Demasiados caterers se estrellan con impagos porque no establecen condiciones claras. Adelantas cientos de euros en compras y personal mientras el cliente paga después. Así es como te proteges con acuerdos de pago inteligentes.
Por qué las condiciones de pago son fundamentales
En catering preparas a menudo para más de 50 personas. Los costes de compra se disparan rápidamente a cientos de euros. Sin buenos acuerdos de pago, te arriesgas a problemas de cashflow o incluso impagos.
💡 Ejemplo:
Catering para 80 personas, cóctel de empresa:
- Valor total del pedido: 2.400 €
- Costes de compra: 720 € (30 % de coste de alimentos)
- Personal en el evento: 480 €
Sin anticipo adelantas 1.200 €. Eso es riesgo.
La regla 50-30-20 para pagos
Los caterers profesionales suelen aplicar este reparto:
- 50 % de anticipo al confirmar (mínimo 1 semana antes)
- 30 % en la entrega o justo después del evento
- 20 % en 14 días tras el evento
Esto te da cashflow para las compras y te protege frente a cancelaciones. En mis 22 años en cocinas profesionales he comprobado que este reparto funciona mejor tanto para el caterer como para el cliente.
⚠️ Atención:
Pide siempre anticipo a clientes nuevos. Las empresas pueden quebrar y los clientes particulares pueden cambiar de planes sin previo aviso.
Condiciones diferentes según el tipo de evento
Eventos corporativos (menor riesgo):
- 30 % de anticipo al confirmar
- 70 % en 14 días tras la entrega
- Factura a nombre de empresa con CIF
Eventos privados (mayor riesgo):
- 50 % de anticipo al confirmar
- 50 % en efectivo al entregar
- Sin pago aplazado
Eventos grandes (100+ personas):
- 50 % de anticipo al confirmar
- 25 % una semana antes del evento
- 25 % en los 7 días siguientes a la entrega
Establece condiciones de cancelación
Los eventos se cancelan. Protégete con condiciones claras:
💡 Ejemplo de baremo de cancelación:
- Más de 7 días de antelación: 25 % del valor del pedido
- De 3 a 7 días: 50 % del valor del pedido
- Menos de 3 días: 100 % del valor del pedido
Ya has comprado ingredientes y reservado personal.
Métodos de pago y administración
Facilita el pago a tus clientes:
- Transferencia bancaria: Para anticipos y clientes empresariales
- Efectivo al entregar: Para eventos privados
- Datáfono móvil: Si tienes terminal portátil
- Pago online: Para pagos a distancia
⚠️ Atención:
Incluye siempre las condiciones de pago por escrito en tu presupuesto. Los acuerdos verbales son difíciles de demostrar.
Administración digital de pagos
Controla qué pagos quedan pendientes. Los caterers pierden el hilo fácilmente con varios eventos por semana.
Según KitchenNmbrs, un sistema te ayuda a registrar por evento:
- Valor total del pedido y coste
- Qué importe ya se ha pagado
- Qué importe queda pendiente
- Fechas límite de pago por evento
Esto evita que pierdas dinero por una mala administración.
¿Calcularlo tú mismo?
En la app de KitchenNmbrs lo haces en unos pocos clics. 7 días gratis, sin tarjeta de crédito.
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Preguntas frecuentes
¿Cuánto anticipo puedo pedir sin espantar a los clientes?
¿Qué pasa si un cliente se niega a pagar anticipo?
¿Puedo cobrar intereses por pago tardío?
¿Cómo evito discusiones sobre las condiciones de pago?
Fuentes consultadas
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Fuente oficial
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Fuente oficial
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Fuente oficial
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Fuente oficial
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Fuente oficial
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Fuente oficial
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Fuente oficial
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Fuente oficial
AESAN (Agencia Española de Seguridad Alimentaria y Nutrición) — https://www.aesan.gob.es
Las normas HACCP mostradas en esta aplicación son meramente informativas. KitchenNmbrs no garantiza que los valores mostrados estén actualizados o sean completos. Consulte siempre la AESAN o su autoridad local para la normativa vigente.
Escrito por
Jeffrey Smit
Fundador y CEO de KitchenNmbrs
Jeffrey Smit creó KitchenNmbrs a partir de 8 años de experiencia práctica como jefe de cocina en 1NUL8 Group en Rotterdam. Su misión: dar a cada dueño de restaurante control sobre el coste alimentario.
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