísimo ese contexto.
- El proveedor subió la carne de vacuno un 15%
- El cocinero sirvió raciones un 20% más grandes en la semana fuerte
- Más merma por mala previsión del fin de semana
Usa periodos de informe consistentes
Informa siempre sobre los mismos periodos: semana, mes y trimestre. Tu gestor también hace informes trimestrales y cuentas anuales, así que esta división encaja con su forma de trabajar.
💡 Ritmo estándar de informes:
- Semanal: control de coste de alimentos de los 5 platos top
- Mensual: dashboard completo con todas las cifras
- Trimestral: análisis de tendencias y comparativa interanual
Cómo construir un dashboard de coste de alimentos para tu gestor
Reúne tus datos base por periodo
Saca de tu TPV la facturación total sin IVA, número de cubiertos y ticket medio. Separa comida y bebida si tienes márgenes distintos.
Calcula tu porcentaje de coste de alimentos por categoría
Divide tu coste total de compras de comida entre tu facturación de comida sin IVA y multiplica por 100. Haz lo mismo para bebida (pour cost). Redondea a 1 decimal.
Añade cifras comparativas y contexto
Junto a cada cifra actual pon la diferencia con el mes pasado y el mismo periodo del año anterior. Añade una explicación breve en desviaciones grandes (más de 3 puntos porcentuales).
Crea el cuadro de los 5 platos estrella
Lista tus 5 platos más vendidos con unidades vendidas y porcentaje individual de coste de alimentos. Así muestras qué platos generan beneficio y cuáles cuestan dinero.
Establece un ritmo fijo de informes
Programa revisiones semanales rápidas y actualizaciones mensuales completas. Comparte el dashboard con tu gestor antes de la reunión mensual.
✨ Pro tip
Actualiza tu dashboard exactamente 3 días antes de cada reunión mensual con tu gestor. Eso te da 72 horas para detectar errores llamativos y preparar la explicación de cualquier desviación rara.
¿Calcularlo tú mismo?
En la app de KitchenNmbrs lo haces en unos pocos clics. 7 días gratis, sin tarjeta de crédito.
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Preguntas frecuentes
¿Qué cifras quiere ver siempre mi gestor?
¿Debo separar comida y bebida?
¿Con qué frecuencia debo actualizar el dashboard?
¿Qué hago si mi coste de alimentos sube de golpe?
Fuentes consultadas
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Fuente oficial
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Fuente oficial
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Fuente oficial
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Fuente oficial
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Fuente oficial
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Fuente oficial
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Fuente oficial
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Fuente oficial
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Fuente oficial
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Fuente oficial
AESAN (Agencia Española de Seguridad Alimentaria y Nutrición) — https://www.aesan.gob.es
Las normas HACCP mostradas en esta aplicación son meramente informativas. KitchenNmbrs no garantiza que los valores mostrados estén actualizados o sean completos. Consulte siempre la AESAN o su autoridad local para la normativa vigente.
Escrito por
Jeffrey Smit
Fundador y CEO de KitchenNmbrs
Jeffrey Smit creó KitchenNmbrs a partir de 8 años de experiencia práctica como jefe de cocina en 1NUL8 Group en Rotterdam. Su misión: dar a cada dueño de restaurante control sobre el coste alimentario.
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