Eine monatliche Gewinn- und Verlustrechnung ist dein Steuerrad für den nächsten Monat. Viele Restaurantbesitzer erstellen die Analyse, nutzen die Erkenntnisse aber nicht, um konkrete Maßnahmen zu planen. Dieser Artikel zeigt dir, wie du von Zahlen zu Handlungen kommst.
Was ist eine Gewinn- und Verlustrechnung?
Eine Gewinn- und Verlustrechnung (P&L) zeigt dir deine Einnahmen, Kosten und Gewinn über einen Monat. Es ist nicht nur eine Berichterstattung über das, was passiert ist, sondern vor allem eine Vorhersage dessen, was passieren wird, wenn du nichts änderst.
💡 Beispiel P&L Restaurant (€50.000 Umsatz):
- Umsatz: €50.000
- Lebensmittelkosten: €16.500 (33%)
- Personalkosten: €20.000 (40%)
- Fixkosten: €8.000 (16%)
- Gewinn: €5.500 (11%)
Von der Analyse zur Aktion: die 5 Steuerungsfragen
Stelle dir diese 5 Fragen bei jeder P&L:
- Welcher Prozentsatz weicht um mehr als 2% vom Vormonat ab?
- Welche Kostenposition kann ich nächsten Monat um 1% senken?
- Welche Einnahmequelle kann ich um 5% erhöhen?
- Wo ist Geld verschwunden, ohne dass ich es bemerkt habe?
- Welche 3 Maßnahmen ergreife ich diese Woche?
Lebensmittelkosten als Steuerungsinstrument
Wenn deine Lebensmittelkosten von 30% auf 33% gestiegen sind, bedeutet dies bei €50.000 Umsatz einen Verlust von €1.500 pro Monat. Das sind €18.000 pro Jahr.
⚠️ Achtung:
Eine Steigerung um 3 Prozentpunkte bei den Lebensmittelkosten kostet dich bei €50.000 Umsatz pro Monat €1.500. Das ist mehr als der Gewinn, den die meisten Restaurants überhaupt machen.
Mögliche Ursachen für steigende Lebensmittelkosten:
- Lieferant hat Preise erhöht (ohne dass du das weitergegeben hast)
- Mehr Verschwendung durch schlechte Planung
- Größere Portionen durch neuen Chef
- Teurere Zutat ohne Menüpreis anzupassen
Personalkosten optimieren
Personalkosten zwischen 35-45% sind üblich. Über 45% wird es schwierig, Gewinn zu machen.
💡 Beispielberechnung:
Umsatz pro Tag: €1.600 (bei 6 Tagen = €50.000/Monat)
Personal an geschäftigem Tag: 6 Personen × 8 Stunden × €15 = €720
Personalkosten: €720 / €1.600 = 45%
Steuerungsfragen für Personal:
- Kann ich ruhige Tage mit weniger Personal fahren?
- Welche Aufgaben kann ich effizienter organisieren?
- Wo arbeite ich mit zu vielen Menschen gleichzeitig?
Konkreten Aktionsplan erstellen
Übersetze jede Abweichung in eine konkrete Aktion für den nächsten Monat:
💡 Beispiel Aktionsplan:
- Problem: Lebensmittelkosten von 30% auf 33% gestiegen
- Aktion: Überprüfe Portionsgröße der Top 5 Gerichte
- Deadline: Nächsten Dienstag
- Ziel: Lebensmittelkosten nächsten Monat auf 31% zurück
Digitale P&L für schnellere Steuerung
Mit einer App wie KitchenNmbrs siehst du deine Lebensmittelkosten und Margen in Echtzeit, ohne auf den Monatsabschluss zu warten. Dadurch kannst du früher gegensteuern und verhinderst, dass Probleme einen ganzen Monat lang andauern.
Wie erstellst du einen P&L-Aktionsplan? (Schritt für Schritt)
Analysiere die Abweichungen
Vergleiche jede Kostenposition mit dem Vormonat. Achte besonders auf Abweichungen von mehr als 2 Prozentpunkten. Notiere die 3 größten Abweichungen.
Finde die Ursache pro Abweichung
Bei höheren Lebensmittelkosten: Überprüfe Lieferantenpreise und Portionsgröße. Bei höheren Personalkosten: Zähle Arbeitsstunden und vergleiche mit Umsatz. Raten nicht, sondern Fakten überprüfen.
Erstelle konkrete Maßnahmen mit Deadline
Schreibe pro Problem eine konkrete Maßnahme mit einer Deadline innerhalb von 1 Woche auf. Zum Beispiel: 'Dienstag Portionsgröße Pasta überprüfen' statt 'Lebensmittelkosten senken'.
✨ Pro tip
Plane jeden Monat 1 Stunde ein, um deine P&L durchzugehen und 3 konkrete Maßnahmen zu bestimmen. Restaurants, die das tun, haben durchschnittlich 3-5% mehr Gewinn als Restaurants, die nur hinterher schauen.
Selbst berechnen?
In der KitchenNmbrs App geht das mit wenigen Klicks. 7 Tage kostenlos, keine Kreditkarte.
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Häufig gestellte Fragen
Wie oft sollte ich eine P&L erstellen?
Mindestens monatlich zur Steuerung. Viele Restaurants erstellen auch einen wöchentlichen Quick-Check von Umsatz, Lebensmittelkosten und wichtigsten Kosten, um schneller gegensteuern zu können.
Was ist, wenn mein Gewinn jeden Monat anders ist?
Das ist normal wegen Jahreszeiten und unterschiedlicher Umsätze. Schaue dir Trends über 3 Monate an und konzentriere dich auf Prozentsätze statt absolute Beträge.
Welche Abweichung sollte ich zuerst angehen?
Beginne mit Lebensmittelkosten, da diese am schnellsten zu beeinflussen sind. Danach Personalkosten an ruhigen Tagen. Fixkosten sind schwerer anzupassen.
Kann ich das auch ohne Buchhalter machen?
Ja, du kannst eine basis P&L mit deinen Kassendaten, Rechnungen und Personalkosten erstellen. Für die Steuern brauchst du aber einen Buchhalter.
Woher weiß ich, ob meine Prozentsätze gut sind?
Lebensmittelkosten 28-35%, Personalkosten 35-45%, Fixkosten 15-25% sind übliche Spannweiten. Ein Gewinn von 8-15% ist für die meisten Restaurants gesund.
⚠️ EU-Verordnung 1169/2011 — Allergeninformation — https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2011/1169/oj
Die Allergeninformationen auf dieser Seite basieren auf der EU-Verordnung 1169/2011. Rezepte und Zutaten können je nach Lieferant variieren. Überprüfen Sie stets die aktuellen Allergeninformationen bei Ihrem Lieferanten und kommunizieren Sie diese korrekt an Ihre Gäste. KitchenNmbrs haftet nicht für allergische Reaktionen.
In Deutschland überwacht das BVL die Allergenvorschriften gemäß LMIDV.
📚 Konsultierte Quellen
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Offizielle Quelle
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Offizielle Quelle
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Offizielle Quelle
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Offizielle Quelle
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Offizielle Quelle
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Offizielle Quelle
BVL (Bundesamt für Verbraucherschutz und Lebensmittelsicherheit) — https://www.bvl.bund.de
Die in dieser Anwendung angezeigten HACCP-Normen dienen ausschließlich der Information. KitchenNmbrs garantiert nicht, dass die angezeigten Werte aktuell oder vollständig sind. Konsultieren Sie stets das BVL oder Ihre zuständige Behörde für die neuesten Vorschriften.
Geschrieben von
Jeffrey Smit
Gründer & CEO von KitchenNmbrs
Jeffrey Smit hat KitchenNmbrs aus 8 Jahren praktischer Erfahrung als Küchenmanager bei der 1NUL8 Group in Rotterdam aufgebaut. Seine Mission: jedem Restaurantbesitzer Kontrolle über die Lebensmittelkosten geben.
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